Vorlage - 0276/2023  

Beschluss:

Um die kurzfristig zugewiesenen Fördermittel verwenden zu können, beauftragt der Rat der Stadt Wermelskirchen die Verwaltung mit der kurzfristigen Vergabe von Leistungen zur Errichtung von insgesamt 15 Sirenenstandorten.

Der Rat der Stadt stellt Mittel in Höhe von 252.280 € für die Auftragsvergabe überplanmäßig zur Verfügung. Die Deckung erfolgt durch Zuweisungen bzw. Einsparungen bei anderen Maßnahmen.

Sachverhalt:

Management Summary:

Es wurden Förderanträge für 15 Sirenen gestellt. Sehr überraschend und kurzfristig wurden alle 15 mit einer Summe von insgesamt 70.300,00 € gefördert. Die Zuweisungen müssen bis zum 31.12.2023 !! verausgabt sein. Der Verwendungsnachweis (betriebsfertige Errichtung) kann bis zum 30.06.2026 erfolgen. Die Auftragsvergabe und die notwendige Zahlung kann nur über eine Vertragserfüllungsbürgschaft erfolgen. Die vergaberechtlichen Möglichkeiten wurden unter dem Aspekt der außerordentlichen Dringlichkeit als umsetzbar eingeschätzt.

Die Kosten dieser Maßnahme belaufen sich auf 212.000,00 € netto = 252.280 € brutto. Als Nebenfolgen sind Nachträge möglich. Diese können nur schätzungsweise mit ca. 15 bis 20 % angegeben werden.

Historie:

Aus §3 Abs. 1 des Brandschutz-, Hilfeleistungs- und Katastrophenschutzgesetzes NRW (BHKG) leitet sich die Zuständigkeit der Gemeinde für die Warnung der Bevölkerung ab. Bereits im Haupt- und Finanzausschuss, sowie in weiteren Sitzungen des Arbeitskreises Brand- und Katastrophenschutz, war über die umfassenden Planungen der Verwaltung im Themenbereich Bevölkerungswarnung und –information berichtet worden. Die Kostenschätzung für das Gesamtprojekt „Sirenennetz Wermelskirchen“ beläuft sich auf 1.000.000,00 €. (vgl. Sitzung HUF 13.06.2022). Die Schätzung vereint alle Kosten wie Planungskosten, Errichtungskosten, Systemkosten usw.

Die erste Grobplanung eines Planungsbüros sah für das Stadtgebiet Wermelskirchen 43 Sirenenstandorte vor. Das Grobkonzept des Amtes 37 sieht ca. 20-25 Standorte vor. Mit Blick auf die finanziellen Auswirkungen und die allgemeine angespannte Situation im Sirenenmarkt wurden als erster Schritt insgesamt 15 Standorte festgelegt, die eine größtmögliche Erreichbarkeit der Bevölkerung abbilden. Aufgrund der hohen Auslastung der Stabsstelle Krisenmanagement durch die andauernden Krisensituationen sowie weiteren Verpflichtungen in den Ämtern 37 und 65 konnte das Projekt nicht mit höchster Priorität bearbeitet werden.    

Im Mai 2023 hat das Land NRW überraschenderweise ein Förderprogramm für Sirenen aufgelegt. Die Stadt Wermelskirchen hat in diesem Zusammenhang umgehend für jeden der 15 Standorte einen Förderantrag gestellt, obwohl die Chance auf eine Zuteilung als äußerst gering eingestuft wurde.

Aus Kapazitätsgründen bei den Ämter 37 und 65 wurde im Juli 2023 ein Fachplaner mit der Standortplanung der genannten 15 Sirenen beauftragt. Die Standortplanung ist allerdings zum heutigen Zeitpunkt noch nicht so weit vorangeschritten, dass eine Detailplanung zu jedem Standort vorliegt.       

Im November 2023 traf eine völlig überraschende Zuteilung von 40% der ausgelobten Fördersummen (insgesamt 70.300,00 €) ein. Problematisch ist neben der schwierigen Marktlage, dass das Förderprogramm eine zweckgebundene, kassenwirksame Verausgabung der Mittel bis spätestens zum 31.12.2023! vorsieht. Dies ist in der Kürze der Zeit nur durch eine Vertragserfüllungsbürgschaft des Auftragnehmers möglich. Darüber hinaus muss eine Ausschreibung in einem Dringlichkeitsverfahren mit einem Musterleistungsverzeichnis je Standort erfolgen.  

Lösungsvorschlag:

Um die komplette Fördersumme erhalten zu können, werden 13 dachmontierte Sirenen und zwei freistehende Mastsirenen anhand von Musterleistungsverzeichnissen in einem Dringlichkeitsverfahren ausgeschrieben. Die Auftragnehmer müssen eine Vertragserfüllungsbürgschaft beibringen, bevor die Auftragssumme noch vor dem 31.12.2023 ausgezahlt wird.

Es ist zu beachten, dass die Leistungsbeschreibung nicht standortspezifisch erfolgen kann. Es sind daher Nachträge möglich, die durch standortspezifische Besonderheiten zustande kommen. Außerdem sind weitere geplante Funktionsmerkmale wie Solarpufferung und eine Zustandsüberwachung der einzelnen Sirenen nicht Teil der anstehenden Ausschreibung, da diese zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht ausgestaltet werden können.

Stellungnahme der Kämmerei:

Es ist eine überplanmäßige Mittelbereitstellung erforderlich. In 2023 stehen 100.000 € (Ermächtigungsübertragung aus 2022) zur Verfügung, die teilweise durch den Planungsauftrag gebunden sind. Es stehen 70.300 € aus den Fördermitteln zur Verfügung. Im Übrigen können Einsparungen aus anderen Maßnahmen zur Deckung genutzt werden. Die Mittel wurden bereits vor der Bewilligung der Förderanträge durch das Fachamt für den Doppelhaushalt 2024/2025 angemeldet. Es bestehen auch nach Rücksprache mit dem Rechnungsprüfungsamt keine Bedenken gegen die Auszahlung in 2023 gegen Vorlage einer Vertragserfüllungsbürgschaft.

Anlage/n: