Sachverhalt:
Die FDP-Fraktion bittet um die Beantwortung folgender Fragen:
1. Aktuelle Bauvorhaben
- Welche Bauvorhaben sind für das laufende und kommende Jahr wie priorisiert?
- Nach welchen Kriterien wurden die Bauvorhaben priorisiert und welche Gewichtung der Kriterien wurde zur Priorisierung angewandt? (Gerne in Tabellenform)
- Welche Bauprojekte sind aktuell in der Umsetzung befindlich und welche sind bereits der Planung? Bei welchen Projekten ist mit einer Fertigstellung in diesem oder dem kommenden Jahr zu rechnen? (Gerne in Tabellenform)
Antwort:
In angehängter Tabelle sind alle großen Baumaßnahmen für die Jahre 2024 und 2025 einschließlich der derzeitigen Bearbeitungsstände und geplanter Projektabschlüsse aufgeführt. Diese Liste dient sowohl für die innere Arbeitsplanung im Fachamt als auch der Anmeldung der erforderlichen Mittel für den Doppelhaushalt 2024/2025.
Grundsätzlich werden alle anstehenden Projekte bei der Planung nach den bautechnischen und gesetzlichen Erfordernissen geplant, wobei ein Hauptaugenmerk auf die Sicherstellung der Betreiberverantwortung gelegt werden muss.
Anzumerken ist auch, dass im Laufe der Haushaltsjahre immer wieder zusätzliche Verpflichtungen von innen und/oder außen an die Fachämter herangetragen werden, die dann in die Projektprioritäten eingearbeitet werden müssen. Somit verändert sich diese Liste stetig und Prioritäten können und müssen verschoben werden.
Ebenfalls angehängt ist eine tabellarische Aufstellung der anstehenden Straßenbauprojekte.
2. Aktueller Stand der Personalsituation
- Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen der Stadtverwaltung derzeit für die Planung und Umsetzung von Bauvorhaben zur Verfügung?
Antwort:
Für die reine Bearbeitung von größeren Bauprojekten (Sachgebiet 65.1) stehen 4,77 VZÄ zur Verfügung. Für die Bearbeitung von Sanierungen, aber auch für die allgemeine Bauunterhaltung – das heißt alltäglich auftretende Schäden – stehen im Sachgebiet 65.3 nochmals 3,74 und 3,2 VZÄ im Sachgebiet 65.3 zur Verfügung.
- Wie viele offene Stellen gibt es derzeit in diesem Bereich?
Antwort:
Insgesamt 3.0 Stellen (0.5 Stelle Sachgebietsleitung Bauprojekte, 0.5 Stelle Tiefbau/Wasserrecht - vorgesehen im Stellenplan 2024/2025), 1.0 Leitung Großprojekte, 1.0 Bauunterhaltung (als Ersatz für die Stelle Brandschutz im Stellenplan 2024/2025)
3. Ressourcenzuordnung
- Wie stellt die Verwaltung sicher, dass personelle Ressourcen effizient und zielgerichtet eingesetzt werden?
Antwort:
- Regelmäßige Teambesprechungen -> transparente Planungssicherheit
- Analyse der vorhandenen Kompetenzen und Abgleich mit Anforderungen,
- Regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeitenden
- Flexibilisierung von Arbeitszeitmodellen Nutzung von Software zur Projektplanung
- Welche Projekte wurden/werden aufgrund von Personalmangel verschoben oder vorzeitig abgebrochen?
Antwort:
Durch die Vielzahl an Projekten musste im Vorfeld der Haushaltsplanungen stark priorisiert werden. Auf Grundlage der für die Projekte benötigten Ressourcen und im Abgleich mit dem vorhandenen Personal wurden im Haushalt all jene Projekte angemeldet, die realistisch durchführbar sind. Alle weiteren Projekte werden zunächst zurückgestellt und finden dann in den Folgejahren Berücksichtigung. Zu Projektverschiebungen kommt es daher in der Regel (Ausnahmen sind lange Krankheitsausfälle) nicht durch fehlendes Personal, sondern durch anderweitig verursachte Verzögerungen (z. B. erfolglose Ausschreibungen von Leistungen an Dritte).
4. Auswirkung auf Pflichtaufgaben
- Wie wirkt sich die aktuelle Personalsituation auf die Erfüllung gesetzlicher Pflichtaufgaben aus?
Pflichtaufgaben in diesem Sinne sind:
- Bau der Gesamtschule
- Bau und Sanierung von weiteren Schulen
- Ausbau von Offenen Ganztagsschulen
- Bau und Sanierung von Kindertagesstätten
- Umsetzung des Brandschutzbedarfsplans
- Straßeninstandhaltung
- Welche konkreten Schritte plant die Verwaltung, um sicherzustellen, dass diese umfassend, frist- und fachgerecht erfüllt werden?
Antwort:
Der aktuell bestehende o.g. Personalmangel wirkt sich auf die genannten Projekte momentan nicht aus, weil die nicht besetzten und geplanten Stellen bei der Projektplanung Berücksichtigung gefunden haben. Projektverzögerungen ergeben sich aus Gründen, die bei der Planung nicht absehbar waren, wie z.B. Einflussfaktoren von außen oder aktuelle Ereignisse.
Die oben genannten „Pflichtaufgaben“ sind, wie bereits erwähnt, nur ein Teil der Einflussfaktoren auf die Priorisierung der anstehenden Projekte. Unter Pflichtaufgaben versteht sich unter anderem vor allem die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung (z.B. Sicherstellung des ordnungsgemäßen Brandschutzes, des sicheren Bauzustandes des Gebäudes und der regelmäßigen Wartung). Diese Aufgaben werden entsprechend ebenfalls priorisiert, tauchen aber nicht als Großprojekte einzeln in der Haushaltsaufstellung auf.
Bei der Planung der Maßnahmen und Erstellung von Prioritäten ist immer auch eine personelle Planung im Hintergrund aktiv, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen mit dem vorhandenen Personal auch geleistet werden können.
5. Finanzielle Aspekte
- Welche finanziellen Mittel oder Förderprogramme werden gezielt zur Aufstockung des Personals für Bauprojekte genutzt?
Antwort:
Aktuell wurden 35.000 Euro aus dem laufenden Haushalt für die Beauftragung eines Headhunters zu Besetzung der Stelle der „Sachgebietsleitung Stadtplanung“ in Amt 61 zur Verfügung gestellt.
6. Strategische Planungen
- Welche langfristigen Strategien verfolgt die Verwaltung zur Sicherstellung einer ausreichenden personellen Ausstattung für zukünftige Bauprojekte?
Antwort:
- Strategische Personalplanung
- Motivation durch Delegation
- Gesunderhaltung der Mitarbeitenden durch BEM-Angebote und BGM-Angebote
- Regelmäßige Fortbildungsprogramme
- Mitarbeitergespräche
- Modernisierung der Stellenausschreibung, Nutzung unterschiedlicher Portale und neuer Wege (z. B. Ausschreibung auf Uni-Portalseiten), zügige Personalauswahlverfahren
- Nutzung sämtlicher Social-Media-Kanäle, um die Erreichbarkeit zu erhöhen und sich als moderne Arbeitgeberin zu präsentieren, zukünftig verändertes Recruiting und Content-Marketing nach Besetzung der neuen Social-Media-Stelle
- Keine Wiederbesetzungssperre, sondern stattdessen nach Möglichkeit zweitweise überlappende Beschäftigung von altem und neuem Mitarbeitenden
- Prozessaufnahme als Nutzung von Wissenstransfer und Effektivitätssteigerung
- Aufbau einer Arbeitgebermarke
Welche Partnerschaften mit möglichen externen Gesellschaften und Dienstleistern plant die Stadt um personelle Engpässe zu überbrücken?
Antwort:
Bei vielen, vor allem den großen Maßnahmen bedient sich die Verwaltung externer Dienstleister. Im Baubereich sind das vor allem Planungsbüros für die unterschiedlichen Gewerke, ohne die eine Abwicklung großer Projekte nicht möglich wäre, da es nicht wirtschaftlich ist das erforderliche Fach- und Spezialwissen vor Ort vorzuhalten. Als Beispiel sei hier genannt, dass beim Bau des neuen Feuerwehrgerätehauses ca. 17 Planungsbüros unterschiedlicher Fachrichtungen beteiligt waren.
