Beschlussvorschlag:

Der Rat überträgt der Werkleitung bzw. dem Bürgermeister versuchsweise für die Dauer eines Jahres die Ermächtigung zur Vergabe aller nach der Betriebssatzung im Werksausschuss zu beschließenden Auftragsvergaben unter den in der Vorlage näher erläuterten Voraussetzungen. Alle abweichenden Regelungen in den Vorschriften zur Vergabe von Aufträgen in der Stadt Wermelskirchen (z.B. DA für das Vergabewesen, Zuständigkeitsordnung, Betriebssatzung SAW, u.a.) finden für die Zeit dieses Pilotversuches keine Anwendung.

Nach Ablauf des Jahres ist über die Ergebnisse und Erfahrungen zu berichten, und über eine Weiterführung bzw. Ausdehnung zu beraten.

Sachverhalt:

In der Sitzung des Werksausschusses am 07.07.04 wurde im Zusammenhang mit den häufigen Beanstandungen des Rechnungsprüfungsamtes hinsichtlich der dort meist nur sehr eingeschränkt zur Verfügung stehenden Zeit zur Prüfung der Vergaben über eine Optimierung des Vergabeverfahrens diskutiert.

 

Zur Zeit wird der Werksausschuss im Regelfall an den zu realisierenden Abwasserprojekten in der Form beteiligt, dass die erforderlichen Mittel im Wirtschaftsplan zur Verfügung gestellt werden, und dass nach öffentlicher Ausschreibung die Vergabe an den günstigsten Bieter erfolgt. In der Zwischenphase erfolgt lediglich eine zusammenfassende Information zum Projektstand über den vierteljährlichen Controllingbericht.

 

Mit der Vergabe im Werksausschuss bündeln sich die Ausschreibungen zwangsläufig zwischen den Sitzungsterminen. Damit ist unter Berücksichtigung der gleichzeitig möglichst kurzen Zuschlagsfrist immer eine Angebotsprüfung unter Zeitdruck gegeben, die dann auch regelmäßig zu Beanstandungen des Rechnungsprüfungsamtes wegen zu später Vorlage und damit zu kurzer Prüffristen führt. Dabei ist erschwerend zu berücksichtigen, dass z.B. jeder Sondervorschlag eine vorher genau abgestimmte Zeitplanung über den Haufen werfen kann, weil die hier zu prüfenden Sachverhalte einen längeren Zeitrahmen benötigen.

 

Gleichzeitig macht die Vergabe im Ausschuss zumindest in den meisten Fällen überhaupt keinen Sinn, weil nach öffentlicher Ausschreibung an den günstigsten Bieter vergeben werden muss, wenn sich der Auftraggeber nicht regresspflichtig machen will. Insofern ist ein Entscheidungsspielraum speziell bei der Vergabe im Regelfall überhaupt nicht mehr gegeben.

 

Zur Vereinfachung des Verfahrens wird in Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagen, die Beteiligung des Werksausschusses versuchsweise in 2005 in etwas abgeänderter Form zu regeln. Dieser Versuch im Zuständigkeitsbereich des Werksausschusses soll über die Dauer eines Jahres zeigen, ob dieses “vereinfachte” Vergabeverfahren grundsätzlich geeignet ist, und wenn ja, ob es dann künftig auch in der restlichen Verwaltung eingesetzt werden kann.  

 

Das nachfolgend beschriebene Verfahren wurde im Werksausschuss am 07.07.04 mündlich auch schon so vorgetragen, und fanden dort durchaus breite Zustimmung.

 

Die Projektabwicklung unter Beteiligung des Werksausschusses soll in der einjährigen Versuchsphase wie folgt vorgenommen werden.

 

·         Der Werksausschuss und der Rat stellen wie bisher im Wirtschaftsplan die erforderlichen Mittel für die Projektrealisierung zur Verfügung (für die zeitgleich auszubauenden Straßen wäre hier dann der Ausschuss für Stadtentwicklung und Verkehr zuständig).

·         Die Werkleitung/Verwaltung erteilt nach Honoraranfrage unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes die Planungsaufträge.

·         In den Quartalsberichten des Controllings wird über die Projektstände im Werksausschuss berichtet.

·         Nach Erstellung der Entwurfsplanung erfolgt eine Beteiligung des Werksausschusses bei Projekten mit Gesamtkosten von mehr als 75.000,- € (Werthrenze). Hierbei werden die geplanten Projekte im Detail vorgestellt und beraten. Im Ergebnis soll der Werksausschuss einen Baubeschluss fassen, der die Werkleitung zur Ausführung des Projektes in der beratenen und beschlossenen Form beauftragt. Im Bereich des Straßenausbaus erfolgt dieser Baubeschluss wie bisher durch den StuV. Damit wird aus dem heutigen “Vergabeausschuss” sehr viel eher ein echter Fachausschuss.

·         Nach Baubeschluss durch den Ausschuss lässt die Werkleitung/Verwaltung die Ausführungspläne/Ausschreibungsunterlagen unter Berücksichtigung der Ausschussvorgaben erstellen, und führt anschließend das öffentliche Ausschreibungsverfahren durch.

·         Die eingereichten Angebote werden geprüft und für die Vergabeprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt vorbereitet. Da hierbei dann keine Einladungsfristen berücksichtigt werden müssen, erfolgt die Prüfung kontinuierlich und ohne Zeitdruck.

·         Das Rechnungsprüfungsamt prüft den Vergabevorschlag der Werkleitung/Verwaltung wie bisher, allerdings dann auch ohne massiven Zeitdruck, weil Einladungsfristen nicht mehr berücksichtigt werden müssen.

·         Anschließend erfolgt die Vergabe der Aufträge durch die Werkleitung/Verwaltung unter folgenden Voraussetzungen:

·         Die im Wirtschaftsplan/Haushalt zur Verfügung stehenden Mittel müssen für die Vergabe ausreichen. Hierbei sind die Grenzen einer Überschreitung nach den Regeln des § 12 der Betriebssatzung bzw. § 29 der GemHVO festzulegen, damit geringfügige Überschreitungen nicht schon zu einem aufwendigeren Verfahren führen.

·         Das Rechnungsprüfungsamt muss der vorgeschlagenen Vergabe zugestimmt haben.

·         Der Baubeschluss darf durch Sondervorschläge nicht in Frage gestellt werden (soweit sie denn berücksichtigt werden sollen!).

Sollte eine oder mehrere der vorstehenden Voraussetzungen nicht erfüllt sein, ist die Vergabeentscheidung wie bisher im nächsten Ausschuss herbeizuführen.

·         Durch ein ausreichendes Informationssystem ist sicherzustellen, dass der Ausschuss regelmäßig über die vorgenommenen Vergaben mit entsprechenden Detailangaben (ähnlich den Inhalten der heutigen Vergabevorlage) informiert wird.

 

Durch die vorgeschlagene Verfahrensweise wird gegenüber der heutigen Regelung eine kontinuierliche Projektbearbeitung ohne Zeitdruck bei der sehr wichtigen Angebots-/ und Vergabeprüfung sichergestellt. Desweiteren erhält der Ausschuss durch die Baubeschlüsse eine deutlich höhere Einflußnahme auf die Projekte selbst. Die reine Vergabe bietet diese Möglichkeiten aufgrund der formalen Vorschriften eindeutig nicht.

Durch die eindeutigen Voraussetzungen für die Vergabe ist gewährleistet, dass die Kontrollmechanismen nicht verloren gehen.

 

Zunächst ist vorgesehen, dieses Verfahren im Bereich der Vergaben des Werksausschusses für 1 Jahr zu testen. Hierbei ist ein überschaubarer Testbereich gegeben, der schon nach kurzer Zeit einen Überblick über die Ergebnisse bzw. die Verfahrenssicherheit zuläßt. Sollten die angestrebten Ziele ohne damit verbundene Nachteile wie erwartet erreicht werden, erscheint eine Ausdehnung auf die Vergabeverfahren der Gesamtverwaltung sinnvoll.

 

Abschließend sei noch darauf hingewiesen, dass eine Vielzahl von zertifizierten Betrieben heute schon in ähnlicher Weise verfahren und damit durchweg gute Erfahrungen gemacht haben.

 

Abweichende Regelungen in den Vorschriften zu Vergabeverfahren in der Stadt Wermelskirchen (z.B. DA für das Vergabewesen, Zuständigkeitsordnung, u.a.) finden in der Versuchsphase keine Anwendung.

Ende 2005 wird der Werksausschuss und der Rat über die Erfahrungen mit der geänderten Verfahrensweise informiert. Sollte das Verfahren dann dauerhaft eingeführt bzw. auch auf andere Bereiche ausgedehnt werden, müssen die vorgenannten Regeln dann auch geändert bzw. angepasst werden.

 

FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN:

Ja

X

Nein

FINANZIELLE ABSICHERUNG DER AUSGABEN BEI HAUSHALTSSTELLE:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs/Herstellungskosten einschl. MWSt.)

zur Verfügung stehende Mittel:  Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes Gegen den Vergabevorschlag bestehen - keine - Bedenken.

Ja

Nein

Datum, Unterschrift

Datum, Unterschrift