Vorlage - 0148/2019  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt, dass die Stadt Wermelskirchen als Verbandsmitglied dem Kommunalen Zweckverband Südwestfalen-IT (SIT) zum 01.01.2020 beitritt.

Sachverhalt:

Ausgangslage

In NRW gibt es im Gegensatz zu vielen anderen Bundesländern traditionell eine Vielzahl von kommunalen Rechenzentren und IT–Dienstleistern in unterschiedlichsten Rechtsformen. Dies hat in Verbindung mit der zunehmenden Komplexität von IT-Systemen, der zunehmenden Abhängigkeit öffentlicher Verwaltung von IT und den steigenden Sicherheitsanforderungen einen Trend zu interkommunalen Kooperationen ausgelöst, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern und eine zukunftsorientierte Personalpolitik zu ermöglichen. Die Zweckverbände KDVZ Citkomm und die KDZ Westfalen-Süd haben vor der Eingliederung in die Südwestfalen-IT (SIT) ebenfalls in diversen Formen und unterschiedlichen Umfängen mit anderen IT-Dienstleistern Leistungen ausgetauscht und kooperiert.

Der Rheinisch Bergische Kreis (RBK) und seine Kommunen sind seit 1994 Kunden der ehemaligen KDVZ Citkomm und damit heute auch der SIT. Start dieser Kundenbeziehung war die Auflösung des Rechenzentrums Leverkusen Anfang der 90er Jahren. Damals haben sich die angehörigen Kommunen auf die Suche nach anderen Partnern gemacht. Die von der Auflösung betroffenen Kommunen des Rheinisch-Bergischen Kreises haben sich für den Zweckverband KDVZ Citkomm (damals noch KDVZ Hellweg-Sauerland) als ihren neuen IT-Partner entschieden. Mit allen Kommunen außer der Stadt Rösrath und dem Kreis selbst wurden 1994 privatrechtliche Verträge verhandelt und abgeschlossen, die eine volle Integration der Kommunen in die IT-Struktur des Verbandes der KDVZ zum Inhalt hatte. Die abgeschlossenen Verträge hatten immer die Beteiligung der Kommunen an den dauerhaften Umlagen des Verbandes zum Inhalt. Im Gegenzug wurde den Kommunen in diesen Jahren ein beratender Sitz in den Gremien zugestanden.

Die Stadt Rösrath und der Rheinisch-Bergische Kreis haben sich damals für den Aufbau einer eigenen IT entschieden und betreiben bis heute große Teile ihrer IT selbst vor Ort. Durchbrochen wurde dieser Grundsatz in den letzten Jahren bei diesen Kunden für einzelne komplexe Verfahren. So nimmt der Kreis das Sozialwesen bei der SIT ab und die Stadt Rösrath das Einwohnerwesen sowie das Personenstandsregister.

Aktueller Stand

Einhergehend mit der geänderten Rechtslage zur Umsatzsteuerpflicht sowie den erhöhten Anforderungen an die kommunale IT durch Digitalisierung, E-Government und IT Sicherheit begannen 2016 die ersten Gespräche mit den Kommunen aus dem Rheinisch-Bergischen Kreis, mit dem Ziel die rechtliche Grundlage der Zusammenarbeit zu verändern. Die Gründe für einen neuen Rechtsstatus waren damals wie heute die Gleichen:             
 

1. Vermeidung der Umsatzsteuerpflicht. Über alle Kommunen im RBK umfasst das Mehrwertsteuerrisiko einen Betrag von fast 0,5 Mio. EUR. Für Wermelskirchen beträgt das Steuerrisiko rund 60.500 Euro.             
    
2. Stärkung der interkommunalen Zusammenarbeit. Durch die zunehmende Digitalisierung auch im öffentlichen Bereich, wird das Thema IT zu einem entscheidenden Standortfaktor. Gleichzeitig wird bei steigenden Sicherheitsanforderungen die IT immer komplexer und bedingt zunehmend Expertenwissen. Im Verband wird dieses bei der SIT gebündelt und den Kommunen zur Verfügung gestellt. In Arbeitsgruppen werden viele Themen in Zusammenarbeit SIT / Mitglieder erarbeitet und Lösungen entwickelt.              
    
3. Interessenvertretung gegenüber Bund und Land. Früher die KDVZ Citkomm heute die SIT ist auf Landes- und Bundesebene in Dachverbänden organisiert. Eine zentrale Aufgabe dieser Verbände ist in IT Fragen die Wahrung der kommunalen Interessen gegenüber von Land und Bund. Diese Aufgabe wird mit zunehmender Digitalisierung immer wichtiger. Beispiele wie das Gewerbeportal des Landes NRW oder das KfZ-Zulassungsprogramm iKFZ des Bundes zeigen die aufgrund neuer technischer Möglichkeiten zunehmende Einflussnahme von Land und Bund auf kommunale Aufgabenbereiche.

In diesem Jahr erfolgten dann im Rahmen eines Strategie-Workshops mit den Bürgermeistern der betroffenen Kommunen im Rheinisch-Bergischen Kreis die Klärung der Ist-Situation und die Festlegung der gemeinsamen strategischen Ziele. Unter anderem war ein zentrales Thema die Abwägung der rechtlichen Grundlage der Zusammenarbeit. Diskutiert wurden die drei Möglichkeiten:             
 

1. Zusammenarbeit auf der Grundlage eines privatrechtlichen Vertrages,
2. Zusammenarbeit auf der Grundlage eines öffentlich-rechtlichen Vertrages und
3. Zusammenarbeit als vollwertiges Verbandsmitglied der SIT.

Die Variante 1 wurde sehr schnell ausgeschlossen, da hierdurch klar eine Mehrwertsteuerpflicht ab dem 01.01.2022 begründet wird.

Zur Abwägung der Varianten 2 und 3 vereinbarten die Workshop-Teilnehmer, dass die SIT sowie ausgewählte Mitarbeiter der Verwaltungen nochmal einzelne Aspekte weitergehend prüfen. Hierzu gehörten sowohl finanzielle, steuerungsrelevante als auch regionalen Erwägungen.

In der Analyse kommen die Experten zu folgenden Ergebnissen:  
 

1. Finanzielle Erwägungen

Ein wichtiger Aspekt der Überlegungen war und ist das Risiko der Mehrwertsteuer. Dieses Risiko ist bei einer Verbandsmitgliedschaft am geringsten. Über alle Kommunen im RBK sprechen wir hier über eine Mehrbelastung von knapp 0,5 Mio. EUR. Es gibt heute viele Gutachten, die eine Mehrwertsteuerpflicht bei kommunalen IT-Zweckverbänden verneinen.

Bis heute ist nicht endgültig geklärt, ob IT-Zweckverbände unter diese Regelung fallen. Daher würde weiterhin ein hohes finanzielles Risiko bestehen.             
 

2. Steuerungsrelevante Erwägungen

Aufgrund der zunehmenden Bedeutung der IT im Prozess der Digitalisierung ist eine aktive Mitwirkung in einem IT-Verband erstrebenswert. Diese Einflussnahme auf Entscheidungen der SIT erfolgt heute in den Gremien der SIT. Eine Einflussnahme ist nur als stimmberechtigtes Mitglied der SIT möglich.              
 

3. Regionale Erwägungen

Digitalisierung macht vor Stadtgrenzen keinen Halt. Einheitliche Lösungen sind hier wünschenswert. Daher wird auch eine langfristige Bindung an einen IT-Dienstleister gesucht. Gemeinsamen Entscheidungen in IT-Fragen sollen künftig im Rheinisch Bergischen Kreis intensiviert und forciert werden. Die Konzentration auf einen Partner ist hierfür ein wesentliches Erfolgskriterium. Die Wahl eines öffentlich-rechtlichen Partners ist hier nur konsequent, da nur so eine langfristige Ausrichtung gewährleistet werden kann.

Die Verwaltungsführungen der im Prozess beteiligten Kommunen kommen daher nach einem umfangreichen Abwägungsprozess zu dem Schluss, dass das Ziel einer langfristig abgesicherten und effizienten IT-Infrastruktur am vorteilhaftesten als Vollmitglied eines Zweckverbandes erreicht werden kann. Die SIT ist ein solcher und wurde zur dauerhaften Erfüllung der gemeinsamen IT- Interessen aller Mitglieder geschaffen.

Vorteile einer Verbandsmitgliedschaft

Durch eine Mitgliedschaft im Zweckverband SIT kann die Stadt Wermelskirchen für ihre Bürger auch zukünftig Dienstleistungen mit dem Einsatz von Informationstechnik zuverlässig und wirtschaftlich erbringen. Jede Kommune profitiert dabei von der Bündelung von IT-technischen Kompetenzen und Erfahrungen im Verband der SIT.

Zusätzlich erhält die Stadt Wermelskirchen nach ihrem Eintritt die satzungsgemäße Stimmberechtigung in den Entscheidungsgremien des Zweckverbandes SIT und kann so direkten Einfluss auf die Willensbildung und die weitere Entwicklung der SIT nehmen. Durch diese Stimmberechtigung in den Gremien der SIT erhält die Kommune seine Mitwirkungs- und Kontrollrechte als Zweckverbandsmitglied. Im Gegensatz hierzu stehen die „anderweitigen, sonstigen Kunden“ der SIT bzw. der SIT GmbH.

Die Entscheidungsgremien der SIT sind die Verbandsversammlung als gesetzliches Organ, der Verwaltungsrat sowie der Beirat. Darüber hinaus gibt es Fachbeiräte, die je nach Themenschwerpunkten und Interessen durch die Mitglieder besetzt werden. Die Stimmanteile in der Verbandsversammlung sind in der Satzung der SIT aktuell wie folgt geregelt: Kommunen bis 20.000 Einwohner haben jeweils eine Stimme, Kommunen von 20.001 bis 50.000 Einwohner jeweils 2 Stimmen.

Treten alle oben aufgeführten Kommunen des RBK in den Zweckverband ein, entspricht das einer Einwohnerstärke von ca. 170.000 Einwohnern. Bei dieser Größenordnung erhalten die RBK-Kommunen voraussichtlich 2 bis 3 Stimmen im Verwaltungsrat der SIT. Die konkrete Stimmverteilung wird im Rahmen der erforderlich werdenden Änderung der Verbandssatzung festgelegt. Die Änderung wird erforderlich, da in der Satzung die Zweckverbandsmitglieder namentlich benannt werden müssen.

<<SIT 1/2019 Sicherer E-Mail-Verkehr>> <<BetrTextEnde>><<SIT 1/2019 Sicherer E-Mail-Verkehr>> <<SachTextBeginn>> 

Die SIT vertritt auch die Interessen ihrer Verbandsmitglieder gegenüber Land und Bund. Als Mitglied des KDN, dem Dachverband der kommunalen IT Dienstleister in NRW, arbeitet die SIT an vielen strategischen IT Themen mit und setzt sich für die Wahrung der kommunalen Interessen ein.

Gegenwärtig ist die SIT unter anderem in diversen Arbeitskreisen und Gremien der folgenden Institutionen vertreten:

-                      KDN

-                      Vitako

-                      Digitallabore des Bundes

-                      IT-Planungsrat

Abwägung

Da die Kommunen auch heute bereits die Systeme und das Produktportfolio der SIT nutzen und sämtliche Gebühren, Beiträge und Umlagen des Zweckverbandes in die Preise für die Leistungserbringung an die Kommunen aus dem Rheinisch-Bergischen Kreis einkalkuliert sind, hat der Beitritt operativ zunächst wenig bis keine Auswirkungen.

