Vorlage - 0112/2020  

Vorlage 0027/2020 - Bericht Nr. 01/2020

Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung bei Durchführung der Finanz­buchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung im Rechnungsjahr 2019

Die im Rechnungsjahr 2019 durchgeführte Prüfung der DV-Programme wurde im Bericht Nr. 01/2020 zusammengefasst dargestellt.

Bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung müssen die Programme vor ihrer Anwendung von der Rechnungsprüfung geprüft werden. Dies gilt auch für Zulieferprogramme außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs, in denen finanzrelevante Daten verarbeitet werden.

Im Zusammenhang mit der Einführung der Finanzsoftware INFOMA sind umfangreiche Prüfungen der IT erforderlich. Die Prüfung der Implementierung der Programme vor Ort konnte aufgrund der Vielzahl der Module und Komplexität der Programme noch nicht abgeschlossen werden. Im Jahr 2019 wurde die Prüfung fortgesetzt.

Für die neue INFOMA Finanzbuchhaltungssoftware inclusive der eingesetzten Module sowie der finanzwirksamen Module des Verfahrens "Liegenschafts- und Gebäude­mana­gement – LuGM -" wurde in 2019 ein umfangreiches Berechtigungskonzept imple­mentiert und geprüft.

Das Rechnungsprüfungsamt hat den Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 13.11.2018 (RAT/0189/2018) in Kenntnis gesetzt, dass die Rechnungsprüfung mit dem vorhandenen Personalbestand nicht in der Lage ist, ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Prüfung der Programme gem. § 104 Abs. 1 GO NRW zu entsprechen. Hierüber wurde der Rat der Stadt in der Vorlage RAT/0190/2018 ebenfalls informiert.

Auf Anregung des Rechnungsprüfungsamtes wurde in der Sitzung der Arbeits­gemein­schaft der Hauptverwaltungsbeamten am 30.08.2019 der Landrat gebeten zu prüfen, unter welchen organisatorischen, personellen und finanziellen Rahmenbedingungen das Rech­nungsprüfungsamt des Kreises die Pflichtaufgabe der Prüfung von Programmen gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit durch­führen kann. Die weiteren Ergebnisse der Prüfung bleiben abzuwarten.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 24.08.2020 den Bericht 01/2020 zur Kenntnis genommen.

Ende August hat ein Termin des IT-Prüfers des RBK und der Leiterin der Rechnungs­prüfung der Stadt Wermelskirchen stattgefunden. In dem Abstimmungsgespräch wurden die Rahmenbedingungen für ein Grobkonzept zur interkommunalen Zusammenarbeit besprochen, welches in der Arbeitsgruppe der RPA-Leitungen im Herbst 2020 vorgestellt werden soll. In diesem Zusammenhang soll auch die Möglichkeit einer Förderung aus der Förderrichtlinie über die Einrichtung neuer interkommunaler Kooperationen geprüft werden.

Vorlage 0028/2020

Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Wermelskirchen zum 31.12.2017

Die Gemeinde hat zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzu­stellen. Der Jahresabschluss ist dahingehend zu prüfen, ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune vermittelt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 21.06.2017 (RAT 0076/2017) beschlossen, die Prüfung des Jahresabschlusses 2017 auf die Wirtschafts­prüfungs­gesellschaft BPG Beratungs- und Prüfungsgesellschaft mbH zu übertragen. Die mit der Jahresabschlussprüfung Beauftragten haben nach § 102 Abs. 8 GO einen Prüfungsbericht erstellt und einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt.

Gem. § 59 Abs. 3 GO prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht der Stadt unter Einbezug des Prüfungsberichtes. Er bedient sich hierbei der örtlichen Rechnungsprüfung oder des beauftragten Dritten.

Der Bericht der Wirtschafts­prüfungsgesellschaft über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2017 stellt die Grundlage für die Prüfung und Beratung durch den Rechnungsprüfungsausschuss dar.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat der Stadt Stellung zu nehmen und am Schluss seines Berichtes zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwen­dungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahres­abschluss und Lagebericht billigt.

Der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2017 und des Lageberichts für das Jahr 2017 der Stadt Wermelskirchen bildet die Grundlage für den Beschluss des Rates der Stadt über die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses und die Entlastung des Bürgermeisters.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 24.08.2020 beschlossen, zum Ergebnis der Jahres­abschluss­prüfung 2017 der Stadt Wermelskirchen folgende Stellung­nahme gem. § 59 Abs. 3 GO gegenüber dem Rat der Stadt abzugeben:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss zum 31.12.2017 und den Lagebericht 2017 der Stadt Wermelskirchen unter Einbezug des Prüfungsberichtes der Wirt­schafts­­prüfungsgesellschaft BPG gem. § 102 Abs. 2 GO geprüft.

Der Rechnungs­prüfungs­ausschuss übernimmt den Prüfungsbericht der Wirt­schafts­prü­fungs­­gesellschaft BPG. Der Rechnungs­prüfungs­ausschuss hat sich ein eigenes Urteil zum Jahresabschluss 2017 gebildet und schließt sich den Ergebnissen des Prüfungs­berichtes der Wirt­schafts­prüfungs­gesellschaft BPG an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss erhebt gem. § 59 (3) GO NRW auf der Grundlage des vorgelegten Prüfungsberichtes keine Einwendungen und billigt den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss zum 31.12.2017 und den Lagebericht 2017.“

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt den Jahresabschluss 2017 der Stadt Wermelskirchen gem. § 96 (1) GO NRW festzustellen und  dem Bürger­meister für das Haushaltsjahr 2017 gem. § 96 (1) GO NRW Entlastung zu erteilen.

Vorlage 0033/2020 - Bericht Nr. 03/2020

Prüfung von Vergaben im Rechnungsjahr 2019

Die im Rechnungsjahr 2019 durchgeführten Vergabeprüfungen wurden im Bericht Nr. 03/2020 zusammengefasst dargestellt. Es wurden 193 Vergaben mit einem Auftrags­volumen von rd. 19 Mio. € geprüft.

Zum 01.11.2018 ist die überarbeitete Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Wermelskirchen in Kraft getreten. Diese trifft Regelungen zum Ablauf der Vergabe­verfahren und zur Einbindung der Zentralen Vergabestelle (ZVS) und legt Wertgrenzen für die einzelnen Vergabearten fest. Seit Inkrafttreten der Dienstanweisung haben sich weitere Änderungen im Vergaberecht ergeben, die so erheblich sind, dass diese einer erneuten Anpassung der Dienstanweisung und Vordrucke bedürfen.

Im Zusammenhang mit der Erhöhung der Wertgrenzen für Freihändige Vergaben und Verhand­lungsvergaben von 15.000 € auf 100.000 hat die Rechnungsprüfung darauf hingewiesen, dass die Kommunalen Vergabegrundsätze dies zwar zulassen, gleichzeitig fordert der Erlass des Landes bei öffentlichen Aufträgen die Vorschriften des Korruptions­bekämpfungs­gesetz NRW zu beachten. Zur Vermeidung von Manipulationen sind ent­sprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen.

In Gesprächen mit dem Bürgermeister, der ZVS und dem Korruptionsbeauftragten wurden Maßnahmen festgelegt und teilweise bereits umgesetzt. Es wurden u.a. Inhouse-Schulungen zum Vergaberecht und zur Korruptionsprävention durchgeführt. Insbesondere die Beteiligung der ZVS an Vergabevorgängen und die Durchführung von Submissionen stellen ein probates Instrument zur Korruptionsprävention dar.

Sachverhalte von besonderer Bedeutung wurden in der nichtöffentlichen Sitzung des Rech­nungsprüfungsausschusses erläutert und können dem Bericht 03/2020 sowie der Nie­der­schrift entnommen werden. Dies betrifft u.a. die Planungsleistungen zum IKEHK/IEHK.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 24.08.2020 den Bericht 03/2020 zur Kenntnis genommen.

Die im Bericht dargestellten Prüfungsfeststellungen, zu denen die Verwaltung noch tätig werden muss, werden von der Rechnungsprüfung weiterverfolgt und hierzu im nächsten Bericht über die Prüfung von Vergaben berichtet.

Vorlage 0043/2020

Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse

In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 13.11.2018 hat die Rechnungs­prüfung verschiedene mündliche Sach­stands­­berichte, u.a. zur wirtschaftlichen Jugendhilfe abgegeben. Die Berichte waren der Nieder­schrift beigefügt.

Dem Ausschuss wurde über die Beweggründe für die Aus­setzung der Prü­fung der wirtschaftlichen Jugendhilfe aufgrund der personellen Situation und organi­sato­rische Änderungen im Amt 51 sowie über die erheblichen Rück­stände bei der Erhebung des Kosten­­ersatzes berichtet.

Seitens der Rechnungsprüfung wurde regelmäßig der aktuelle Sachstand erfragt und dem Rechnungsprüfungsausschuss über den Bearbeitungsstand berichtet.

In 43 laufenden und 66 eingestellten Fällen bestanden bzw. mussten Kostenerstattungs­rückstände geprüft werden. In Anbetracht der erheblichen Rückstände bestand das Erfordernis im Zusammen­hang mit einer Organisationsuntersuchung für die Abarbeitung der Rückstände ein Konzept zu erarbeiten. Mit der Bearbeitung der Rückstände wurde kurzfristig begonnen.

In der Sitzung des Rechnungsprüfungs­aus­schusses am 06.11.2019 hat das beauftragte Unternehmen über das Ergebnis der Organisationsuntersuchung ausführlich berichtet.  Die Präsen­tation war der Niederschrift beigefügt.

Es wurde festgestellt, dass im Sachgebiet 51/8 vier Mitarbeiterinnen mit insgesamt 3,5 VZÄ beschäftigt sind, bezogen auf die laufenden Fallzahlen 2 Vollzeitkräfte dauerhaft erforderlich sind, hinzu temporärer personeller Mehrbedarf kommt, weil in den letzten Jahren erhebliche Fallrückstände aufgelaufen sind.

Das beauftragte Unternehmen hat u.a. folgende Verfahrensvorschläge unterbreitet:

Die Bearbeitung der Rückstände wird von der laufenden Fallbearbeitung getrennt. Die laufenden Fälle werden dauerhaft von 2 Vollzeitstellen bearbeitet, während die Auf­arbeitung der Rückstände durch 1,5 Kräfte erfolgt. Diese werden nach Verjäh­rungsrisiko priorisiert und sollten spätestens zur Jahresmitte 2020 abgeschlossen sein.

Die Personalausstattung für die wirtschaftliche Jugendhilfe wird im Orgagutachten ab 01.07.2020 mit 2,0 VZÄ (- 1,5 VZÄ) beziffert.

Gemäß Schreiben des Amtes 51 vom 29.06.2020 wird die WJH zum 01.10.2020 wie vorgesehen mit 2 VZÄ und ohne Rückstände tätig werden. Dem Rechnungs­prüfungs­ausschuss teilte der Dezernent am 24.08.2020 mit, dass die im Schreiben des Fachamtes erwähnten neun offene Vorgänge erledigt sind.

Die Prüfung der wirtschaftlichen Jugendhilfe durch das RPA wird wieder aufgenommen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 24.08.2020 den Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse zur Kenntnis genommen.                                                         

Fragen der Ausschussmitglieder zu den finanziellen Auswirkungen wurden vom Amt 51 zur Niederschrift des Rechnungsprüfungsausschusses beantwortet. Danach ergeben sich aus der Bearbeitung der Rückstände bei den laufenden Fällen Gesamteinnahmen in Höhe von 685.721,82 €, davon 274.500,00 € für unbegleitete minderjährige Ausländer.

Bei Rückständen aus abgeschlossenen Fällen wurden Einnahmen von 380.484,87 € erzielt (davon 306.566,89 € für unbegleitete minderjährige Ausländer). 15.534,60 € wurden beschieden, sind aber noch nicht eingegangen. In der Niederschlagung befinden sich 19.607,06 € und 5.190,09 € wurden wegen Geringfügigkeit abverfügt.

Vorlage 0054/2020 - Bericht Nr. 02/2020

• Laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung
• Dauernde Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung
• Prüfung von Buchungsbelegen (Visakontrolle)

Rechnungsjahr 2019

Die im Rechnungsjahr 2019 durchgeführten Prüfungen der Vorgänge in der Finanz­buch­haltung, der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Prü­fung von Buchungsbelegen wurden im Bericht Nr. 02/2020 zusammengefasst dargestellt. Diese Prüfungen dienen u.a. der Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses und ermög­lichen eine zeitnahe Prüfung der Geschäftsvorfälle.

