Vorlage - 0083/2019  

Vorlage 0021/2019 - Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse

Abrechnung von Anliegerbeiträgen nach dem Kommunalabgabengesetz NRW für den Straßen­­ausbau Brückenweg, Kölner Straße, Eich, Tele­gra­fen­straße, Bügeleisen, OD Stumpf und OD Emminghausen

Vorlagen 2787/2014, 2872/2014, 2930/2014, 3008/2017, 3018/2015, 0105/2017

Dem Rechnungsprüfungsausschuss wurde am 15.05.2014 der Prüfungsbericht über die Abrechnung von Anliegerbeiträgen für die Innenstadt (RAT/2787/2014) vorgestellt. Seitdem wurde die Angelegenheit immer wieder in den Sitzungen des Rechnungs­prüfungsausschusses thematisiert. Auf die Vorlagen 2787/2014, 2872/2014, 2930/2014, 3008/2014, 3018/2015 sowie 0105/2017 wird an dieser Stelle verwiesen. Darüber hinaus wurde der Rechnungsprüfungsausschuss unter dem Tagesordnungspunkt „Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse“ regelmäßig über den aktuellen Sachstand unterrichtet.

Nach Abschluss eines Vergleichs mit dem für die Beitragsberechnung beauftragten Fach­büro vor dem Landgericht Aachen in Höhe von 300.000 € verbleibt von der ursprünglichen Schadens­­summe in Höhe von 956.163,85 € noch ein Restschaden in Höhe von 656.163,85 €. Dieser Betrag wurde der Eigen­­schaden­versicherung mit Schreiben vom 02.05.2017 durch das Haupt- und Personal­amt gemeldet. Die Deckung ist auf 100.000 € begrenzt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 02.03.2017 einstimmig den Beschluss gefasst, dass von der Verwaltung erwartet wird, hinsichtlich des verbleibenden Restschadens mögliche Schadensersatzansprüche zu prüfen.

Mit der Prüfung möglicher Schadensersatzansprüche wurde der Justiziar des Haupt- und Personalamtes beauftragt. In seiner ausführlichen Stellungnahme vom 23.05.2017 kommt er zu der Schlussfolgerung, dass keine Schadensersatzansprüche gegenüber städtischen Mitarbeitern festzustellen sind.

Der Rat der Stadt hat in seiner Sitzung am 11.12.2017 den Sachstandsbericht des Rech­nungs­prüfungsamtes sowie die Stellungnahme des städtischen Justiziars vom 23.05.2017 zur Kenntnis genommen (Vorlage 0105/2017-1). Demnach bestehen keine Ansprüche gegen Mitarbeiter der Stadt auf Schadensersatz. Der Rat hat beschlossen, dass die Prüfung dies­bezüglich abgeschlossen ist. Hinsichtlich eines möglichen Eintretens der Eigen­schaden­ver­sicherung ist der Sachverhalt weiter zu verfolgen und dem Rechnungs­prüfungs­­ausschuss zu berichten.

Nach mehr­fachem Schriftverkehr zwischen dem Gemeindeversicherungsverband und der Verwaltung hat der GVV mit Schreiben vom 09.08.2018 ohne Anerkennung einer Rechts­pflicht eine Regu­lierungs­summe von 25.000 € angeboten. Die Verwaltung hat den Ver­gleichs­vorschlag zwischen­zeitlich angenommen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 08.05.2019 den Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse zur Kenntnis genommen. Die Prüfung über die Abrechnung von Anliegerbeiträgen für die Innenstadt ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0036/2019 - Bericht Nr. 01/2019

Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung bei Durchführung der Finanz­buchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung im Rechnungsjahr 2018

Die im Rechnungsjahr 2018 durchgeführte Prüfung der DV-Programme wurde im Bericht Nr. 01/2019 zusammengefasst dargestellt.

Bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung müssen die Programme vor ihrer Anwendung von der Rechnungsprüfung geprüft werden. Dies gilt auch für Zulieferprogramme außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs, in denen finanzrelevante Daten verarbeitet werden.

Im Zusammenhang mit der Einführung der Finanzsoftware INFOMA sind umfangreiche Prüfungen der IT erforderlich. Die Prüfung der Implementierung der Programme vor Ort konnte aufgrund der Vielzahl der Module und Komplexität der Programme noch nicht abgeschlossen werden. Im Jahr 2018 wurden vier finanzwirksame DV-Verfahren geprüft sowie deren Unbedenklichkeit bescheinigt. Auch konnten in 2018 die Schnittstellen­prüfungen der finanzwirksamen Vorverfahren größtenteils durchgeführt werden.

Für die neue INFOMA Finanzbuchhaltungssoftware inclusive der eingesetzten Module sowie der finanzwirksamen Module des Verfahrens "Liegenschafts- und Gebäude­management - LuGM-" lag in 2018 kein erforderliches Berechtigungskonzept vor. Alle zugriffs­berechtigten Sachbearbeiter/Innen verfügten über vollumfängliche Zugriffs­rechte (sog. Super-Userrechte). Das Berechtigungskonzept wurde im April 2019 umgesetzt.

Das Rechnungsprüfungsamt hat den Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 13.11.2018 (RAT/0189/2018) in Kenntnis gesetzt, dass die Rechnungsprüfung mit dem vorhandenen Personalbestand nicht in der Lage ist, ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Prüfung der Programme gem. § 103 Abs. 1 Ziffer 6 GO NRW zu entsprechen. Hierüber wurde der Rat der Stadt in der Vorlage RAT/0190/2018 ebenfalls informiert.

Die IT-Systemprüfung stellt einen Bestandteil der Jahresabschlussprüfung dar. Ein funktionierendes Internes Kontrollsystem reduziert das Risiko von Fehlern. Die Be­ur­­­­­teilung des IKS durch Vornahme von systemorientierten Aufbau- und Funktions­prüfungen bestimmt deshalb weitgehend Art und Umfang der durchzuführenden Prüfungs­hand­lungen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 08.05.2019 den Bericht 01/2019 zur Kenntnis genommen.

Vorlage 0069/2019 - Bericht Nr. 02/2019 über die

• Laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung
• Dauernde Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung
• Prüfung von Buchungsbelegen (Visakontrolle)

im Rechnungsjahr 2018

Die im Rechnungsjahr 2018 durchgeführten Prüfungen der Vorgänge in der Finanz­buch­haltung, der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Prü­fung von Buchungsbelegen wurden im Bericht Nr. 02/2019 zusammengefasst dargestellt. Diese Prüfungen dienen u.a. der Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses und ermög­lichen eine zeitnahe Prüfung der Geschäftsvorfälle.

Im Rahmen der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung kann der Stadt­kasse grundsätzlich eine gesetzmäßige Abwicklung der Kassengeschäfte bestätigt werden. Auch die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zeigt, dass die Abwick­lung in der Finanzbuchhaltung der Stadt Wermelskirchen im Wesentlichen im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben der Gemeindeordnung, der Gemeindehaushalts­verordnung einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung steht.

Hinsichtlich des erforderlichen Berechtigungskonzeptes für die Finanzbuchhaltungs­soft­ware INFOMA wird auf die vorstehenden Ausführungen zu Vorlage 0036/2019 verwiesen.

Die Verwaltung hat  am 21.02.2008 die erforderliche  Dienstanweisung gem. § 31 Gemeindehaushaltsverordnung erlassen. In vielen Bereichen ist aber über diese Dienst-anweisung hinaus eine weitere Konkretisierung in separaten Dienstanweisungen erforderlich. Der Entwurf einer aktualisierten Version der Dienstanweisung für die Stadt­kasse wurde der Rechnungsprüfung Anfang November 2018 vorgelegt. Die überarbeitete Dienstanweisung Vollstreckung wurde am 15.03.2018 in Kraft gesetzt. Es stehen noch weitere Regelungen u.a. zum Kreditwesen, Berechtigungen im Verfahren, Behandlung fremder Finanzmittel aus. Der Kämmerer hat in der Sitzung des Rechnungs­prüfungsausschusses am 13.11.2018 eine Erledigung bis Ende 2019 zugesagt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 08.05.2019 den Bericht 02/2019 zur Kenntnis genommen.

Vorlage 0071/2018 - Bericht Nr. 05/2019

Prüfung von Vergaben im Rechnungsjahr 2018

Die im Rechnungsjahr 2018 durchgeführten Vergabeprüfungen wurden im Bericht Nr. 05/2019 zusammengefasst dargestellt. Es wurden 185 Vergaben mit einem Auftrags­volumen von rd. 9 Mio. € geprüft.

Zum 01.11.2018 ist die überarbeitete Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Wermelskirchen in Kraft getreten. Diese trifft Regelungen zum Ablauf der Vergabe­verfahren und zur Einbindung der Zentralen Vergabestelle und legt Wertgrenzen für die einzelnen Vergabearten fest. In Ablaufdiagrammen sind die einzelnen Arbeitsschritte und die Zuständigkeiten zwischen Fachamt und Zentraler Vergabestelle festgelegt.

Die Erhöhung der Wertgrenzen für die Freihändige Vergabe/Verhandlungsvergabe von 15.000 € auf 100.000 € wird seitens der Rechnungsprüfung kritisch gesehen. Die Kommu­na­len Vergabegrundsätze lassen dies zwar zu, gleichzeitig fordert der Erlass ausdrücklich bei öffentlichen Aufträgen die Vorschriften des Korruptions­bekämpfungs­gesetzes NRW zu beachten. Zur Vermeidung von Manipulationen sind entsprechende organisatorische Maß­nahmen zu treffen.

Über die bisher nur teilweise umgesetzten Regelungen hinaus werden derzeit vom Korruptions­­beauftragten gemeinsam mit der Arbeitsgruppe „Korruptionsprävention“ weitere Maßnahmen erarbeitet. In einem ersten Schritt wurde eine Gefährdungsanalyse mit Fest­legung der korruptions­gefähr­deten Bereiche/Arbeitsplätze vorgenommen. Desweiteren sind Fortbildungsmaßnahmen der Vorgesetzten und MitarbeiterInnen geplant.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 08.05.2019 den Bericht 05/2018 zur Kenntnis genommen.

Finanzielle Auswirkungen:

Ja

Nein

Finanzielle Absicherung der Ausgaben bei:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs-/ Herstellungskosten einschl. MWSt.)

Zur Verfügung stehende Mittel: Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Auswirkungen auf das Haushaltssicherungskonzept: (bei Ja: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Wenn Ja, welche: