Vorlage - RAT/1307/2008  

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt beschließt die Neufassung der Richtlinien der Stadt Wermelskirchen für die Durchführung von Bauinvestitionscontrolling in der von der Verwaltung vorgelegten Fassung und beauftragt die Verwaltung,  nach ca. 1 Jahr, spätestens vor Einbringung des Haushaltsplanes 2010, einen Erfahrungsbericht im Haupt- und Finanzausschuss vorzulegen.

 

Ein Exemplar der geänderten Richtlinien ist dem Original der Niederschrift über die Sitzung des Rates der Stadt beizufügen. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sachverhalt:

 

 

Die Verwaltung hat in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 21.04.2008 einen Sachstands­bericht zum Stand der Überarbeitung der Richtlinien für die Durchführung des Bauinvestitionscontrollings gegeben. Nun wird der geänderte Entwurf der Richtlinien in den zuständigen Gremien vorgelegt.

 

 

Historie und Ziel des Bauinvestitionscontrollings

 

Der Rat der Stadt hat in seiner Sitzung am 23.10.2000 Richtlinien für die Durchführung von Bauinvestitionscontrolling beschlossen, die am 01.01.2001 in Kraft getreten sind.

Wegen der Umstellung auf Euro-Beträge wurden die Richtlinien mit Ratsbeschluss vom 17.12.2001 per 01.01.2002 geändert. 

 

Das Bauinvestitionscontrolling wird als Steuerungsinstrument während der Planungs- und Ausführungsphase von Baumaßnahmen eingesetzt. Durch gezielte und rechtzeitige Information sollen unwirtschaftliches Bauen und Baukostenüberschreitungen vermieden werden. Soweit es dann allerdings doch zu Baukostenüberschreitungen über die festgelegten Wertgrenzen hinaus kommt bzw. solche sich abzeichnen, erfolgt gem. § 29 (alt), § 24 Abs. 2 (neu) der Gemeindehaushalts­verordnung (GemHVO) eine Unterrichtung des Rates der Stadt.

Außerdem erfolgt gem. § 6 der Richtlinien über das Bauinvestitions­controlling in vierteljährlichen Abständen im Rahmen der Sitzungsvorlagen zur Entwicklung der Haushaltwirtschaft die Vorlage von standardisierten Berichten, in denen der aktuelle Zeitplan, der Kosten-, Planungs- und Genehmigungsstand sowie die Gewährung von Zuschüssen und Kostenbeteiligungen dargestellt werden.  

 

 

Die Überarbeitung der Richtlinien

 

Es hat sich in den letzten Jahren, so auch in 2007, gezeigt, dass eine Überarbeitung der Richtlinien erforderlich ist, um gerade das o. a. Ziel, möglichst höhere Baukostenüber­schreitungen zu vermeiden, zu erreichen.

 

Die Kämmerei hat inzwischen in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt die Richtlinien für das Bauinvestitions­con­trolling komplett überarbeitet. Am 03.04.2008 wurde dieser Entwurf in einer verwaltungs­internen Arbeitsgruppe, in der neben dem Rechnungsprüfungsamt und der Kämmerei das Amt für Gebäudewirtschaft, das Tiefbauamt sowie das Haupt- und Personalamt vertreten sind, erörtert. Änderungsvorschläge wurden in den Entwurf eingearbeitet.

 

Die Richtlinien wurden weiter präzisiert. Dabei war zu beachten, dass sie auch in der Praxis umgesetzt werden können. Neue Vorgaben für die Haushalts- und Finanzplanung sind enthalten.

Gleichzeitig wird   der neue Entwurf der  Dienstanweisung für die Durchführung des § 29 ­(neu § 24 Abs. 2) GemHVO mit den Bestimmungen zur Unterrichtungspflicht gegenüber dem Rat der Stadt bei  über die Wertgrenzen hinausgehenden Kostensteigerungen zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt.

 

Dieser Vorlage sind beigefügt:

►        Entwurf der geänderten Richtlinien für d. Durchführung von Bauinvestitionscontrolling

►        Synopse mit den bislang gültigen und  dem Entwurf der geänderten  Richtlinien

►        Geänderter Vordruck der standardisierten Berichte für den Haupt- und Finanzausschuss bzw. Rat der Stadt

 

 

 

 

 

Folgende wesentliche Änderungen wurden vorgenommen:

 

