Vorlage - RAT/3134/2015  

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Mobiles Bürgerbüro - Entwurf -

Auf Antrag der Fraktionen von CDU, SPD, Bürgerforum und Bündnis 90/Die Grünen wurde die Verwaltung durch den Haupt- und Finanzausschuss in  der Sitzung am  22.09.2014 beauftragt, den Antrag auf Errichtung eines mobilen Bürgerbüros zu prüfen und nach erfolgter Prüfung dem zuständigen Ausschuss zusammen mit der Stellungnahme der Verwaltung erneut vorzulegen.

Bedarfsanalyse:

Personenkreis: Angesprochen werden sollen primär Bürgerinnen und Bürger mit einem eingeschränkten Bewegungsradius und eingeschränkter Mobilität.

Standort: Wermelskirchen ist eine Flächengemeinde. Die Gesamtfläche liegt bei ca. 75.km². Prozentual verteilt sich diese Fläche auf die Ortschaften Wermelskirchen (mit den Ortsteilen Tente und Pohlhausen) mit 46,5 %, Dabringhausen mit 31,0 % und Dhünn mit 22,5 %. Die Einwohnerzahlen verteilen sich jedoch nicht im gleichen Verhältnis, sondern sind zu 75 % auf Wermelskirchen (mit den einwohnerstarken Gebieten Tente und Pohlhausen), zu 16 % auf Dabringhausen und zu 9 % auf Dhünn verteilt.

Die Entfernung der Gebiete Tente und Pohlhausen zum Rathaus in Wermelskirchen beträgt nur ca. 3 km. Die Anbindung an den ÖPNV in Richtung Innenstadt ist gut.

Die Entfernung zwischen Dabringhausen Mitte und dem Rathaus in Wermelskirchen beträgt rund 8 km, die Entfernung zwischen Dhünn Mitte und dem Rathaus beträgt rund 7 km. Die ÖPNV-Verbindung zwischen Dabringhausen bzw. Dhünn und der Innenstadt von Wermelskirchen ist aktuell nicht optimal.

In den Ortsteilen Dhünn und Dabringhausen hat es in der Vergangenheit bereits Verwaltungsnebenstellen gegeben. Im Jahre 2007 wurden in der Verwaltungsnebenstelle Dhünn Besucherzahlen erfasst (Anlage 1). Auf Basis dieser Datenerhebung wurde eine Hochrechnung für den zu erwartenden Kundenverkehr erstellt. Demnach ist in Dhünn mit durchschnittlich rund 36 Besuchern (29 Kurzbesucher, die nur eine Information oder die Aushändigung von Anträgen benötigten und 7 Besucher mit längerem Beratungsbedarf) und in Dabringhausen mit 69 Besuchern (56 Kurzbesucher und 13 Besucher mit längerem Beratungsbedarf) zu rechnen. Insgesamt rechnet die Verwaltung mit einem Besucheraufwand von rund 100 Bürgerinnen und Bürgern pro Woche.

Als Ergebnis der Bedarfsanalyse würden sich Dhünn und Dabringhausen als Standorte für die Einrichtung eines zusätzlichen Verwaltungsangebotes eignen.

Umsetzungsmodelle

Neben den in dem Antrag vorgeschlagenen zwei Varianten „mobiles Bürgerbüro“ und „mobiler Bürgerbus“ ist aus Sicht der Verwaltung die Einrichtung eines „Bürgershuttle“ eine weitere Option zur Verbesserung des Verwaltungsangebotes.

Zu den Modellen im Einzelnen:

Mobiles  Bürgerbüro:

Das Bürgerbüro Bergisch Gladbach betreibt ein solches Verfahren (Modell 1) seit dem Jahre 2007. In 6 Stadtteilen sind diese mobilen Bürgerbüros innerhalb von Banken und Sparkassen untergebracht. Annähernd alle Aufgaben können dort dezentral erledigt werden. Die Räumlichkeiten werden der Stadt kostenlos zur Verfügung gestellt, ebenso eine sichere Datenleitung.

Ausgehend von den aus Bergisch Gladbach erhaltenen Informationen wären für den Betrieb eines solchen mobilen Bürgerbüros 2 Mobiltelefone, 1 Koffer mit der notwendigen Hardware für die EDV (Laptop, Scanner, Drucker, etc.) sowie 1 Reserveausfallkoffer mit der gleichen Hardware zu beschaffen. Die Kosten für die Hardware liegen insgesamt bei schätzungsweise 30.000 €.

Zusätzlich zu der EDV-Hardware müsste ein geeignetes Fahrzeug mit einer ausreichend großen und ebenen Ladefläche angeschafft werden, um den adäquaten Transport der Koffer sicherzustellen.

Neben den Anschaffungskosten würden jährlich laufende Unterhaltskosten anfallen, die zur Zeit nicht genau zu beziffern sind, aber anhand der Erfahrungswerte aus Bergisch Gladbach mit 2.500 € für die Hardware und  anhand eigener Erfahrungswerte mit 2.500 € für das Fahrzeug angenommen werden können.

In den Ortsteilen Dhünn und Dabringhausen gibt es Filialen der Stadtsparkasse Wermelskirchen mit verschiedenen Öffnungszeiten. Mit der Sparkasse müsste über die Möglichkeit der Gestellung von Räumlichkeiten und Datenleitungen sowie mögliche Kosten gesprochen werden.

Sich an dem Antrag der Ratsfraktionen orientierend, könnte ein mobiles Bürgerbüro an insgesamt 5 Tagen (3 Tage Dabringhausen, 2 Tage Dhünn) betrieben werden.

Ein solches mobiles Bürgerbüro müsste ständig mit zwei Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern besetzt sein. Ausgehend von 2 Stunden „Öffnungszeit“ sowie einer Vor- und Nachbereitungszeit von jeweils 1 bis 1,5 Stunden, würde ein Zeitvolumen von 20 bis 25 Stunden pro Mitarbeiterin/Mitarbeiter wöchentlich anfallen. Bei einem Personalausfallfaktor (Krankheitsvertretung, Urlaub, etc.) von 1,3 müsste Personal für bis zu 65 Wochenstunden vorgehalten werden.

Mit der derzeitigen Personaldecke im Bürgerbüro ist die Einrichtung eine solchen mobilen Bürgerbüros nicht möglich. Die Einstellung zusätzlichen Personals wäre unumgänglich. Hier würden 1 bis 1, 5 Stellen erforderlich sein, die Kosten in Höhe von ca. 48.000 € bis 72.000 € jährlich verursachen würden.

Insgesamt wäre für diese Variante mit Investitionskosten in Höhe von ca. 50.000 € bis 60.000 € (2 Mobiltelefone, 2 Koffer, 1 PKW) und laufenden Kosten in Höhe von jährlich ca. 53.000 € bis 77.000 € (48.000 € - 72.000 € Personalkosten, sowie jeweils 2.500 € Hardware und 2.500 € PKW-Unterhaltung) zu rechnen.

Hierbei ist aber auch zu erwähnen, dass im Jahre 2011 die Verwaltungsnebenstellen in Dhünn und Dabringhausen zwecks Haushaltskonsilidierung geschlossen wurden. Mit der Schließung wurden jährlich 14.500 € an Sachmittelkosten eingespart. Durch den Wegfall einer ½ Stelle im Personalbereich sind weitere 24.000 € Personalkosten pro Jahr eingespart worden.

Mobiler Bürgerbus:

Neben mobilen Bürgerbüros in festen Einrichtungen bestünde auch die Möglichkeit, das Verwaltungsangebot in einem mobilen Bürgerbus durchzuführen.

Bei der Einführung eines mobilen Bürgerbusses wären mit noch höheren Anschaffungskosten zu rechnen als bei einem mobilen Bürgerbüro, da das zu beschaffende Fahrzeug deutlich höhere Kosten verursachen würde (1 Kleinbus - vergleichbar VW T5 o.ä.). Dieser Bus müsste mit einer Sitzstandheizung für kältere Jahreszeiten, einem Tisch, drehbaren Sitzen etc. ausgestattet sein. Die Investitionskosten würden aufgrund der besonderen Anforderungen an das Fahrzeug bei ca. 60.000 € bis 80.000 € liegen.

Bei einem Bürgerbus wäre zusätzlich zu beachten, dass es sich bei Melde- und Passdaten um sensible und besonders schützenswerte Daten handelt. Es müsste daher eine Lösung gefunden werden, die erforderlichen Daten über eine sichere Leitung vom „Rathaus“ zum „lokalen Einsatz vor Ort“ und zurück zu übermitteln. Nur wenn die Sicherheit der Daten gewährleistet ist, kann ein mobiler Bürgerbus als Dienstleistungsangebot im Bereich der Melde- und Passdaten in Erwägung gezogen werden. Folglich kämen weitere Investitionskosten für technische Ausstattung hinzu.

Zu bedenken ist bei dieser Variante auch, dass ein solcher Kleinbus über keine Toilette verfügt. Es müssten also Standorte für den mobilen Bürgerbus gefunden werden, die über entsprechende Toilettenanlagen für die Mitarbeiter/innen verfügen. Anderenfalls müsste ein Wohnmobil mit eigener Sanitäreinheit aber auch mit entsprechenden Mehrkosten beschafft werden. Bei der Beschaffung eines solchen Wohnmobils würden natürlich im Vergleich zu einem „normalen“ Bus die Mehrkosten für Standheizung, Mobiliar etc. wegfallen.

Die Personal- und Folgekosten würden denen der Variante 1 „mobiles Bürgerbüro“ gleichen.

Bürgershuttle:

Dem Auftrag der Fraktionen entsprechend hat die Verwaltung nach weiteren Möglichkeiten gesucht, um eine Verbesserung des Angebotes „vor Ort“ zu erreichen.

Dies könnte durch die Einführung eines „Bürgershuttle“ erreicht werden. Ziel dieses Bürgershuttles wäre es, in ihrer Mobilität eingeschränkte Bürgerinnen und Bürger in den Ortsteilen abzuholen und „quasi bis vor die Haustür“ des Rathauses in der Telegrafenstraße zu bringen. Ebenso würden die Bürgerinnen und Bürger wieder in Ihre Ortsteile zurückgebracht werden.

Hierfür könnten feste Fahrpläne erstellt werden, mit festen Haltepunkten in den avisierten Ortsteilen. Der Bürgershuttle würde z.B. morgens um 09.00 Uhr in Dabringhausen und um 09.20 Uhr in Dhünn die Bürgerinnen und Bürger einsammeln, diese zum Rathaus fahren und um 11.00 Uhr und 11.30 Uhr wieder zurückfahren.

Um dem ÖPNV keine Konkurrenz zu machen, könnte über eine Art Kontrollkarte (die im Bürgerbüro abgestempelt wird) nachgedacht werden. Nur mit einer abgestempelten Kontrollkarte würde ein Rücktransport stattfinden.

Für die Umsetzung eines solchen Bürgershuttles würde sich eine Kooperation mit dem Bürgerbusverein Wermelskirchen e.V. anbieten. Hierzu wurde von der Verwaltung bereits ein erster Kontakt mit dem Vorsitzenden des Bürgerbusvereins aufgenommen. Der Verein könnte sich eine Kooperation in diesem Bereich grundsätzlich vorstellen und stünde für weitere Gespräche zur Verfügung.

Fazit:

Die Ausweitung eines Angebotes im Bereich des Bürgerbüros nach den Varianten 1 und 2 bedeutet sowohl hohe Investitionen, wie auch eine Erhöhung der Sach- und Personalkosten. Sollte das Angebot mit dem vorhandenen Personal durchgeführt werden müssen, hätte dies zwingend Auswirkungen auf die Öffnungszeiten des Bürgerbüros im Rathaus.

Als Problematisch ist bei diesen Varianten auch zu berücksichtigen, dass bei einem kurzfristigen Personalausfall kein entsprechender Service vor Ort angeboten werden könnte. Hier bestünde das zusätzliche Problem der zeitnahen und rechtzeitigen Information der Bürgerinnen und Bürger, die den Service der Verwaltung an diesem Tage nutzen wollen.

Des Weiteren sollte bei der Entscheidung bedacht werden, dass es weder in Dabringhausen, noch in Dhünn die Möglichkeit gibt, biometrische Passbilder fertigen zu lassen.

Zudem bestehen seitens der Kämmerei Bedenken, ob die Investitionen und Folgekosten im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes durch den Landrat des Rheinisch-Bergischen Kreises als Aufsichtsbehörde genehmigt würden. Die Stellungnahme der Kämmerei ist am Ende der Vorlage beigefügt.

Ob und inwieweit eine finanzielle Belastung des städtischen Haushalts bei einem Bürgershuttle entstehen würden, lässt sich aktuell noch nicht abschließend beurteilen. Die Verwaltung sieht in der 3. Variante allerdings die besten Umsetzungschancen und schlägt daher vor, vertiefende Gespräche mit dem Bürgerbusverein Wermelskirchen e.V. zu führen um eine Machbarkeitsstudie zu erarbeiten und diese dann im Haupt- und Finanzausschuss vorzustellen.

Stellungnahme der Kämmerei:

Im Rahmen der vom Rat der Stadt beschlossenen Haushaltssicherungskonzepte 2012, 2013 und 2014 wurde die Schließung der Bürgerbüros in Dhünn und Dabringhausen beschlossen.

Eine Ausweitung des Bürgerservices widerspricht diesen Konsolidierungsmaßnahmen, deren Umsetzung nach den Genehmigungen des Haushaltssicherungskonzeptes durch die Kommunalaufsicht von der Stadt Wermelskirchen erwartet wird.

Auszug aus der Genehmigung des Haushaltssicherungskonzeptes 2014:

"Einige HSK-Maßnahmen werden in die Zukunft verschoben, andere gekürzt. Hier wird erneut deutlich, dass künftig verstärkt auf die Umsetzung der festgeschriebenen HSK-Maßnahmen im Konsolidierungszeitraum zu achten ist. Dabei sollte die Erarbeitung von Einsparungsmaßnahmen grundsätzlich Vorrang vor Steuererhöhungen haben. Im Folgenden wird es somit darauf ankommen, dass die in der Haushaltsplanung festgeschriebenen Haushaltssicherungsmaßnahmen im Konsolidierungszeitraum auch tatsächlich und nachdrücklich umgesetzt werden ..."

Anlage/n:

Besucherzählung Bürgerbüro