Vorlage - RAT/0539/2005
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Beschlussvorschlag: Der Werksausschuss nimmt die Informationen der Werkleitung zur erfolgreichen Implementierung eines QUM-Systems im Abwasserbetrieb und im Tiefbauamt (einschl. Betriebshof) zur Kenntnis. Sachverhalt: 1.
Einleitung: Am 20.10.2005 konnten der Abwasserbetrieb und das
Tiefbauamt (einschl. Betriebshof) nach etwa 3-jähriger Vorbereitungszeit und
einem 4-tägigen Zertifizierungsaudit durch die DQS GmbH (Deutsche Gesellschaft
zur Zertifizierung von Managementsystemen) nachweisen, dass sie die
hohen Anforderungen der weltweit gültigen Qualitäts-/ und Umweltnormen ISO 9001
und ISO 14001 erfüllen. Damit wurde erstmalig in NRW neben dem Abwasserbetrieb
mit dem Tiefbauamt und dem hier angesiedelten Betriebshof auch in einem
kommunalen Regiebetrieb ein privatwirtschaftliches Managementsystem erfolgreich
implementiert. Das Projekt wurde von der Landesregierung als
bedeutsames Pilotvorhaben eingestuft und dankenswerterweise finanziell
unterstützt. Die erforderliche Projektbearbeitung erfolgte im
Wesentlichen durch eine interne Projektgruppe, die sich aus Mitarbeitern der
Verwaltung zusammensetzte. Die fachliche Begleitung, Beratung und Moderation
der Projektgruppe wurde von der Abwasserberatung NRW übernommen, die damit ihre
umfangreichen Erfahrungen aus einer Vielzahl von vergleichbaren Pilotprojekten
im Abwasserbereich in die Projektarbeit einbringen konnte. 2.
Das
Projekt: Im Jahr 1998 wurde die Abwasserbeseitigung in
Wermelskirchen in Form einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung (Städtischer
Abwasserbetrieb) neu organisiert. Da die bis dato erfolgreiche Verknüpfung von
Straßen- und Kanalbau nicht aufgelöst werden sollte, wurde auf eine echte
Ausgliederung des Abwasserbetriebes verzichtet. Der Abwasserbetrieb beschäftigt
kein eigenes Personal, sondern bedient sich zur Erledigung seiner Aufgaben
gegen Verrechnung der Personalkosten des Personals der Stadtverwaltung. Damit
arbeiten die Mitarbeiter des Tiefbauamtes nach wie vor für beide Bereiche. Mit der im Jahr 2002 getroffenen Entscheidung zur
Einführung eines prozessorientierten Qualitäts-/ und Umweltmanagementsystems im
Abwasserbereich ergab sich damit zwangsläufig die Notwendigkeit, auch die
restlichen Fachbereiche des Tiefbauamtes (Straßen, Brücken, Garten- und
Parkanlagen, Sportanlagen, Spielplätze und Betriebshof) diesem Managementsystem
zu unterwerfen. Während für Abwasserbetriebe ein solches QUM-System fast schon
zum Stand der Technik zu zählen ist, wurde mit den Fachbereichen des Tiefbauamtes
in Form eines Regiebetriebes Neuland betreten. Deshalb konnte mit Unterstützung
der Abwasserberatung NRW erreicht werden, dass die Landesregierung dieses
Projekt als bedeutsames Pilotvorhaben einstuft und finanziell unterstützt. 3.
Der
Projektablauf: Zur Projektbearbeitung wurde ein internes Projektteam
mit insgesamt 7 Mitgliedern gebildet, dem neben Mitarbeitern aus den
verschiedenen Fachbereichen des Tiefbauamtes auch Vertreter der Kämmerei
(Kostenrechnung) und des Bauverwaltungsamtes angehörten. Dies war erforderlich,
weil die kaufmännischen und verwaltungstechnischen Aufgaben des
Abwasserbetriebes in diesen Ämtern abgewickelt werden. Die Beziehungen zu den
anderen Querschnittsämtern (Personal-/ Haupt-/Liegenschaftsamt etc) wurden über
entsprechende Schnittstellen im Projekt berücksichtigt, so dass diese Ämter
nicht ebenfalls den strengen Kriterien des QUM-Systems unterworfen werden
mussten. Die fachtechnische Moderation des Projektteams wurde von der
Abwasserberatung NRW übernommen. Im Projektteam wurden alle Prozesse der betroffenen
Bereiche ermittelt, erfasst und beschrieben. Hieraus entwickelte sich die
heutige Prozesslandkarte mit 10 Führungs-/ 9 Kern-/ und 7
Unterstützungsprozessen sowie ein Maßnahmenplan mit etwa 600 Einzelmaßnahmen. Nach umfangreichen Interviews der von den Prozessen
betroffenen Mitarbeiter wurden entsprechende Prozessanweisungen erstellt, in
denen die Grundlagen der Prozessbearbeitung detailliert beschrieben sind. Diese
Beschreibung erfolgte in Form von Prosatext, Ablaufdiagrammen und so genannten
Checklisten. Die Checklisten wurden im Projekt neu entwickelt und bieten den
Vorteil, dass alle Arbeitsschritte übersichtlich aufgelistet sind, und deren
Abarbeitung durch Datum und Namenskürzel dokumentiert werden kann. In der jetzt
folgenden Anwendung der Prozessanweisungen wird noch zu prüfen sein, ob die
dreifache Beschreibung so sinnvoll ist. Die Norm fordert hier nur eine
geeignete Beschreibung. Eine Reduzierung der PA würde den Pflegeaufwand
verringern und die Akzeptanz erhöhen. Nach Erstellung und Freigabe der Prozessanweisungen,
die dienstrechtlich im Übrigen wie Dienstanweisungen zu werten sind, war nun
nur noch das Handbuch zu erstellen und das damit beschriebene System
verbindlich einzuführen. Dies ist mit Unterschrift des Bürgermeisters und der
Werkleitung am 29.09.05 geschehen. 4.
Projektdaten: Die Vorbereitungszeit hat etwa 3 Jahre in Anspruch
genommen. Hierin ist eine Verzögerung von etwa 1 Jahr enthalten, die sich durch
eine längere Erkrankung und das spätere Ausscheiden der Projektleiterin ergeben
hat. Insgesamt sind etwa 3.200 Arbeitsstunden erbracht worden. Dabei sind auch
die Zeiten der immerhin 27 Interviews, des ersten internen Audits und des
Zertifizierungsaudits berücksichtigt. Die Kosten für die externe Begleitung
lagen bei etwa 90.000,- €. Die Kosten für die Erstzertifizierung bei etwa
9.000,- €. Von diesen Kosten werden etwa 56.000,- € vom Land NRW übernommen.
Den Rest teilen sich der Abwasserbetrieb und die Stadt entsprechend der
Mitarbeiteranteile. 5.
Ergebnisse: Im Zuge der Projekterstellung wurde bereits eine
Vielzahl von Verbesserungen erreicht. Nachfolgend sei hier nur eine kleine
Auswahl genannt. § Rechtswirksame Defizite in der Genehmigungsverfolgung
wurden erkannt und abgestellt § Unterweisungen der Mitarbeiter werden systematisch
durchgeführt und dokumentiert § Fehlende Sachkundeschulungen (z.B. Spielgeräte) wurden
durchgeführt § Der Winterdienst wurde komplett neu organisiert und
damit optimiert § Es wurde ein System zur Erfassung, Weiterleitung und
Auswertung von Bürgerbeschwerden installiert § … Letztendlich hat sich schon heute eine deutliche
Steigerung der Rechtskonformität und der Bearbeitungsqualität ergeben. Darüber
hinaus ist gerade in den letzten Wochen vor der Zertifizierung auch bei den
meisten Mitarbeitern ein Zuspruch zum System entstanden, der in Folge auch zu
einer Motivationssteigerung beiträgt. 6.
Zusammenfassung: Das im städtischen Abwasserbetrieb und im Tiefbauamt
der Stadt Wermelskirchen jetzt implementierte QUM-System ist sicherlich in
vielen Teilen noch nicht optimal und komplett. Es ist aber ja auch ein
lebendiges System, das, wenn es funktioniert, mit der Zeit der konkreten
Anwendung immer besser und runder wird. Das Interesse der Mitarbeiter und der Werkleitung,
die durch das System gegebene Chance zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und
zur Erhöhung der Rechtskonformität zu nutzen, ist auf jeden Fall vorhanden. 7.
Übergabe
des Zertifikats: Die Übergabe des erworbenen Zertifikats
soll am 13. Dezember 2005 im Ratssaal der Stadt Wermelskirchen durch Herrn Staatssekretär Dr.
Alexander Schink vom Ministerium für Umwelt und Naturschutz, Landwirtschaft und
Verbraucherschutz des Landes NRW persönlich vorgenommen werden. Durch eine begleitende Informations-Veranstaltung
sollen die Ergebnisse des Pilot-Projektes einer breiten Öffentlichkeit
zugänglich gemacht werden. Das vorgesehene Programm wird durch die
Abwasserberatung NRW an über 1000 Adressen, d.h. alle Bürgermeister in NRW
sowie Leiter von Stadtwerken, Abwasserbetrieben und Tiefbauämtern versendet.
Neben zwei Praxisvorträgen zum Einsatz privatwirtschaftlicher
Managementinstrumente in NRW-Betrieben wird ein gesonderter Programmpunkt für
die Zertifikatsübergabe vorgesehen. Die Mitglieder des Werksausschusses sind herzlich
eingeladen, an der Veranstaltung teilzunehmen.
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