Ziffer der Richtlinien	Änderungen	Bemerkungen
Verschiedene	Durchgängig „Investitionskonferenz“ ersetzt durch „Verwaltungsvorstand“ bzw. „Betriebs­­leitung des Städtischen Abwasser­betriebes (SAW).   Anpassung von Hinweisen auf geänderte §§ der GemHVO.
2. Geltungsbereich	Zusammenfassung und Einmalnennung der Wertgrenze von 100.000 €, da keine unterschiedlichen Wertgrenzen mehr, Wertgrenze für „Sonstige Maßnahmen“ von 50.000 € auch auf 100.000 € festgesetzt.
	Ergänzung Absatz 2 um „sowie die konsumtiven Einzelmaßnahmen der Ergebnis- und Finanzplanung“.	Hierdurch werden die baulichen Maßnahmen im Ergebnisplan (früher Verwaltungshaushalt) berücksichtigt. Wichtig, weil im NKF vielfach Maßnahmen dem Ergebnisplan zuzuordnen sind, die früher als investive Maßnahmen im Vermögens­haushalt veranschlagt waren.
	Abs. 3 neu aufgenommen.
4. Projekteinteilung in Stufen	Neufassung des Textes nach dem zur Stufe VII gehörenden Text.   Reduzierung der notwendigen Beschlüsse im Verwaltungsvorstand zu 2 Stufen (I/II und IV/bzw. III). Bislang Beschlüsse zu 5 Stufen erforderlich.   Klarstellung durch ergänzenden Text, in welcher Form und wann der Verwaltungsvorstand zu beteiligen ist	Alte Regelung nicht praktikabel.       Hiernach erfolgt die Beratung im Verwaltungsvorstand hauptsächlich vor Einbringung des neuen Haushaltsplan­entwurfs.
5. Zuständigkeiten für die     Durchführung d. Bauinv.-C.	Letzter Satz neu gefasst. Vorher Kannvorschrift.	S. auch 4.
6.  Berichtswesen	Nach Aufzählung der Inhalte: Der Haupt- und Finanzausschuss (im Ausnahmefall, z. B. aus Zeitgründen, der Rat der Stadt) ……  fett = ergänzt	Berücksichtigung der in den letzten Jahren schon praktizierten Verfahrensweise.
8. Information und Beschluss­-      fassung der politischen       Gremien	Hinweis: Satz 1 = geringfügige Text­änderung Bedarfsanerkennung im Fachausschuss bzw. im Rat der Stadt von der Reihenfolge umgedreht.     Neu aufgenommen in Abs. 2: „Bei Alternativen sollen die unterschied­lichen Folgekosten ermittelt werden. Die Sitzungs­vorlagen sind vom Stadtkämmerer bzw. der Kämmerei mit zu zeichnen.“   Letzter Abs. alt:  „Die politischen Beschlüsse auf der Grundlage der Dienstanweisung für das Vergabewesen bleiben von diesen Richtlinien unberührt.“	Beachtung in allen Fällen, soweit nicht Gründe entgegen- stehen, dann Bedarfs­anerken­nung im Rahmen der Haushalts­planberatungen.       Entsprechend Text in § 14 Abs. 1 GemHVO.   Festlegung im Rahmen der Richtlinien. Erfolgt grundsätzlich bereits heute.   Gestrichen wegen geändertem Vergabeverfahren.
9. Baukostenüberwachung	Bei den einzelnen Stufen ist die Kostensicherheit wie folgt geändert: Stufe II - Grundlagenermittlung                 +/- 50 % in +/- 40 % Stufe III - Vorentwurfsplanung                                 +/- 50  % in +/- 30 %   Nach Aufführung der Stufen neu eingefügt: Soweit Kostenermittlungen durch Ingenieur-büros und Architektenbüros erfolgen, sind diese vom Fachamt zu kontrollieren“.	Änderung mehrfach politisch angesprochen. S. auch Antrag der WNK UWG- Fraktion vom 03.03.2008.         Eine Selbstverständlichkeit wird reglementiert.
10. Veranschlagung im Haushaltsplan/ Wirtschaftsplan/ in der investiven Finanzplanung	Der Text  im 1. Abs. wurde an die Neufassung der GemHVO (§ 14 Abs. 2) angepasst.   Abs. 2 neu gefasst.                                     Neuaufnahme der Passagen: -          Fortschreibung des   Gesamtausgabebedarfs in der Finanzplanung -          Sicherheiten für Sonstiges und Unvorhergesehenes -          Formular für die  Mittelveranschlagung   Neu auch: -          Regelung zu Kostensteigerungen in         der Finanzplanung der Folgejahre.	Durch die rechtzeitige Veran­schlagung von Planungskosten mit genügendem Zeitraum zwischen Fertigstellung der Entwurfsplanung mit Kostenberechnung  und Veranschlagung der Mittel für die Ausführungsplanung bzw. Maßnahmenausführung wird sich künftig die Vorlage von Kostenüberschreitungen im Rat der Stadt verringern. Die Kämmerei wird verschärft darauf achten, dass die Veranschla­gungsvoraussetzungen auch tatsächlich erfüllt sind. Ausnahmen lassen die Richtlinien zu.     Regelungen neu aufgenommen. Gerade auch diese werden dazu führen, dass künftig Baukostenüberschreitungen z. T. vermieden werden können.          Präzisiert das Verfahren bei Änderungen in den zukünftigen Jahren der investiven Finanzplanung.
11. Überschreitung der       Gesamtausgaben nach        § 24 Abs. 2 GemHVO	Wertgrenzen nun über Jahre unverändert. Erhöhung wie folgt vorgeschlagen: 25.000 € auf 30.000 € (10 %-Regel ..) 50.000 € auf 75.000 € (generell nicht                                      geringfügig)   Letzter Abs. = neu gefasst. Wichtig hierbei insbesondere auch Satz 5: „Hierbei ist zu prüfen, ob Standards gesenkt werden können.“   Die letzten beiden Sätze des letzten Abs. dienen u. a. einem einheitlichen Aufbau der Sitzungsvorlagen, mit denen Überschreitungen angezeigt werden.	Berücksichtigt auch die erfolgten Baukostensteigerungen (Material – Löhne ….)       Dies ist von der Verwaltung genau zu prüfen. Die Politik sollte dann aber auch bereit sein, Standardsenkungen mit zu tragen.   Die Positionen, die zu Mehraus­zahlungen führen, sind textlich und mit Beträgen aufzu­führen.
12. Folgekosten	Geringfügige Änderungen.	Die Arbeitsgruppe der Verwaltung wird sich noch in 2008 und  in 2009 verstärkt mit einer detaillierten Ermittlung der Folgekosten beschäftigen und verbindliche Verfahrensweisen festlegen.
14. Inkrafttreten	Die geänderten Richtlinien  sollen ab dem 01.07.2008 in Kraft treten

 

 

Die Verwaltung legt mit dieser Vorlage die geänderten Richtlinien der Stadt Wermelskirchen für die Durchführung des Bauinvestitionscontrollings vor. Sie sind umfangreicher. Dies begründet sich darin, dass die Verfahrensabläufe präzisiert und neue Regelungen aufge­nommen wurden. Bei den vorgenommenen Änderungen wurde berücksichtigt, dass sie auch in der Praxis umsetzbar sind.

 

Wie erwähnt muss es Ziel sein, in der Zukunft die Anzahl der Kostenüberschreitungen  zu verringern und ggf. die Höhen zu reduzieren. Wie aus der vorstehenden Tabelle ersichtlich, soll hierzu eine ganze Reihe von Verfahrensänderungen beitragen.

 

Ganz besonders wichtig ist hierbei:

 

►        Die Veranschlagungsreife der Maßnahmen für die Aufnahme im Haushalt muss grundsätzlich vorliegen.

 

►        Fortschreibung des Gesamtausgabebedarfs der Maßnahmen in der investiven Finanzplanung für die zukünftigen Planungsjahre.

 

►        Berücksichtung eines einheitlichen Prozentsatzes für Sicherheiten in Kosten­schätzungen etc.

 

►        Erarbeitung von Gegenmaßnahmen  bei sich abzeichnenden Kostenüberschrei­tungen.

 

►        Hierzu gehört  auch die Absenkung von Standards, die in Abstimmung zwischen Verwaltung, der Politik und ggf.  betroffenen Bürgern (z. B. bei Straßen­ausbau­maßnahmen) erfolgen muss.

 

►        Wichtig ist aber auch, dass bei der Beratung in den zuständigen Gremien Bedarfsanerkennungen zu Maßnahmen  nicht ohne Kenntnis der entstehenden Kosten erfolgt.

 

►        Verwaltungsintern ist das Abstimmungsverfahren, vor allem auch bezüglich der Beteiligung des Verwaltungsvorstandes (auch zur Haushaltsveranschlagung), kon­kre­ter gefasst.

 

Unter Berücksichtigung der Beratung im Haupt- und Finanzausschuss am 21.04.2008 hat die Verwaltung den standardisierten Bericht zum Bauinvestitionscontrolling zur Vorlage im Haupt- und Finanzausschuss bzw. im Rat der Stadt geändert und dabei Vorschläge, die in dieser Sitzung unterbreitet wurden, eingearbeitet.

 

Die Verwaltung schlägt vor, die geänderten Richtlinien zum 01.07.2008 in Kraft zu setzen.  Nach ca. 1 Jahr, auf jeden Fall vor Vorlage des Haushaltsplanes 2010,  sollte im Haupt- und Finanzausschuss ein Erfahrungsbericht gegeben werden. Soweit seitens der Politik und der Verwaltung weitere Veränderungen und Verbesserungen für notwendig erachtet werden, sollte eine weitere Änderung der Richtlinien erfolgen.

 

Kann eine Verabschiedung im Rat der Stadt am 23.06.2008 wegen noch erforderlichem Beratungsbedarf in den Fraktionen nicht erfolgen, wäre die Behandlung im Rat auf die Sitzung des Rates am 22.09.2008 zu vertagen. Dann könnten die Richtlinien zum 01.10.2008 in Kraft treten.

   

 

 

 

 

 

 

Anlage/n:

 

-          Entwurf der Neufassung der Richtlinien der Stadt Wermelskirchen für die Durchführung von Bauinvestitionscontrolling

 

-          Synopse mit den bislang gültigen Richtlinien und der Neufassung

 

-          geänderter standardisierter Vordruck für das Bauinvestitionscontrolling