Beschlussvorschlag:

Der Rat überträgt dem Bürgermeister und der Werkleitung nach einer erfolgreichen Versuchsphase von 1 Jahr dauerhaft die Ermächtigung zur Vergabe aller Aufträge, die nach den Regelwerken für Vergaben (Betriebssatzung SAW; Zuständigkeitsordnung; DA für das Vergabewesen; etc.) normalerweise im Werksausschuss beschlossen werden müssten. Für diese Ermächtigung gelten die gleichen Voraussetzungen, wie sie in dem bereits durchgeführten Pilotversuch vereinbart waren. Ist eine dieser Voraussetzungen nicht einzuhalten, muss die Vergabeentscheidung im Werksausschuss erfolgen. Der Bürgermeister und die Werkleitung werden beauftragt, die erforderlichen Änderungen/Anpassungen der für Vergaben hier maßgebenden Regelwerke zeitnah vorzunehmen bzw. zur Entscheidung in den zuständigen Ratsgremien vorzubereiten (falls erforderlich). Für die Übergangszeit werden abweichende Regeln dieser Vorschriften außer Kraft gesetzt.  

Sachverhalt:

Zur Erläuterung wird auf die Vorlage (RAT/0274/2004) und die Beratung im Werksausschuss am 01.12.04 und im Rat am 13.12.04 verwiesen. In diesen Sitzungen wurde der Werkleitung und dem Bürgermeister im Rahmen eines 1-jährigen Pilotversuches unter genau definierten Voraussetzungen die Ermächtigung zur Vergabe aller nach Betriebssatzung im Werksausschuss zu vergebenden Aufträge übertragen. Nach Ablauf dieses Jahres ist nun beschlussgemäß über Ergebnisse und Erfahrungen zu berichten, um zu einer Entscheidung über die Weiterführung oder Ausdehnung dieses Vergabeverfahrens zu kommen.

 

Durch die geänderte Verfahrensweise sollten folgende Vorteile erreicht werden:

 

1.      Eine kontinuierliche Projektbearbeitung ohne Zeitdruck bei der sehr wichtigen Angebots-/ und Vergabeprüfung sowohl für das Fachamt, als auch für das Rechnungsprüfungsamt.

2.      Die Vermeidung von überlangen Zuschlagsfristen, die nach VOB durchaus als bedenklich angesehen werden können.

3.      Die Sicherstellung einer fachlich konkreteren Einflussnahme des zuständigen Fachausschusses, da Vergabeentscheidungen diese Möglichkeit aufgrund der formalen Vorschriften nicht bieten können.

4.      Die Vereinfachung von Verwaltungsabläufen.

 

Nach Ablauf des Versuchsjahres wird hiermit nun über die Ergebnisse und Erfahrungen des Pilotversuches berichtet.

 

Zu 1.    Da die Vergaben im Rahmen dieses Pilotprojektes in ihrer terminlichen Abwicklung nicht mehr an konkrete Sitzungstermine gebunden waren, konnten die betroffenen Projekte nach Abschluss der Planungsarbeiten ohne weitere Verzögerung ausgeschrieben werden. Dies hat zu einer deutlichen Entzerrung der Ausschreibungen geführt. Früher wurden vor den Sitzungen solche Ausschreibungen gebündelt und meist unter hohem Zeitdruck bearbeitet. Dies führte sowohl bei der Vorbereitung der Ausschreibung als auch bei der späteren Prüfung/Wertung der Angebote zu erheblichem Zeitdruck, der sich in der Qualität der Bearbeitung bemerkbar machte. Auch das Rechnungsprüfungsamt hatte im letzten Jahr wesentlich mehr Zeit, die Vergaben zu prüfen. Dortige Anregungen und Bedenken konnten ebenfalls ohne Zeitdruck durch das Fachamt ausgeräumt werden. Es hat keinen Fall gegeben, bei dem eine einvernehmliche Vergabeentscheidung zwischen Rechnungsprüfungsamt und Fachamt nicht erreicht werden konnte. Insofern ist davon auszugehen, dass sich durch dieses Vergabeverfahren die Qualität der Vergabeprüfung und damit auch der Projektabwicklung insgesamt verbessert hat. Dies wurde auch im Rahmen des Zertifizierungsaudits anerkannt.

 

Zu 2.    Durch die kontinuierliche Bearbeitung und den Wegfall der ansonsten zu berücksichtigenden Einladungsfrist (einschl. Zeitraum für Erstellung und Unterzeichnung der Vergabevorlagen) haben sich im Probezeitraum keine bedenklichen Verlängerungen der Zuschlagsfristen ergeben. Damit wurde bei den Vergabeverfahren letztendlich auch eine höhere Rechtskonformität erreicht.

 

Zu 3.    Nach anfänglichen Schwierigkeiten (unzureichende Planunterlagen bei den ersten Baubeschlüssen) hat sich inzwischen eine aus Sicht der Werkleitung durchaus positive Entwicklung bei der fachlichen Diskussion der Projekte im Werksausschuss ergeben, von der neben den Ausschussmitgliedern und der Werkleitung auch die dort beteiligten Ingenieurbüros profitieren. Von der Möglichkeit, im Rahmen dieser Baubeschlüsse über die im Ausschuss von den Büros vorgestellten Projekte umfangreiche Informationen zu erhalten, wurden zumindest in den letzten Sitzungen umfangreich Gebrauch gemacht. Letztendlich werden auf diese Weise auch die Ausschussmitglieder in die Lage versetzt, in ihren Wahlkreisen dortige Fragen zu den Projekten sachkundig beantworten, und in bestimmtem Umfang Einfluss auf Detailfragen der Planung nehmen zu können. Auch die Ingenieurbüros nehmen aus der Diskussion mit dem Ausschuss durchaus wertvolle Informationen mit, die die Projektbearbeitung positiv beeinflussen können. All dies war bei dem bisherigen Vergabeverfahren nicht gegeben. Diese positiven Erfahrungen sind im Bereich der Straßenbaumaßnahmen und der Beschlussfassung im zuständigen Ausschuss für Stadtentwicklung und Verkehr schon länger bekannt, und werden durch die Erfahrungen im Werksausschuss letztendlich bestätigt.   

 

Zu 4.    Durch die bisherigen Vergabeentscheidungen in den zuständigen Ausschüssen und die damit verbundenen Formvorschriften, war in der Verwaltung eine Vielzahl von verschiedenen Dienststellen in die Vergabeverfahren einzubinden. Im Rahmen des Pilotprojektes hat sich dies im Wesentlichen auf das ausschreibende/prüfende Fachamt und das Rechnungsprüfungsamt beschränkt. Damit ist zwangsläufig eine erhebliche Verwaltungsvereinfachung im Vergabeverfahren verbunden. Selbstverständlich sind durch die jetzt erforderlichen Baubeschlüsse zusätzliche Arbeitsschritte erforderlich geworden. Es hat sich jedoch gezeigt, dass die Nachfragen aus Politik und Bevölkerung, sicher auch aufgrund der besseren Information, zurückgegangen sind. Außerdem erfolgt die Vorlage der Baubeschlüsse in kontinuierlicher Projektbearbeitung und damit nicht unter Zeitdruck. Überdies können notwendige Korrekturen der Projektplanung schon im Entwurfsstadium berücksichtigt werden.

 

Neben den vorstehenden positiven Erfahrungen muss an dieser Stelle aber auch auf ein Defizit hingewiesen werden, dass aus Sicht der Verwaltung künftig noch verbessert werden muss. Im Rahmen der Beschlussfassung über die Einführung des geänderten Vergabeverfahrens hatte die Werkleitung selbst schon darauf hingewiesen, dass ein ausreichendes und vor allem zeitnahes Informationssystem geschaffen werden muss. Dies ist zweifelsfrei bislang nur unzureichend umgesetzt. Dies lag eindeutig nicht an dem Wunsch der Verwaltung, hier mit Informationen zu sparen. Es hat sich im Verlauf dieses Jahres einfach durch eine Vielzahl von Sonderprojekten (Gesplittete Gebühr, QUM, NKF, Innenstadt, Umorganisation, etc.) eine erhebliche Arbeitsbelastung ergeben, die im Ergebnis zu einer Reihe von Bearbeitungsrückständen im Fachamt geführt hat. Zurzeit werden diese Rückstände nach und nach aufgearbeitet.

In der Anlage ist nun ein mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmter Vordruck beigefügt, auf dessen Basis künftig die Berichterstattung automatisiert erfolgen soll. Die Mitarbeiter werden über die Prozessanweisungen im Qualitätsmanagement verbindlich angewiesen, schon bei der Vergabe selbst die erforderlichen Eintragungen in die Berichtsliste vorzunehmen.  Damit ist dann ohne größeren Aufwand sichergestellt, dass ähnlich wie bereits beim Controllingbericht eine zeitnahe und kontinuierliche Information erfolgt. Für das Pilotjahr ist die Liste erstellt, wird aber aufgrund der Angaben im nichtöffentlichen Teil der Sitzung des zuständigen Werksausschusses als gesonderter TOP vorgesehen.  

 

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die bisherigen Erfahrungen mit Ausnahme der zu verbessernden Berichte durchaus positiv sind. Insbesondere die kontinuierliche Projektbearbeitung ohne Zeitdruck und die umfangreiche Projektbeteiligung des Fachausschusses sind als wesentliche Verbesserung im Rahmen des Pilotversuches anzusehen. Dies deckt sich im Übrigen auch mit den Erfahrungen anderer Städte, in denen solche Vergabeverfahren schon länger eingesetzt werden. Deshalb wird in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagen, diese Art des Vergabeverfahrens unter Anwendung der feststehenden Voraussetzungen nunmehr dauerhaft für die Vergaben im Zuständigkeitsbereich des Werksausschusses festzulegen. Bürgermeister und Werkleitung sind zu beauftragen, zeitnah auch die notwendigen Anpassungen/Änderungen der hier betroffenen Regelwerke (z.B. DA für das Vergabewesen; Zuständigkeitsordnung; Betriebssatzung SAW; etc.) vorzunehmen bzw. für eine Entscheidung vorzubereiten. Im Rahmen der Beratung könnte dann auch noch über eine Ausdehnung auf weitere Bereiche der Verwaltung diskutiert und beraten werden. Hier wäre dann aber auch der Haupt- und Finanzausschuss zu beteiligen, bevor über eine solche Ausdehnung abschließend entschieden werden kann.

FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN:

Ja

X

Nein

FINANZIELLE ABSICHERUNG DER AUSGABEN BEI HAUSHALTSSTELLE:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs/Herstellungskosten einschl. MWSt.)

zur Verfügung stehende Mittel:  Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes Der Vorschlag der Verwaltung wird befürwortet.

Ja

Nein

Datum, Unterschrift

Datum, Unterschrift