Vorlage - 0041/2021  

Vorlage 0158/2020

Personalabrechnung

Die monatlichen Personalabrechnungen der Stadt Wermelskirchen werden vom Haupt- und Personalamt für insgesamt 405 tariflich Beschäftigte sowie für 83 Beamte/Beamtinnen (Stand Juni 2018) mit Hilfe des geprüften Personalabrechnungsverfahrens LOGA durch­geführt. Darin enthalten sind ebenfalls die Abrechnungen für den Zweckverband der VHS sowie die Musikschule. Die Abrechnungen erfolgen über das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz). Die Zahlbarmachung erfolgt über die Stadtkasse.

Das Jahresbudget betrug laut Finanzplan für die Jahre

2018 = rd. 23 Mio. Euro  2019 = 27 Mio. Euro  2020 = 28 Mio. Euro

Die Prüfung erfolgte begleitend über einen Zeitraum von 24 Monaten. Im Verlauf des Prüfungs­­­zeitraumes wurden ca. 10 % der Personalabrechnungen geprüft. In die Prüfung einbezogen wurden neben den regelmäßigen abrechnungsrelevanten Tatbeständen auch Sonder­fälle, wie z.B. leistungsorientierte Bezahlung und Altersteilzeit. Zur Prüfung der Grundlagen der Personalabrechnungen wurden die Personalakten hinzugezogen.

Die geprüften monatlichen Abrechnungen, die mit Hilfe der Software LOGA durchgeführt wurden, waren sowohl für die tariflich Beschäftigten als auch für die Beamtinnen und Beamten grundsätzlich korrekt.

Generell existiert bei der Erstellung der monatlichen Abrechnungen bei den tariflich Beschäftigten bereits ein gut funktionierendes internes Kontrollsystem. Aufgrund der Personal­ausstattung ist im Bereich der Beamten die Kontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip jedoch nicht sichergestellt. Zum Zeitpunkt der Prüfung fand im Haupt- und Personal­amt eine Organisationsuntersuchung statt. Hieraus wurden u.a. Aussagen und Handlungs­empfehlungen zur Organisation und zum Personalbedarf erwartet.

Bei der Berechnung des Altersteilzeitzuschlages wurde festgestellt, dass in zwei Fällen aufgrund der Anwendung einer veralteten Rechtsvorschrift der Zuschlag statt mit 80 % mit 83 % berechnet wurde. Der entstandene Schaden soll der Eigenschadenversicherung gemeldet werden. Die Korrektur der Personalabrechnungen erfolgte nach Feststellung des Fehlers ab Oktober 2020.

Hinsichtlich der Berechnung und Dokumentation der leistungsorientierten Bezahlung (LOB) hat das Fachamt zugesichert, zukünftig auf die Einhaltung des internen Kontrollsystems (IKS) zu achten und die Dienstvereinbarung LOB entsprechend zu korrigieren.

Für die Berechnung und Entschädigung des Erkennungsdienstes für den Winterdienst liegt kein schriftlich fixiertes Berechnungsmodell vor. Die Berechnung basiert auf den veralteten Vorschriften des Bundesmanteltarifvertrages und soll zeitnah aktualisiert werden.

Das Prüfungsergebnis wurde der Verwaltung mit Prüfungsbericht Nr. 09/2020 mitgeteilt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich am 02.12.2020 den Prüfungs­fest­stellungen des Rechnungsprüfungsamtes zum Prüfungsbericht Nr. 09/2020 unter Berück­sichtigung der Stellungnahme der Verwaltung vom 13.11.2020 sowie des abschließenden Schreibens der Rechnungsprüfung vom 18.11.2020 angeschlossen.

Die Prüfung war bis auf die Prüfungsfeststellung B/1 (fehlendes Vier-Augenprinzip bei der Personalabrechnung der Beamten) abgeschlossen. Hierüber wurde dem Rechnungs­prüfungs­ausschuss in seiner Sitzung am 09.06.2021 berichtet.

Die Organisationsberatung „Analyse und Handlungsempfehlungen zur Dienstverteilung und personellen Ausstattung des Haupt- und Personalamtes“ zeigt die Notwendigkeit personeller Auf­stockungen auf. Zum Aufgabenbereich „Personalservice“ ist festgehalten, dass 3 Kolleginnen (2,6 VZA) ca. 570 Beschäftigte (Stand 10/2020) in der klassischen Personalsach­bearbeitung betreuen. Dies ist viel zu wenig und funktioniert nur mit den erfahrenen Fachkräften. Allerdings können Ausfälle nicht mehr kompensiert werden. Das Büro empfiehlt daher dringend die Einrichtung einer weiteren 0,5 Stelle für den Personalservice. Es wird auf die Vorlage 0059/2021 verwiesen.