Neben den bereits oben genannten steuerrechtlichen, steuerungsrelevanten und regionalen Mehrwerten ergeben sich für Wermelskirchen auch direkte wirtschaftliche Vorteile. Die finanziellen Auswirkungen eines Eintritts in den Zweckverband SIT stellen sich im Vergleich zum bisherigen Modell der einzelvertraglichen Regelung am Beispiel der Jahreszahlungen für 2019 wie folgt dar:

Der Verbandsbeitritt würde für Wermelskirchen geringe finanzielle Einsparungen bedeuten.

Natürlich hat ein Eintritt in einen kommunalen Verband neben den bereits dargestellten Vorteilen auch nachteilige Auswirkungen. Hierzu gehört sicher die stärkere Bindung an einen zentralen Partner. Jedoch ist dieser Nachteil auch gleichzeitig ein Vorteil. Die Herausforderungen der Digitalisierung können mit einem Partner und in einer großen Gemeinschaft effizienter und zielgerichteter gemeistert werden. Finanzielle Lasten werden auf viele Schultern verteilt, Lösungen werden zentral für Viele zur Verfügung gestellt und es ergeben sich viele Chancen für interkommunale Lösungen.

Ein weiterer negativerer Aspekt der häufig mit Verbandsmitgliedschaften genannt wird ist der sogenannte Abnahmezwang. Dies bedeutet, dass das einzelne Mitglied nur Leistungen des Verbandes einsetzen darf. Bei der SIT wird dieser Abnahmezwang jedoch auf wenige Produkte begrenzt. Hinzu kommt, dass genau diese „Kernprodukte“ einem gemeinsamen Auswahlverfahren unterliegen und sogar von allen Kunden eingesetzt werden. Im Bereich der Kernprodukte kann die SIT seit der Fusion zum Teil sogar zwei Produkte je Anwendungsbereich (z.B. Finanzwesen) anbieten. Alle übrigen Dienstleistungen müssen nicht zwingend von der SIT bezogen werden – eine Berechnung erfolgt hier nur bei tatsächlicher Nutzung.

Die Kommunen des RBK arbeiten seit 1994 mit dem kommunalen Rechenzentrum KDVZ Citkomm/SIT zusammen. In diesen 25 Jahren hat sich die IT-Infrastruktur erheblich verändert. Die Entscheidung, sich an dieses Rechenzentrum anzuschließen, hat sich auch in der Nachbetrachtung als der richtige Schritt erwiesen.

Die KDVZ Citkomm/SIT hat sich im Laufe der 25 Jahre weiterentwickelt und insbesondere mit dem Zusammenschluss von KDVZ Citkomm und KDZ Siegen zur SIT wurden die Weichen gestellt, auch in Zukunft einen leistungsstarken Partner an der Seite zu haben, um die deutlich steigenden Anforderungen an die IT durch interkommunale Zusammenarbeit gemeinsam erfolgreich zu bewältigen.

Die Südwestfalen IT wird diesen Vorgang bei ihrer Kommunalaufsicht anzeigen, bzw. genehmigen lassen. Nach Auskunft der Kommunalaufsicht des Rheinisch-Bergischen Kreises sind darüber hinaus gehende Zustimmungen durch die Kommunalaufsicht RBK für die einzelnen Kommunen nicht notwendig.

Die Verwaltungen des Rheinisch-Bergischen Kreises Burscheid, Kürten, Leichlingen, Odenthal, Overath und Wermelskirchen erwägen gemeinsam die Vollmitgliedschaft im Zweckverband der SIT. Daher ist geplant, die Vorlage im Wesentlichen gleichlautend in den sechs Räten zu behandeln.

Anlage/n:

Satzung der SIT