Vorlage - RAT/3139/2015  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt stimmt der von der Verwaltung vorgeschlagenen Vorgehensweise zu. Danach erhalten die Mitglieder des Rates der Stadt einen Zuschuss in Höhe von z.Zt. 400,00 € pro Mitglied des Rates und pro Wahlperiode zur Anschaffung eines Tablets (IPad oder Android) zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst. Die Beschaffung und der Betrieb der Tablets ist Sache der Mitglieder des Rates. Ein Support seitens der IT-Abteilung der Stadt Wermelskirchen findet im Detail nicht statt, gleichwohl werden grundsätzliche Fragen zur Benutzung der Allris-App seitens der Verwaltung beantwortet, die hierzu allen Mitgliedern des Rates ein Handbuch zur Verfügung stellt. Ebenso ist die Durchführung von Schulungen (z.B. im Rahmen von Fraktionssitzungen) möglich.

Sachverhalt:

Im Jahr 2014 hat die Verwaltung begonnen, intern den sog. „papierlosen Sitzungsdienst“ einzuführen. Hiernach werden Einladungen, Niederschriften sowie Beschlussvorlagen nicht mehr in Papierform weitergegeben, sondern über das Programm ALLRIS.net ausgetauscht. Das bedeutet eine wesentliche Arbeitserleichterung sowie eine deutliche Verbesserung der Aktualität.

Für die Sitzungen des Ältestenrates, des Haupt- und Finanzausschusses sowie des Rates der Stadt erhalten die Mitglieder des Rates seit einiger Zeit ebenfalls Einladungen und sonstige Sitzungsunterlagen papierlos – allerdings parallel zum immer noch praktizierten Papierversand.

Als nächster Schritt sollen die Mitglieder des Rates in den vollständigen „papierlosen Sitzungsdienst“ einbezogen werden mit dem Ziel, möglichst kurzfristig auf die großen Mengen auszudruckender und zu versendender Sitzungsunterlagen verzichten zu können.

Seit dem vermehrt zu beobachtenden Einsatz von sog. Tablets (IPad oder Android) hat die Betreiberfirma des in Wermelskirchen eingesetzten Sitzungsdienstprogrammes, die Fa.  CC-EGOV, Hamburg, Apps zur Benutzung des Sitzungsdienstprogrammes auf den Tablets entwickelt. Seitens der Verwaltung wurden diese Apps (für IPad und Android) getestet. Diese Apps werden für sehr gut geeignet gehalten, um den papierlosen Sitzungsdienst hiermit betreiben zu können.

Daher wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen, den Mitgliedern des Rates der Stadt einen Zuschuss in Höhe von z.Zt. 400,00 € pro Mitglied des Rates und pro Wahlperiode zur Anschaffung eines Tablets (IPad oder Android) zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst zu zahlen. Somit besteht für jedes Mitglied des Rates die Möglichkeit, ein Tablet nach seiner persönlichen Entscheidung zu beschaffen und dies neben der Nutzung für den "Papierlosen Sitzungsdienst" auch privat zu nutzen.

Mit der App-Lösung sind die Sitzungsunterlagen immer auf dem zuletzt aktualisierten Stand. Im Rathaus steht zusätzlich eine WLAN-Verbindung für die Mitglieder des Rates der Stadt zur Verfügung. Aber auch wenn die Sitzung in Räumen ohne WLAN-Verbindung stattfindet, oder die WLAN-Verbindung gestört sein sollte, sind die Sitzungsunterlagen in der zuletzt aktualisierten Fassung auf dem Tablet vorhanden und können eingesehen werden.

Mit der Einführung des "Papierlosen Sitzungsdienstes" ist für die Mitglieder des Rates der Stadt der Vorteil verbunden, alle erforderlichen Sitzungsunterlagen stets „online“ oder lokal auf dem Tablet verfügbar zu haben. Das mühsame Durcharbeiten großer Papiermengen entfällt, umfangreiche und bequeme Recherchemöglichkeiten sind vorhanden.

Für die Verwaltung bedeutet die Einführung des "Papierlosen Sitzungsdienstes" eine Einsparung an Personal- und Sachkosten, wie die als Anlage beigefügte Übersicht zeigt.

Für die sachkundigen Bürger ist vorgesehen, diesen ebenfalls einen Zugang zum ALLRIS.net  einzurichten (mit Passwort, analog zu den Mitgliedern des Rates, allerdings mit eingeschränkter Nutzungsmöglichkeit – nur die jeweiligen Gremien, in denen der sachkundige Bürger Mitglied ist, ansonsten Einsicht in alle öffentlichen Unterlagen). Für diese ist eine Zuschusszahlung nicht vorgesehen, weil diese über die Fraktionen zu informieren sind. Aber auch diese können selbstverständlich für evtl. privat vorhandene Tablets die jeweiligen Apps nutzen. 

Deckungsmittel im Budget des Amtes 10 stehen zur Verfügung.
       

Anlage/n:

Ermittlung der durch den "Papierlosen Sitzungsdienst" möglichen Einsparungen  

Vereinbarung „Papierloser Sitzungsdienst“