Im Stellenplan 2021 wurde für den Aufgabenbereich 10.3 – Personal und Organisation, Personalservice diese zusätzliche 0,5 Stelle aufgenommen (Vorlage 0098/2021).

Über das weitere Verfahren wird dem Rechnungsprüfungsausschuss berichtet.

Vorlage 0075/2021 - GPA Bericht

Prüfung von Staatszuweisungen/Offene Ganztagsschule

Die Stadt Wermelskirchen ist Trägerin von fünf Grundschulen. Zwei Grundschulen betreibt sie in Form von Verbünden mit je zwei Standorten. Alle Grundschul-Standorte besitzen den Status einer offenen Ganztagsschule (OGS). Die außerunterrichtlichen Betreuungs­leistungen führen freie Träger durch. Die Stadt Wermelskirchen erhält für den Betrieb der außer­unterrichtlichen Ganztagsangebote Landesmittel. Daneben setzt sie kommunale Zuschüsse für die Finanzierung der OGS ein. Die Stadt beteiligt die Erziehungs­berechtigten der teilnehmenden Kinder durch die Erhebung von Elternbeiträgen an der Finanzierung der Betreuungsangebote.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) hat die zweckgemäße Verwendung der Landesmittel sowie der kommunalen Zuschüsse im Schuljahr 2018/2019 in der Zeit vom 16. November 2020 bis 18. November 2020 geprüft.

Die gpaNRW hat zu unterschiedlichen Bereichen Feststellungen getroffen und Empfeh­lungen ausgesprochen.

Der Prüfungsbericht wurde gem. § 105 Abs. 6 GO NRW seitens der Bürgermeisterin dem Rechnungsprüfungsausschuss zusammen mit einer Stellungnahme des Fachamtes zu allen Feststellungen und Empfehlungen zur Beratung vorgelegt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Rat über das Ergebnis seiner Beratungen zu unterrichten. Dies erfolgt in Form der Niederschrift aus dem Rechnungsprüfungsausschuss und entsprechender Mitteilung in der Sitzungsvorlage an den Rat.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 09.06.2021 den GPA Bericht und die Stellungnahme der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis genommen.

Der Rat beschließt gem. § 105 Abs. 7 GO NRW über die gegenüber der GPA und Aufsichts­behörde abzugebende Stellungnahme in Bezug auf die im Prüfungsbericht enthaltenen Feststellungen und Empfehlungen in öffentlicher Sitzung. Um die von der GPA gesetzte Frist bis zum 16.07.2021 einzuhalten, ist der Ratsbeschluss in der Sitzung des Rates am 28.06.2021 (Vorlage 0135/2021) einzuholen.

Vorlage 0077/2021 - Bericht Nr. 03/2021

• Laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung
• Dauernde Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung
• Prüfung von Buchungsbelegen

Rechnungsjahr 2020

Die im Rechnungsjahr 2020 durchgeführten Prüfungen der Vorgänge in der Finanz­buch­haltung, der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Prü­fung von Buchungsbelegen wurden im Bericht Nr. 03/2021 zusammengefasst dargestellt. Diese Prüfungen stellen Pflichtaufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung dar und dienen u.a. der Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses und ermög­lichen eine zeitnahe Prüfung der Geschäftsvorfälle.

Im Rahmen der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung kann der Stadt­kasse grundsätzlich eine gesetzmäßige Abwicklung der Kassengeschäfte bestätigt werden. Auch die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zeigt, dass die Abwick­lung in der Finanzbuchhaltung der Stadt Wermelskirchen im Wesentlichen im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben der Gemeindeordnung, der Kommunalhaushalts­verordnung einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung steht.

Die Kommunalhaushaltsverordnung (vormals Gemeindehaushaltsverordnung) regelt ledig­lich Grundsätze zur Buchführung, Zahlungs­abwicklung und Sicherheitsstandards bei der Erledigung der Finanzbuchhaltung. Da­her sieht § 32 KomHVO vor, dass zur ordnungs­gemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung örtliche Regelungen zu erlassen sind. Dies erfolgte grundlegend am 21.02.2008 mit der Dienstanweisung (DA) gem. § 31 GemHVO (jetzt § 32 KomHVO). Die DA für die Stadtkasse wurde überarbeitet und zum 01.09.2020 in Kraft gesetzt. Die Kämmerei beabsichtigt die DA Anordnungs­wesen im Zusammenhang mit der Einführung des Rechnungsworkflows zu überarbeiten. Die Aktualisierungen weiterer Dienstanweisungen stehen noch aus.

Bei den im Bericht dargestellten Belegprüfungen handelt es sich überwiegend um abgeschlossene Prüfungsvorgänge. Zu einigen Vorgängen muss die Verwaltung noch tätig werden. Sachverhalte von besonderer Bedeutung wurden in der nichtöffentlichen Sitzung des Rech­­nungsprüfungsausschusses erläutert und können dem Bericht 03/2021 sowie der Nieder­schrift entnommen werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 09.06.2021 den Bericht 03/2021 zur Kenntnis genommen.

Die im Bericht dargestellten Prüfungsfeststellungen, zu denen die Verwaltung noch tätig werden muss, werden von der Rechnungsprüfung weiterverfolgt und hierzu im nächsten Bericht über die Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung, dauernden Über­wachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung, Prüfung von Buchungsbelegen berichtet.

Vorlage 0093/2021 – Bericht Nr. 01/2021

Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Sozialhilfeaufgaben (Leistungen nach dem SGB XII)

Der Rheinisch-Bergische Kreis ist örtlicher Träger der Sozialhilfe. Der Kreis hat die Aufgaben der Antragsannahme, Sachbearbeitung, Entscheidung und Zahlbarmachung der Sozialhilfe auf die Stadt Wermelskirchen delegiert. Die Ausgaben nach dem Dritten Kapitel SGB XII (Hilfe zum Lebensunterhalt) betrugen im Jahr 2020 rd. 325.000 € und nach dem Vierten Kapitel SGB XII (Grundsicherung) rd. 2.000.000 €. Auf die Unterhaltsheranziehung für Leistungsbezieher im Stadtgebiet Wermelskirchen entfielen rd. 134.000 €.

Geprüft wurde, ob die von der Stadt Wermelskirchen geleisteten Zahlungen nach dem Sozialgesetzbuch XII dem Grunde und der Höhe nach den rechtlichen Vorschriften entsprachen und die Zuständigkeit der Stadt Wermelskirchen für die Gewährung der Sozialhilfe gegeben war. Hierzu erfolgte eine Prüfung der Fallakten und ein Abgleich mit den Meldedaten. Weiter wurde geprüft, ob die Heranziehung Zahlungspflichtiger mit dem erforderlichen Nachdruck erfolgte. Ebenfalls war die Einhaltung der Dienstanweisung zur Ausführung des Security-Konzeptes im Rahmen des ADV-Verfahrens Sozialwesen NW in der Stadt Wermelskirchen vom 06.06.2019 Bestandteil der Prüfung.

In den geprüften Fällen erfolgte die Leistungsgewährung grundsätzlich nach den rechtlichen Vorgaben. Die Prüfungsfeststellungen waren nicht gravierend und wurden noch während des Prüfungszeitraumes ausgeräumt.

Das Prüfungsergebnis über die Prüfung der Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Sozialhilfeaufgaben wurde der Verwaltung mit Prüfungsbericht Nr. 1/2021 mitgeteilt. Es ergaben sich keine Prüfungsfeststellungen, zu denen eine Stellungnahme der Verwaltung erforderlich war.

Mit Erlass vom 23.12.2013 teilte das Ministerium für Arbeit, Integration und Soziales des Landes NRW den örtlichen Trägern der Sozialhilfe mit, dass die Verpflichtung besteht, die erstatteten Ausgaben nachzuweisen und durch Prüfung zu gewährleisten, dass die Ausgaben begründet und belegt sind und den Grundsätzen der Sparsamkeit entsprechen. Um dieser Prüfpflicht nachzukommen, müssen die Träger der Sozialhilfe ihrem Jahres­nachweis über die Nettoausgaben des Vorjahres ein Testat der örtlichen Rechnungs­prüfung beifügen. Von den Kommunen als Delegationsnehmer wird ein sogenanntes Untertestat bezüglich der Einnahmen, die sich auf Leistungen nach dem 4. Kapitel SGB XII auswirken, verlangt.