Im Rahmen der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung kann der Stadt­kasse grundsätzlich eine gesetzmäßige Abwicklung der Kassengeschäfte bestätigt werden. Auch die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zeigt, dass die Abwick­lung in der Finanzbuchhaltung der Stadt Wermelskirchen im Wesentlichen im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben der Gemeindeordnung, der Gemeindehaushalts­verordnung einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung steht.

Für die neue INFOMA Finanzbuchhaltungssoftware inklusive der eingesetzten Module wird seit April 2019 ein Berechtigungskonzept eingesetzt (s. hierzu auch Vorlage 0027/2020).

Die Verwaltung hat am 21.02.2008 die erforderliche Dienstanweisung gem. § 31 Gemein­de­­haushalts­verordnung erlassen. In vielen Bereichen ist über diese Dienst­anweisung hinaus eine weitere Kon­kre­­tisierung in separaten Dienstanweisungen erforder­lich.

In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 24.08.2020 berichtete der Stadt­kämmerer, dass die DA für die Stadtkasse zum 01.09.2020 in Kraft tritt. Weitere Dienst­anweisungen müssen überarbeitet werden. Die DA Anordnungswesen wird zurückgestellt, um diese an die erforderlichen Regelungen zum Rechnungsworkflow anzupassen.

Sachverhalte von besonderer Bedeutung wurden in der nichtöffentlichen Sitzung des Rech­­nungsprüfungsausschusses erläutert und können dem Bericht 02/2020 sowie der Nieder­schrift entnommen werden. Dies betrifft u.a. die Planungsleistungen im Zusammen­hang mit der Sekundarschule und der Fassade Bürgerzentrum.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 24.08.2020 den Bericht 02/2020 zur Kenntnis genommen.

Die im Bericht dargestellten Prüfungsfeststellungen, zu denen die Verwaltung noch tätig werden muss, werden von der Rechnungsprüfung weiterverfolgt und hierzu im nächsten Bericht über die Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung, dauernden Über­wachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung, Prüfung von Buchungsbelegen (Visa­kontrolle) berichtet.

Vorlage 0095/2020

Unterrichtung des Rechnungsprüfungsausschusses über die Abrechnungen nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz und die Integrationspauschale nach dem Teilhabe- und Integrationsgesetz

Für die Aufnahme und Unterbringung sowie für die Versorgung der ausländischen Flücht­linge, die einem definierten Personenkreis nach dem Flüchtlings­aufnahme­gesetz ange­hören, stellt das Land den Gemeinden monatlich für jede Person seit dem 01.07.2017 eine Kostenpauschale in Höhe von 866 Euro zur Verfügung. Der Antrag auf Zah­lung der Pauschale erfolgt an die Bezirksregierung Köln über ein Onlinemelde­verfahren.

Nach einem Wechsel der Leitung des Sachgebietes beim Sozialamt im November 2019 hat die neue Sachgebietsleitung die Aufgabe der Abrechnung nach dem FlüAG über­nommen und Unstimmigkeiten in den Meldungen an die Bezirksregierung festgestellt. Daraufhin erfolgten rückwirkende Korrekturen der Meldungen und im Feb./März 2020 konnten 980.000 € (Nachzahlung 1.130.000 € abzgl. Rückzahlung 150.000 €) zusätzlich vereinnahmt werden. 

Das Fachamt hat nach Aufforderung der Rechnungs­prüfung erläutert, wie es zu den Unstimmigkeiten kommen konnte. Es war festzustellen, dass in der Vergangenheit bei Erstellung der Abrechnun­gen kein wirksames 4-Augen-Prinzip vorhanden war, Kontroll­mechanis­men fehlten, keine Checkliste sowie Auflistung der rechtlichen Kriterien zur Abrechnung der Fälle vorlag.

Zur Durchführung von Kontrollen wurde dem Fachamt vorgeschlagen, diese auf Basis von Plausibilitäten und Abweichungsanalysen durch­zuführen, im Rahmen der fachinternen Prüfung von 5 % der laufenden Fälle einen Abgleich der geprüften Fälle mit der Liste der gemeldeten Fälle vorzunehmen und in einem festzulegenden Turnus die monatliche Meldung durch eine 2. Person im Fachamt kontrollieren zu lassen. Das Fach­amt wurde aufgefordert über diese Vorschläge hinaus mitzuteilen, welche Veränderungen der Organisationsabläufe erforderlich sind, um sicherzustellen, dass keine weiteren Ein­nahmen verloren gehen. Zudem sind im Rahmen des Internen Kontrollsystems Prozesse zu erarbeiten, die es auch anderen Kollegen im Vertretungsfall möglich machen, die Abrechnung rechtskonform vorzunehmen.

Am 03.04.2020 hat das Fachamt Stellung genommen. Es wurde u.a. mitgeteilt, dass die im Gespräch am 02.03.2020 angemerkten Vorschläge der Rechnungsprüfung bereits für die Monatsmeldung März 2020 in Gänze umgesetzt wurden. Dies hatte zur Folge, dass weitere 650.000 € vereinnahmt werden konnten.

Zudem ist die monatliche Erstattung der Pauschalen durch die Erhöhung der Fallzahlen gestiegen. 

Im Rahmen der Zuweisungen für Inte­grations­maßnahmen nach dem Teilhabe- und Integrationsgesetz 2019 hat das Land NRW mit Schreiben 28.03.2019 darauf hinge­wiesen, dass zusätzliche Zuweisungen von insgesamt 432,8 Millionen Euro zur Entlastung bei Maßnahmen zur Integration gezahlt werden. Um für die Verteilung der Integrations­pauschale eine korrekte Datenlage nach dem FlüAG zugrunde legen zu können, sollten die FlüAG-Datenbestände überprüft und, sofern notwendig, Nachmeldungen oder sonstige Korrekturen für die Monate Oktober bis Dezember 2018 im Rahmen des regulären elektronischen FlüAG-Meldeverfahrens vorgenommen werden.

Auf Nachfrage der Rechnungsprüfung teilte das Fachamt mit, dass für die Monate Oktober bis Dezember 2018 84 Personen zu wenig gemeldet wurden. Dies macht nach der Verteilung der Zuweisung des Landes einen Betrag von ca. 200.000 € aus.

Der Zuweisungsbetrag des Landes NRW für Integrationsmaßnahmen im Durchführungs­zeitraum 01.01.2019 bis 30.06.2020 betrug für die Stadt Wermelskirchen 730.650 €. Dieser teilt sich auf in 358.019 € (49 %) für geduldete Personen, die sich ab dem vierten Monat nach Eintritt der vollziehbaren Ausreisepflicht noch in Wermelskirchen aufhalten und für die kein Mittelverwendungsnachweis zu erbringen ist. 372.631 € (51%) entfallen auf Maßnah­men zur Integration, insbesondere für Asylbegehrende, für die die Abgabe eines Verwen­dungs­berichts und eines Testats erforderlich ist.

Eine Überschlagsberechnung des Fachamtes zum Nachweis der Mittelverwendung ergab, dass ein Betrag von ca. 250.000 € für Integrationsmaßnahmen belegt werden kann. Der Differenz­betrag in Höhe von ca. 120.000 € ist an das Land NRW zurückzuzahlen. Da die gewährte Integrationspauschale von 51 % nicht ausgeschöpft wurde, hatte die zu gering gemeldete Personenzahl in diesem Bereich keine finanzielle Auswirkung für die Stadt.

Ob sich eine finanzielle Auswirkung auf den Anteil von 49 % (bisher 358.019 €) für geduldete Personen ergibt, wird derzeit vom Fachamt geprüft. Gegebenenfalls erfolgt eine Meldung an die Eigenschadenversicherung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 24.08.2020 die Ausführungen über die Abrechnungen nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz sowie die Integrations­pauschale nach dem Teilhabe- und Integrationsgesetz zur Kenntnis genommen.

In der Sitzung erläuterte die neue Sachgebietsleitung ihre Arbeitsweise, um zukünftige (System-)Fehler zu vermeiden.

Finanzielle Auswirkungen:

Ja

Nein

Finanzielle Absicherung der Ausgaben bei:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs-/ Herstellungskosten einschl. MWSt.)

Zur Verfügung stehende Mittel: Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Auswirkungen auf das Haushaltssicherungskonzept: (bei Ja: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Wenn Ja, welche: