Vorlage - 0135/2021  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt gem. § 105 Abs. 7 GO NRW die gegenüber der GPA und der Aufsichtsbehörde abzugebende Stellungnahme in der vorgelegten Form.

Der Amtsleiter des Amtes für Jugend, Bildung und Sport hat den Prüfungsbericht der Gemeindeprüfungsanstalt bezüglich Staatszuweisungen im Bereich der Offenen Ganztagsschulen in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 09.06.2021 erläutert und Fragen der Ausschussmitglieder beantwortet. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den GPA-Bericht und die Stellungnahme der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis genommen.

Sachverhalt:

Die Stadt Wermelskirchen ist Trägerin von fünf Grundschulen. Zwei Grundschulen betreibt sie in Form von Verbünden mit je zwei Standorten. Alle Grundschul-Standorte besitzen den Status einer offenen Ganztagsschule (OGS). Die außerunterrichtlichen Betreuungsleistungen führen freie Träger durch. Die Stadt Wermelskirchen erhält für den Betrieb der außerunterrichtlichen Ganztagsangebote Landesmittel. Daneben setzt sie kommunale Zuschüsse für die Finanzierung der OGS ein. Die Stadt beteiligt die Erziehungsberechtigten der teilnehmenden Kinder durch die Erhebung von Elternbeiträgen an der Finanzierung der Betreuungsangebote.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) hat die zweckgemäße Verwendung der Landesmittel sowie der kommunalen Zuschüsse im Schuljahr 2018/2019 in der Zeit vom 16. November 2020 bis 18. November 2020 geprüft. Der Prüfungsbericht der gpaNRW ist der Vorlage 0075/2021 für den Rechnungsprüfungsausschuss als Anlage beigefügt.

Die gpaNRW hat zu unterschiedlichen Bereichen Feststellungen getroffen und Empfehlungen ausgesprochen. Beanstandungen haben sich keine ergeben.

Der Prüfungsbericht ist gem. § 105 Abs. 6 GO NRW seitens der Bürgermeisterin dem Rechnungsprüfungsausschuss zusammen mit einer Stellungnahme des Fachamtes zu allen Feststellungen und Empfehlungen zur Beratung vorzulegen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Rat über das Ergebnis seiner Beratungen zu unterrichten. Dies erfolgt in Form der Niederschrift aus dem Rechnungsprüfungsausschuss und entsprechender Mitteilung in der Sitzungsvorlage an den Rat.

Der Rat beschließt gem. § 105 Abs. 7 GO NRW über die gegenüber der GPA und Aufsichtsbehörde abzugebende Stellungnahme in Bezug auf die im Prüfungsbericht enthaltenen Feststellungen und Empfehlungen in öffentlicher Sitzung innerhalb einer dafür bestimmten Frist. Um die von der GPA gesetzte Frist bis zum 16.07.2021 einzuhalten, ist der Ratsbeschluss in der Sitzung des Rates am 28.06.2021 einzuholen.

Zusammengefasst führt die Prüfung zu folgendem Ergebnis:

Feststellung Seite Empfehlung Seite

Zuwendungen für die Durchführung außerunterrichtlicher OGS-Angebote im Primarbereich

Feststellung F1

Die Zusammenarbeit der Stadt Wermelskirchen gestaltete sich mit zwei der drei im geprüften Schuljahr zuständigen Betreuungsträger konstruktiv und vertrauensvoll. Die Kooperation mit dem Betreuungsverein Hünger e.V. war dagegen von Problemen gekennzeichnet. Die gpaNRW hat auf Seiten dieses Trägervereins administrative bzw. zuwendungsrechtliche Mängel festgestellt. Wir bewerten die zum 31. Juli 2019 erfolgte Kündigung des Kooperationsvertrages durch die Stadt daher als konsequent und sachgerecht.

Keine Empfehlung.

Stellungnahme des Fachamtes nicht erforderlich.

Feststellung F2

Die administrative Abwicklung der OGS-Angelegenheiten durch die Verantwortlichen

der Stadt bewerten wir in der Gesamtschau als gut. Insbesondere auf Ebene der Stichtagsmeldung und der Trägernachweise erkennen wir aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.

Empfehlung E2

Wir empfehlen der Stadt, die bestehenden Informationsdefizite auf Ebene der Stichtagsmeldung und der Trägernachweise durch die Definition weiterer Standards zu beheben.

Stellungnahme des Fachamtes zu F2 und E2

Die Empfehlungen werden zukünftig umgesetzt. Insbesondere werden die Meldungen der Kinder aus Flüchtlingsfamilien konkretisiert, die Schulleitungen verstärkt in das Verfahren eingebunden und die inhaltlichen Beschreibungen für den Verwendungsnachweis konkreter abgefragt.

Feststellung F3

Die Stichtagsmeldung der Stadt weist gute Ansätze auf. Die von den Trägern

angeforderten Informationen gleichen die Verantwortlichen zudem mit eigenen

Daten ab. Unsere Prüfung hat auf Ebene der Kinder mit besonderem Förderbedarf gleichwohl Abweichungen zu den gemeldeten Zahlen aufgezeigt. Zudem erhält die Stadt für Kinder aus Flüchtlingsfamilien nicht alle benötigten Informationen.

Empfehlung E3.1

Die gpaNRW empfiehlt der Stadt Wermelskirchen, für Kinder aus Flüchtlingsfamilien zukünftig zusätzlich die Namen, die Zuzugsdaten und das OGS-Eintrittsdaten abzufragen.

Empfehlung E3.2

Die Schulleitungen sollten im Rahmen der Stichtagsmeldung die Zahl der Kinder mit Bedarf an sonderpädagogischer Förderung zukünftig bestätigen. Sie sollten zudem bestätigen, dass für diese Kinder entweder ein förmlicher Feststellungsbescheid oder ein Förderplan gem. § 21 Abs. 7 AO-SF vorliegt.

Stellungnahme des Fachamtes zu F3 und E3.1 und E3.2

Zukünftig werden die Abfragen zu den Kindern aus Flüchtlingsfamilien konkretisiert, in dem auch die Namen, die Zuzugsdaten und das OGS-Eintrittsdatum abgefragt werden. Ergänzend dazu werden die beschriebenen Bestätigungen bei den Schulleitungen abgefragt.

S

tellung Seite Empfehlung Seite

Feststellung F4

An einem der von uns überprüften OGS-Standorte haben zum Stichtag des Schuljahres 2018/2019 drei Kinder weniger als von der Stadt gemeldet die OGS besucht. Ein weiteres Kind besuchte die OGS häufig nur an drei Tagen pro Woche. Anerkennungsfähige Ausnahmegründe lagen nicht vor.

Stellungnahme des Fachamtes zu F4

Vergleichbare Abweichungen werden zukünftig erläutert.

Feststellung F5

Die Stadt Wermelskirchen bestätigt in ihrem Verwendungsnachweis die ordnungsgemäße

Weiterleitung, Verwendung und Prüfung der Landesmittel. Diese Bestätigungen sind weitgehend sachgerecht. Den Verwendungsnachweis für das Schuljahr 2018/2019 legte die Stadt der Bewilligungsbehörde jedoch nicht fristgerecht vor.

Empfehlung E5.1

Die Verantwortlichen der Stadt Wermelskirchen sollten konsequenter als bisher darauf bestehen, dass die Träger ihre Verwendungsnachweise fristgerecht vorlegen.

Empfehlung E5.2

Die Stadt Wermelskirchen sollte perspektivisch den 30. September eines jeden Jahres als Vorlagedatum für die Verwendungsnachweise der Träger bestimmen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F5 und E5.1 und E5.2

Das Vorlagedatum für die jährlichen Verwendungsnachweise wird auf den 30. September eines jeden Jahres gelegt. Die Einhaltung dieses Termins wird konsequenter überprüft. Die verspätete Vorlage des Verwendungsnachweises 2018/2019 ist durch den zusätzlichen Klärungsbedarf bei der Abrechnung für den Grundschulstandort Hünger entstanden.

Feststellung F6

Die Bestätigung der Stadt, die Landesmittel weitergeleitet zu haben, ist zutreffend. Sie hat den Trägern zudem die maßgebenden Bestimmungen des Zuwendungsbescheides auferlegt. An einer Stelle erkennen wir noch Optimierungspotenzial.

Empfehlung E6

Wir empfehlen der Stadt Wermelskirchen, den Trägern zukünftig anstelle der ANBest-G die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) aufzuerlegen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F6 und E6

Die Empfehlung der gpaNRW wird umgesetzt. Die OGS-Träger erhalten zukünftig als Ergänzung der Bescheide die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).

Feststellung F7

Die Träger haben die Landesmittel für die klassischen OGS-Angebote der Höhe nach zweckgemäß eingesetzt. Der Betreuungsverein Hünger e.V. hat die erhaltene Betreuungspauschale nicht vollständig verausgabt. An den übrigen OGS-Standorten haben die Träger den Nachweis der Pauschale gemeinsam mit den Ausgaben für die klassischen OGS-Angebote geführt. Wir konnten daher keine differenzierte Prüfung für die Betreuungspauschalen durchführen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F7

Im Rahmen der zukünftigen Verwendungsnachweise wird bei den Trägern eine gesonderte Darstellung der Kosten für die sog. „Betreuungspauschale“ eingefordert.

