Vorlage - RAT/1215/2008
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Beschlussvorschlag: Das Beratungsergebnis bleibt abzuwarten. Sachverhalt: Die CDU-Fraktion hat den als Anlage beigefügten Antrag gestellt. Der Antrag ist in der Sitzung des Rates der Stadt am 10.12.2007 eingebracht worden. Auf Antrag der FDP-Fraktion ist der Antrag in die Fraktionen verwiesen worden. Die Verwaltung hat zugesagt, dem Haupt- und Finanzausschuss hierzu eine Beschlussvorlage zur Beratung vorzulegen, was hiermit geschieht. Mit o.a. Antrag möchte die CDU-Fraktion festgelegt wissen, dass die jeweiligen Schriftführer sich bei der Fertigung der Protokolle von Rats- und Ausschusssitzungen der Unterstützung von Tonträgern zu bedienen haben. Hierzu wird seitens der Verwaltung folgendermaßen Stellung genommen: Bereits die jetzige Geschäftsordnung sieht eine Regelung
für die Fertigung von Aufzeichnungen mittels Tonträgern vor. Dort heißt es: „Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse
vom 03.07.1995 in der Fassung der 1. Änderung vom 10.04.2006 § 24 Absatz 5 Niederschrift Um die Erstellung der Niederschrift zu erleichtern, dürfen Tonbandmitschnitte von Sitzungen erfolgen. Sie dürfen ausschließlich von den in Abs. 3 Satz 1 genannten Personen zur Erstellung der Niederschrift genutzt werden. Sind keine Einwendungen nach Abs. 4 erhoben worden, so ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen. Wird ein Änderungswunsch geäußert, so kann zur Klärung der Berechtigung dieses Wunsches bis zur nächstfolgenden Ratssitzung der Tonbandmitschnitt abweichend von Satz 2 von dem Ratsmitglied, das den Änderungswunsch vorträgt, und von den in Abs. 3 Satz 1 genannten Personen (= von dem Bürgermeister, einem weiteren vom Rat zu bestimmenden Ratsmitglied und dem Schriftführer) gemeinsam abgehört werden, um eine gütliche Einigung über die Niederschrift zu erreichen. Das Ergebnis dieser Einigungsbemühungen ist dem Rat vorzutragen. Anschließend ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen“. Der Antrag der CDU-Fraktion zielt offensichtlich dahin, aus der Möglichkeit der Fertigung von Tonbandmitschnitten eine Verpflichtung zu machen. Zur Abfassung von Niederschriften trifft die Geschäftsordnung folgende Regelungen: § 24 Niederschrift (1) Über die im Rat gefassten Beschlüsse ist
durch den Schriftführer eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift muss enthalten: a) die Namen
der anwesenden und der fehlenden Ratsmitglieder, b) die Namen
der sonstigen an den Beratungen teilnehmenden Personen, c) Ort und Tag sowie Zeitpunkt des Beginns
einer etwaigen Unterbrechung und der Beendigung der Sitzung, d) die
behandelten Beratungsgegenstände, e) die
gestellten Anträge im Wortlaut, f) die gefassten Beschlüsse mit den
Stimmverhältnissen unter Angabe der Fraktionszugehörigkeiten bei Abstimmungen
und Wahlen einschließlich der Stimmenthaltungen, g) die Namen der Ratsmitglieder, die gemäß
§§ 43 Abs. 2 und 31 GO an der Beratung und Beschlussfassung nicht teilgenommen
haben, h) kurze Erklärungen von Fraktionen oder
von einzelnen Ratsmitgliedern zum persönlichen Abstimmungsverhalten, wenn sie
die Aufnahme der Erklärung in die Niederschrift ausdrücklich wünschen, i) Vorkommnisse im Sinne von §§ 20 - 22
und daraus sich ergebende Ordnungsmaßnahmen, j) Bedenken von Sitzungsteilnehmern (§ 10 Abs.
1) gegen einen Ratsbeschluss in sachlicher oder rechtlicher Hinsicht und deren
Bescheidung. (2) Der Schriftführer wird vom Rat bestellt.
Soll ein Bediensteter der Stadtverwaltung bestellt werden, so erfolgt die
Bestellung im Benehmen mit dem Bürgermeister. (3) Die Niederschrift wird von dem
Bürgermeister, einem weiteren vom Rat zu bestimmenden Ratsmitglied und dem
Schriftführer unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift,
so ist dies in der Niederschrift zu vermerken. Die Niederschrift ist allen
Ratsmitgliedern zuzuleiten. (4) Einwendungen gegen die Niederschrift sind binnen 10 Kalendertagen, vom Tage der Absendung der Niederschrift an gerechnet, schriftlich beim Vorsitzenden der betreffenden Sitzung geltend zu machen. Über die Einwendungen entscheidet der Rat in seiner nächsten Sitzung“. Hieraus folgt, dass die Niederschrift in der Form eines sog. „Beschlussprotokolls“ zu fertigen ist, welches nur die in § 24 angeführten Punkte zum Inhalt hat. Eine Umfrage bei den Schriftführerinnen und Schriftführern des Rates und aller Ausschüsse hat ergeben, dass seit der Kommunalwahl 2004 keinerlei schriftliche Einwendungen gegen die Niederschriften aller Gremien im Sinne von § 24 Abs. 4 erhoben wurden. Auch gegen die im Antrag der CDU-Fraktion genannte Niederschrift der Sitzung des Sozialausschusses ist keine Einwendung im Sinne von § 24 Abs. 4 erhoben worden, vielmehr ist in einem folgenden Antrag das Verhalten des Bürgermeisters kritisiert worden. Aus Sicht der Verwaltung macht eine Tonbandaufzeichnung allenfalls dann Sinn, wenn ein Wortprotokoll geführt würde. Diese bedingt jedoch einen erheblich höheren Verwaltungsaufwand, der nach Meinung der Verwaltung in keinem Verhältnis zum evtl. Nutzen steht. Im Gegenteil hat sich nach Auffassung der Verwaltung die bisherige Form der Protokollierung bewährt. Der Intention des CDU-Antrages ist aus Sicht der Verwaltung bereits entsprochen indem versichert wurde, dass Änderungen an unterzeichneten Niederschriften nicht mehr vorgenommen werden. Falls dennoch entsprechend des CDU-Antrages beschlossen würde ist zu beachten, dass die Tonbandaufnahmen nur in einem sehr eng festgelegten Rahmen verwendet werden dürfen und, falls keine Einwendungen erhoben werden, unverzüglich zu löschen sind. Im Fall der als Beispiel angeführten Niederschrift des Sozialausschusses wäre die Tonbandaufzeichnung bereits gelöscht gewesen, da, wie gesagt, Einwendungen gegen die Niederschrift nicht erhoben worden sind. Weiter wäre zu beachten, dass Anschaffungen erforderlich werden, falls dem Antrag der CDU-Fraktion entsprochen werden sollte. Es wären Anschaffungen in Höhe von 1.000 € erforderlich (Speicherkarten). Die Kosten für den Auf- und Abbau der Anlage werden auf 100 € pro Sitzung geschätzt. Weiterhin ist zu beachten, dass die Benutzung der Mikrofonanlage bei jeder Sitzung verpflichtend wäre. Jeder Redner hätte sich der Mikrofone zu bedienen, unabhängig davon, ob sich Zuhörer im Raum befinden oder nicht.
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