Vorlage - RAT/3387/2016  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt den Beitritt der Stadt Wermelskirchen zur KoPart zum 01.05.2016, hilfsweise zum 01.06.2016.

Der Rat der Stadt beschließt weiterhin, dass der Beitritt durch Herrn Bürgermeister Rainer Bleek vollzogen wird und die Stadt Wermelskirchen durch Herrn Bürgermeister Rainer Bleek in der Generalversammlung vertreten wird.

Sachverhalt:

Die KoPArt ist eine interkommunale Genossenschaft, die im Jahr 2012 auf Inititative des Städte- und Gemeindebundes NRW gegründet wurde, mit dem Schwerpunkt Dienstleistungen im Bereich Beschaffungen für die Mitgliedsstädte. 

Diese Dienstleistung teilt sich auf in einerseits das Katalogverfahren (Erläuterung s. unten) und andererseits in die Individualbetreuung von Ausschreibungsverfahren. Es ist sowohl möglich, nur der Genossenschaft beizutreten und noch keine der Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen (dann enstehen bis auf den einmaligen Genossenschaftsanteil i.H.v. 750,00 € zunächst auch keine weiteren Kosten), als auch nur eine oder beide Dienstleistungen direkt oder auch später in Anspruch zu nehmen (kein Teilnahme-Zwang).

Die Inanspruchnahme einer oder beider Dienstleistungen der KoPart würde weitere Kosten verursachen, die unten näher erläutert werden. Diese Inanspruchnahme der Dienstleistungen ist keine eigenständige Vergabe, da es sich nach dem Beitritt zur KoPart (welcher aber für die Inanspurchnahme der KoPart unabdingbare Voraussetzung ist) um ein sog. Inhouse Geschäft handelt. Der einmalige Genossenschaftsanteil würde der Stadt Wermelskirchen bei einem Austritt aus der KoPart zurück erstattet werden.

Die einzelnen Dienstleistungen der KoPart stellen sich wie folgt dar:

Das Katalogverfahren ermöglicht der Mitgliedskommune, unterschiedlichste Artikel/ Produkte (z.B. Büromatierialien, Verbrauchsmaterialien, Möbel, Bedarf zur Einrichtung von Flüchtlingsunterkünften, Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen) aus den „Katalogen“ der KoPart abzurufen. Diese "Beschaffungen" sind keine eigenständigen Vergaben mehr, da aus bestehenden Rahmenverträgen der KoPart abgerufen wird. Aus Sicht des Haupt- und Personalamtes ist das Katalogverfahren derzeit insbesondere für die Beschaffungen im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen sinnvoll, da diese zur Zeit als Einzel-Vergaben in den jeweils zuständigen Fachämtern geführt werden und damit sehr viele Kapazitäten sowohl in den Fachämtern, als auch in der Zentralen Vergabestelle, wie auch dem Rechnungsprüfungsamt binden, welche hierdurch wieder frei würden. Die Nutzung des Katalogverfahrens erscheint daher besonders in diesem Zusammenhang wirtschaftlicher als das derzeit praktizierte Verfahren. Bei den Bestellungen entfällt das „reguläre“ vorgeschaltete Vergabeverfahren und der Sachbearbeiter kann direkt aus dem Katalog der KoPart das benötigte Material als Inhouse-Geschäft per Abruf aus den Rahmenverträgen der KoPart bestellen. Sollte das Katalogverfahren beauftragt werden, wäre diese Art der Beschaffung aber auch für andere Fachämter sinnvoll.

Die Teilnahme am Katalogverfahren würde folgende zusätzliche Kosten verursachen:

Einmalige Einrichtungskosten, die nach tel. Auskunft der KoPart in der Regel zwischen  500,00 - 1.500,00 € liegen. Die genaue Höhe dieser Kosten bemisst sich nach der gewünschten Nutzer-Anzahl, der zu berücksichtigen Kostenstellen und Größe der Kommune. Weiterhin fallen laufende Betreuungskosten in Höhe von monatlich 8,4% des Quartalsumsatzes der Stadt Wermelskirchen aus den Abrufen aus dem Katalog, mind. aber immer ein Grundpreis i.H.v. 100,00 € / Monat an.

Die Individualbetreuung von Ausschreibungsverfahren beinhaltet die Beratung der Kommune vor der Ausschreibung, Unterstützung bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bzw. die Zurverfügungstellung von Muster-Leistungsverzeichnissen, Durchführung des Vergabeverfahrens inkl. Wertung und Vergabevorschlag. Aufgrund der hierbei anfallenden Kosten und der großen Masse an Vergabeverfahren (besonders national, aber auch europaweit), macht die Inanspruchnahme der Individualbetreuung aus Sicht des Haupt- und Personalamtes nur Sinn bei größeren bzw. komplexeren Vergabeverfahren, in denen die Stadt Wermelskirchen bereits heute bei der Erstellung der Leistungsverzeichnisse und Wertung der Angebote die Unterstützung durch Externe/ Beratungsunternehmen in Anspruch nimmt. Die Kosten für diese Beratungen und Unterstützung (und das zusätzliche Vergabeverfahren für die Beauftragung der externen Berater) würden bei einer Inanspruchnahme der KoPart entfallen, so dass in diesen Fällen die Inanspruchnahme der KoPart wirtschaftlicher ist. Eine Abgabe sämtlicher Vergabeverfahren an die KoPart ist nicht wirtschaftlich und nicht vorgesehen.

Für folgende Vergabeverfahren käme eine Beauftragung der KoPart jedoch in Betracht:

- komplexere Feuerwehrfahrzeuge

- komplexe Bauhoffahrzeuge

- Gebäudereinigung

- Versicherungsdienstleistungen

- Schülerspezialverkehr

- Verpflegung in Schulen (Catering/ Mensa)

Denkbar wäre in jedem dieser Fälle aber abgesehen von einer möglichen „Rund-um-Sorglos“ - Betreuung durch die KoPart z.B. auch eine generelle Betreuung des Verfahrens durch die Zentrale Vergabestelle (ZVS) vor Ort, jedoch unter Inanspruchnahme der KoPart in Form von Hilfe für das Fachamt bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bzw. Zurverfügungstellung eines Muster-LVs für das Fachamt und Unterstützung bei der Angebotswertung. Bei einer wiederholten Ausschreibung könnte auf das dann vor Ort vorhandene Material zurück gegriffen werden, ohne das die KoPart erneut in Anspruch genommen werden müsste.

Die Stadt Wermelskirchen würde für jede geplante Ausschreibung ein individuelles Angebot auf den konkreten Bedarf (gewünschter Umfang der Leistung durch die KoPart) zugeschnitten durch die KoPart erhalten, welches angenommen werden kann oder eben auch nicht.

Von der Anfrage bis zum Angebot durch die KoPart dauert es nach telefonischer Auskunft der KoPart in der Regel ca. 1-2 Wochen, die in das Vergabeverfahren einzuplanen wären.

Die Anfrage bzgl. der Individualbetreuung und Festlegung des Umfangs soll Einzelfallbezogen in Absprache mit dem Fachamt durch die Zentrale Vergabestelle erfolgen.

In der Individualbetreuung ist von folgenden Kosten auszugehen:

Bei kommunalen Fahrzeugen (z.B. Feuerwehr) beträgt die Gebühr für die „Rund-um-sorglos-Betreuung“ durch die KoPart 3,5 % vom Auftragswert, max. 9.900,00 € min. aber 4.800,00 €.

Bei allen anderen Verfahren erstellt die KoPart ein individuelles Angebot, abhängig vom gewünschten Leistungsumfang und vom voraussichtlichen Auftragswert.

Zusammenfassend ist aus Sicht des Haupt- und Personalamtes der Beitritt zur KoPart sinnvoll und wirtschaftlich. Das Katalogverfahren bietet sich besonders für die Beschaffungen im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen bzw. auch für die Beschaffung von Gebrauchsgütern an. Die Individualbetreuung bietet sich besonders im Zusammenhang mit größeren und komplexeren Ausschreibunge, bei denen bislang externe Berater mit der Begleitung beauftragt wurden. Der gewünschte Effekt ist eine Entlastung des Personals, sowohl im Fachamt als auch in der Zentralen Vergabstelle und im Rechnungsprüfungsamt, in Bezug auf

1.)    die vielen kleineren Vergabverfahren, die dann genauso rechtssicher, aber schneller und dadurch wirtschaftlicher, als Inhouse-Geschäft mit der KoPart im Katalogverfahren abgewickelt werden können und              
 

2.)    in Bezug auf größere und komplexere Vergabeverfahren, die dann ebenfalls schneller abgewickelt werden können, bei diesen Verfahren das bislang vorgeschaltete Vergabeverfahren der Beauftragung eines externen Beraters/Experten zur Begleitung der Ausschreibung entfällt und diese Vergabeverfahren dadurch ebenfalls schneller und mit weniger Personaeinsatz abgewickelt werden können.

Es ist zu betonen, dass durch den Beitritt zur KoPart keine Stellen eingespart werden können. Der Beitritt selber führt noch zu keiner Entlastung der Mitarbeiter an den ensprechenden Stellen. Erst bei einer ensprechenden Inanspruchnahme der Dienstleistungen (s.o.) wird eine Entlastung der jeweils betroffenen Mitarbeiter (im jew. Fachamt, der Zentralen Vergabestelle und im Rechnugnsprüfungsamt) erwartet, die aber nicht so umfangreich sein wird, dass Stellen eingespart werden könnten.

Zusammenfassung der Kosten:

1.) einmaliger Genossenschaftsanteil in Höhe von 750,00 €             
 

2.) Katalogverfahren:

     - einmalige Einrichtungskosten, die nach tel. Auskunft der KoPart in der Regel zwischen   

       500,00 - 1.500,00 € liegen (je nach Nutzer-Anzahl, Kostenstellen und Größe der

       Kommune)

    - laufende Betreuungskosten in Höhe von monatlich 8,4% des Quartalsumsatzes der

      Stadt Wermelskirchen aus den Abrufen aus dem Katalog, mind. aber immer ein

      Grundpreis i.H.v. 100,00 € / Monat (Vergleich Mindestgrundpreis oder max. 8,4% des

      Quartalsumsatzes)
 

3.) Individualbetreuung:             
     - bei kommunalen Fahrzeugen (z.B. Feuerwehr):

       3,5 % vom Auftragswert, max. 9.900,00 € min. aber 4.800,00 €

     - bei allen anderen:

       individuelles Angebot, (tel. Auskunft: ca. ab 10.000,00 € pro Aussschreibung, aber

       immer abhängig vom Leistungsumfang und Auftragswert)