Feststellung F8

Die Stadt verfügte im Referenzzeitraum über keine ausreichenden Informationen zum Einsatz der Lehrerstellenkapitalisierung.

Empfehlung E8

Die Stadt sollte von den Betreuungsträgern zukünftig gesonderte Informationen über die Verwendung der kapitalisierten Lehrerstellen sowohl dem Grunde als auch der Höhe nach verlangen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F8 und E8

Die Empfehlung wird zukünftig beachtet.

Feststellung F9

Die Bestätigung der Stadt, die zweckgemäße Verwendung der Landesmittel geprüft zu haben, ist sachgerecht. Die Beantwortung wichtiger zuwendungsrechtlicher Fragestellungen kam jedoch zu kurz.

Empfehlung E9

Wir empfehlen der Stadt Wermelskirchen, den Fokus bei der Prüfung der Trägernachweise stärker als bisher an zuwendungsrechtlichen Fragestellungen auszurichten. Dies gilt insbesondere für die Prüfung der Personalausgaben.

Stellungnahme des Fachamtes zu F9 und E9

Die Prüfung der Personalausgaben wird perspektivisch stärker an den zuwendungsrechtlichen Fragestellungen ausgerichtet, um feststellen zu können, ob die weitergeleiteten Landesmitteln zuzüglich des Pflicht-Eigenanteils der Stadt zuwendungsfähige Ausgaben in mindestens gleichem Umfang entsprechen.Prüfung 

rägernachweise wird zukünftigeststellung Seite Empfehlung Seite

Feststellung F10

Die Verwendungsnachweise der Träger wiesen neben guten Ansätzen zum Teil auch Transparenzdefizite auf. Dies gilt für die inhaltliche Beschreibung der erbrachten Betreuungsleistungen und auch für die zahlenmäßigen Nachweise.

Empfehlung E10.1

Wir empfehlen der Stadt, von den Betreuungsträgern zukünftig neben einem zahlenmäßigen Nachweis auch die Vorlage eines Sachberichtes je OGS-Standort zu verlangen. Sie könnte in diesem Zusammenhang den Verwendungsnachweisvordruck entsprechend ergänzen und sich an den im Bericht genannten Mindeststandards orientieren.

Empfehlung E10.2

Die Stadt Wermelskirchen sollte zukünftig von allen Trägern verlangen, die zweckgemäße Verwendung der Betreuungspauschalen gesondert nachzuweisen. Dazu zählt, dass die Träger die erbrachten Betreuungsleistungen im Sachbericht inhaltlich beschreiben und zudem differenziert zahlenmäßig belegen.

Empfehlung E10.3

Wir empfehlen der Stadt, von den Trägern zukünftig standardisierte Informationen bezüglich der Qualifikation und der Art der Tätigkeit des Betreuungspersonals zu verlangen.

Empfehlung E10.4

Die gpaNRW empfiehlt der Stadt, den Verwendungsnachweisvordruck um einen Overheadausgabennachweis zu ergänzen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F10 und E10.1, E10.2, E10.3 und E10.4

Im Rahmen der Verwendungsnachweise werden die Träger zukünftig aufgefordert, einen entsprechenden Sachbericht anzufertigen. Auch soll neben dem gesonderten Nachweis der Betreuungspauschale eine inhaltliche Beschreibung dieser Ausgaben erfolgen. Nachweise über die Qualifikation des Personals werden angefordert. 

Feststellung F11

Die Kooperationsverträge der Stadt Wermelskirchen enthalten alle wesentlichen Aufgaben, Rechte und Pflichten der Partner. Sie entsprechen den zuwendungsrechtlichen Vorgaben weitgehend. Wir haben aber auch noch Optimierungspotenzial erkannt.

Empfehlung E11.1

Wir empfehlen der Stadt Wermelskirchen, die Bestimmungen über den Einsatz der Lehrerstellen in den Kooperationsverträgen zu modifizieren.

Empfehlung E11.2

Darüber hinaus könnte die Stadt auch die in diesem Bericht beschriebenen Standards für die Verwendungsnachweise der Träger zum Bestandteil der Verträge machen.

Stellungnahme des Fachamtes zu F11 und E11.1 und E11.2

Die von der gpaNRW vorgeschlagenen Formulierungen werden im Rahmen der zukünftigen Vertragsneugestaltung übernommen. Es ist vorgesehen, bestehende Kooperationsvereinbarung durch Zusatzvereinbarungen zu ergänzen. Ein dringender Handlungsbedarf wird von der gpaNRW allerdings nicht gesehen.

Anlage: keine