Für das Jahr 2020 übermittelte der Rheinisch-Bergische Kreis mit Schreiben vom 19.01.2021 eine Aufstellung der Einnahmen über das von der Stadt Wermelskirchen bewirtschaftete Vierte Kapitel SGB XII. Die Aufstellung war vom Fachamt abgleichend zu prüfen, mit dem Jahresnachweis zu bestätigen und von der Rechnungsprüfung zu testieren.

Das Testat wurde am 04.02.2021 erteilt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich in seiner Sitzung am 09.06.2021 den Prüfungs­­­feststellungen des Rechnungsprüfungsamtes zum Prüfbericht Nr. 01/2021 angeschlossen. Die Prüfungsfeststellungen sind bereits während der Prüfung ausgeräumt worden, so dass eine Stellungnahme der Verwaltung nicht erforderlich war.

Die Prüfung ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0096/2021 - Bericht Nr. 02/2021

Prüfung von Vergaben im Rechnungsjahr 2020

Die im Rechnungsjahr 2020 durchgeführten Vergabeprüfungen wurden im Bericht Nr. 02/2021 zusammengefasst dargestellt. Diese Prüfungen stellen eine Pflichtaufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung dar. Es wurden 241 Vergaben mit einem Auftrags­volumen von rd. 13 Mio. € geprüft.

Zum 01.11.2018 ist die überarbeitete Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Wermelskirchen in Kraft getreten. Diese trifft Regelungen zum Ablauf der Vergabe­verfahren und zur Einbindung der Zentralen Vergabestelle (ZVS) und legt Wertgrenzen für die einzelnen Vergabearten fest. In der Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Wermelskirchen wurden die Wertgrenzen in Anlehnung an den Kommunalen Vergabe­erlass ab 14.08.2020 angepasst/erhöht.

Im Zusammenhang mit der Erhöhung der Wertgrenzen für freihändige Vergaben und Ver-handlungsvergaben auf 100.000 € hat die Rechnungsprüfung darauf hingewiesen, dass die Kommunalen Vergabegrundsätze dies zwar zulassen, gleichzeitig fordert der Erlass des Landes bei öffentlichen Aufträgen, die Vorschriften des Korruptions­bekämpfungs­gesetzes NRW zu beachten. Zur Vermeidung von Manipulationen sind entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen. Diese Maßnahmen wurden festgelegt und teilweise bereits umgesetzt. So wurden Inhouse-Schulungen zum Vergaberecht und zur Korruptionsprävention durchgeführt. Bei Auftragsvergaben ab 50.000 € ist die ZVS zu beteiligen und eine Submission durchzuführen.

Bei der Vergabeprüfung 2020 war festzustellen, dass Vergaben, die über die ZVS abgewickelt wurden, grundsätzlich rechtmäßig waren. Die überwiegenden Prüfungs­feststellungen im Bereich Technik betrafen die Vergaben zwischen 10.000 € und 50.000 € bzw. Vergaben, die ohne Beteiligung der ZVS durchgeführt wurden.

Bei den im Bericht dargestellten Belegprüfungen handelt es sich überwiegend um abgeschlossene Prüfungsvorgänge. Zu einigen Vorgängen muss die Verwaltung noch tätig werden. Sachverhalte von besonderer Bedeutung wurden in der nichtöffentlichen Sitzung des Rech­­nungsprüfungsausschusses erläutert und können dem Bericht 02/2021 sowie der Nieder­schrift entnommen werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 09.06.2021 den Bericht 02/2021 zur Kenntnis genommen.

Die im Bericht dargestellten Prüfungsfeststellungen, zu denen die Verwaltung noch tätig werden muss, werden von der Rechnungsprüfung weiterverfolgt und hierzu im nächsten Bericht über die Prüfung von Vergaben berichtet.

Vorlage 0109/2021 - Bericht Nr. 05/2021

Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung bei Durchführung der Finanz­buchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung im Rechnungsjahr 2020

Die im Rechnungsjahr 2020 durchgeführte Prüfung der DV-Programme wurde im Bericht Nr. 05/2021 zusammengefasst dargestellt.

Bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung müssen die Programme vor ihrer Anwendung von der Rechnungsprüfung geprüft werden. Dies gilt auch für Zulieferprogramme außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs, in denen finanzrelevante Daten verarbeitet werden.

Der Prüfung der finanzrelevanten Programme vor ihrer Anwendung konnte in den letzten Jahren nicht ausreichend entsprochen werden. Hierüber hat das Rechnungsprüfungsamt den Rechnungsprüfungsausschuss und den Rat der Stadt unterrichtet. Es wird auf die Vorlagen 0189/2018, 0036/2019 sowie 0027/2020 verwiesen.

Erhebliche Rückstände in der Programmprüfung betrafen insbesondere die Jahre 2018 und 2019 nach Einführung der neuen Finanzsoftware INFOMA. Auch für das Jahr 2020 bleibt festzuhalten, dass die Rechnungsprüfung ihre gesetzlichen Verpflichtungen nach § 104 Abs. 1 GO NRW nicht vollumfänglich erfüllen konnte. Die Anwendungsprüfung für das Modul INFOMA Veranlagungswesen ist noch nicht erfolgt und für das Jahr 2021 geplant. Bei der Programmprüfung INFOMA Finanzverfahren und Kasse konnte eine umfassende Salden­prüfung der Bilanzkonten sowie der Debitoren- und Kreditorenposten noch nicht erfolgen. Diese wird in 2021 im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2018 von dem mit der Jahresabschlussprüfung beauftragten Wirtschaftsprüfer vorgenommen.

Die IT-Prüfung der Jugendamtssoftware LogoData mit den Modulen „Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz“ und „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ wurde nach Beschluss­fassung in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.12.2020 an einen externen Prüfer vergeben. Nach Abschluss der Prüfung hat die örtliche Rechnungsprüfung auf Basis des Prüf­berichtes des externen Prüfers die Unbedenklichkeit des Verfahrenseinsatzes bescheinigt.

Die Möglichkeit einer interkommunalen Zusammenarbeit der IT-Prüfung mit dem Rechnungs­­­prüfungsamt des Rheinisch-Bergischen Kreises wurde geprüft, wird aber seitens der Arbeits­gemeinschaft der Hauptverwaltungsbeamten nicht weiter verfolgt. Über die Gründe wurde der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 09.06.2021 von der Bürgermeisterin informiert.

Mit dem Rechnungsprüfungsamt der SIT wurde Kontakt aufgenommen, mit dem Ziel, den Prüfauftrag der SIT auszuweiten. Dies wurde mangels Kapazitäten für die Anwendungs­prüfung von dort verneint.

Zukünftig ist zu Beginn einer einführungsbegleitenden Prüfung zu klären, ob das jeweilige Programm unter die Zulassungspflicht der gpaNRW fällt. Wenn dies der Fall ist, ist bei der Beschaffung der Software darauf zu achten, dass diese über eine Zulassung verfügt. Bei Programmen, die nicht unter die Zulassungspflicht der gpaNRW fallen, sollte aus Sicht der Rechnungsprüfung die Software nach erfolgter Programmsystemprüfung vorrangig über die SIT bezogen werden. Falls dies nicht möglich bzw. sinnvoll ist, sollte bei der Beschaffung auf ein entsprechendes Softwarezertifikat geachtet werden.

Bei Softwarebeschaffungen ist zukünftig individuell zu entscheiden, ob eine Programm­prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt möglich ist. Im Falle der durch die gpaNRW zugelassenen Verfahren ist dies für die Anwendungsprüfung grundsätzlich denkbar. Gleiches gilt für Softwareverfahren, bei denen durch das RPA der SIT eine Programm­systemprüfung erfolgt ist. Bei Verfahren, die am Markt erworben werden, ist für die IT-Prüfung (Programmsystem- und Anwendungs­prüfung) die Beauftragung eines Dritten sinnvoll. Hierzu sind Vergleichs­angebote, z.B. bei der gpaNRW, der SIT und externen Dritten, einzuholen. Die Entscheidung über die jeweilige Beauftragung eines Dritten trifft auf Vorschlag der Rechnungs­­prüfung gem. § 104 Abs. 6 GO NRW der Rechnungs­prüfungs­ausschuss.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 09.06.2021 den Bericht 05/2021 zur Kenntnis genommen.

Finanzielle Auswirkungen:

Ja

Nein

Finanzielle Absicherung der Ausgaben bei:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs-/ Herstellungskosten einschl. MWSt.)

Zur Verfügung stehende Mittel: Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Auswirkungen auf das Haushaltssicherungskonzept: (bei Ja: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Wenn Ja, welche: