Vorlage - 0190/2018  

Vorlage 0067/2018 - Bericht Nr. 01/2018

Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung bei Durchführung der Finanz­buchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung im Rechnungsjahr 2017

Die im Rechnungsjahr 2017 durchgeführte Prüfung der DV-Programme wurde im Bericht Nr. 01/2018 zusammengefasst dargestellt.

Bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung müssen die Programme vor ihrer Anwendung von der Rechnungsprüfung geprüft werden. Dies gilt auch für Zulieferprogramme außerhalb des eigentlichen Buchführungsbereichs, in denen finanzrelevante Daten verarbeitet werden.

Es erfolgten im Jahr 2017 vorbereitende Prüfungshandlungen im Rahmen der Umstellung der Finanzbuchhaltungssoftware von KIRP auf INFOMA sowie im Rahmen der Einführung des Softwareverfahrens „Liegenschafts- und Gebäudemanagement – LuGM“.

Die IT-Systemprüfung stellt einen Bestandteil der Jahresabschlussprüfung dar. Ein funktionierendes Internes Kontrollsystem reduziert das Risiko von Fehlern. Die Be­ur­­­­­teilung des IKS durch Vornahme von systemorientierten Aufbau- und Funktions­prüfungen bestimmt deshalb weitgehend Art und Umfang der durchzuführenden Prüfungs­hand­lungen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 17.04.2018 den Bericht 01/2018 zur Kenntnis genommen.

Siehe hierzu weitere Ausführungen zur aktuellen Situation - Vorlage 0189/2018.

Vorlage 0068/2018 - Bericht Nr. 03/2018 über die

• Laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung
• Dauernde Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung
• Prüfung von Buchungsbelegen (Visakontrolle)

im Rechnungsjahr 2017

Die im Rechnungsjahr 2017 durchgeführten Prüfungen der Vorgänge in der Finanz­buch­haltung, der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Prü­fung von Buchungsbelegen wurden im Bericht Nr. 03/2018 zusammengefasst dargestellt. Diese Prüfungen dienen u.a. der Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses und ermög­lichen eine zeitnahe Prüfung der Geschäftsvorfälle.

Im Rahmen der dauernden Überwachung und Prüfung der Zahlungsabwicklung kann der Stadt­kasse grundsätzlich eine gesetzmäßige Abwicklung der Kassengeschäfte bestätigt werden. Auch die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zeigt, dass die Abwick­lung in der Finanzbuchhaltung der Stadt Wermelskirchen im Wesentlichen im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben der Gemeindeordnung, der Gemeindehaushalts­verordnung einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung steht.

Die Verwaltung hat am 21.02.2008 die erforderliche Dienstanweisung gem. § 31 Gemein­de­­­haushaltsverordnung (Regelungen zur Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung) erlassen. In vielen Bereichen ist aber über diese Dienstanweisung hin­­aus eine weitere Konkretisierung in separaten Dienstanweisungen erforderlich. Diese sind bislang nur teilweise geändert bzw. neu erstellt worden, so dass auch im Jahr 2017 weiter­hin erhebliche Regelungslücken bzw. veraltete Vorschriften vorlagen.

Die Beispiele im Bericht 03/2018 zeigen auf, dass die Rechnungsabwicklung und – prüfung in den Fachämtern in unterschiedlicher Qualität erfolgt. Durch die Visakontrolle des Rech­nungsprüfungsamtes können Fehler bereits bei der Abwicklung der Geschäftsvorfälle vor Zahlungsausgang korrigiert werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 17.04.2018 den Bericht 03/2018 zur Kenntnis genommen.

In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 13.11.2018 sagte der Käm­merer zu, die Anpassung der Dienstanweisungen sukzessive im Jahr 2019 vorzunehmen.

Vorlage 0069/2018 - Bericht Nr. 05/2018

Prüfung von Vergaben im Rechnungsjahr 2017

Die im Rechnungsjahr 2017 durchgeführten Vergabeprüfungen wurden im Bericht Nr. 05/2018 zusammengefasst dargestellt. Es wurden 186 Vergaben mit einem Auftrags­volumen von rd. 18 Mio. € geprüft.

Die Anpassung der im Vergabeprozess benötigten Dienstanweisungen und Verdingungs­unterlagen an den aktuellen Stand des Vergaberechts war dringend notwendig und von der Verwaltung zeitnah umzusetzen. Dieser Hinweis erfolgte bereits in den letzten Berichten.

Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung der Vergabestelle, der diesbezüglich von den Ämtern beklagten zeitlichen Verzögerungen im Vergabeprozess sowie der dringenden Notwen­digkeit u.a. die Dienstanweisung Vergabewesen und die Vordrucke grundlegend zu über­ar­beiten hat der Bürger­meisters zum 01.01.2018 verfügt, dass bis auf Weiteres für die Beteiligung der Zentralen Vergabestelle eine Wertgrenze von 50.000 € netto des geschätzten Auftrags­wertes eingeführt wird. Die Vergabe liegt bis dahin vollumfänglich in der Verantwortung des jeweiligen Fachamtes.

Die neue Dienstanweisung Vergabewesen wurde zum 01.11.2018 in Kraft gesetzt.    

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 17.04.2018 den Bericht 05/2018 zur Kenntnis genommen und seine Erwartung ausgesprochen, dass die Verwaltung den Rat der Stadt in seiner nächsten Sitzung über die Kostensteigerung bei der Erschließung im Bereich B-Plan 11 A/B informiert. 

Die Information des Rates erfolgte in der Sitzung am 14.05.2018 (Vorlage 0107/2018).

Vorlage 0080/2018 - Bericht Nr. 02/2017

Kanalgrundstücksanschlüsse

Der Prüfungsbericht gibt einen Überblick über die Erstellung, Sanierung und Abrechnung von Grundstücksanschlussleitungen. Grundstücks­anschlussleitungen stellen lt. Abwasser­be­seiti­gungssatzung die Leitung vom öffentlichen Sammler bis zur Grundstücks­gren­ze  dar. Diese Leitungen sind nicht Teil der öffentlichen Anlage, obwohl sie auf öffent­lichem Grund liegen. Die Herstellung, Erneuerung, Veränderung, Beseitigung, sowie die laufende Unterhaltung dieser Leitungen hat der Grundstückseigentümer auf eigene Kosten durch­zuführen. Dies geschieht grundsätzlich in Abstimmung mit der Stadt.

Der Prüfbericht zeigt auf, dass der Abwasserbetrieb die Herstellung und Abrechnung von Grundstücksanschlussleitungen an das städtische Kanalnetz zweckdienlich organisiert hat. Die Funktionstrennung von Bau (SAW/70) und Abrechnung (SAW/20) sichert das Vieraugen­prinzip zur Korruptionsprävention.

Das Prüfungsergebnis wurde dem SAW mit Prüfungsbericht Nr. 02/2017 mitgeteilt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich am 17.04.2018 den Prüfungsfeststellungen des Rechnungs­­prüfungsamtes zum Prüfungsbericht Nr. 02/2017 unter Berücksichtigung der Stellungnahme der Verwaltung sowie des abschließenden Schreibens der Rech­nungs­­­prüfung angeschlossen. Die Prüfung ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0081/2018 - Bericht Nr. 02/2018

Nachweis der Mittelverwendung Inklusionshilfe

Mit dem 9. Schulrechtsänderungsgesetz vom 5. November 2013 hat das Land den Auftrag der VN-Behindertenrechtskonvention (VN = Vereinte Nationen) umgesetzt und die ersten Schritte auf dem Weg zur inklusiven Bildung an allgemeinen Schulen in Nordrhein-Westfalen gesetzlich verankert. Das Land NRW hat im Rahmen des „Gesetzes zur Förderung kommunaler Aufwendungen für die schulische Inklusion“ Mittel in Form eines pauschalen Belastungsausgleichs zur Verfügung gestellt.

Der Rat der Stadt hat am 22.06.2015 beschlossen, die vom Land Nordrhein-Westfalen zur Förderung kommunaler Aufwendungen für die schulische Inklusion zur Verfügung gestell­ten Mittel zur Finanzierung des Projektes „Inklusionshilfe an den Grundschulen der Stadt Wermelskirchen“ bereitzustellen. Die Lebenshilfe Service gGmbH wurde mit der Umset­zung des Konzepts beauftragt.

Das Rechnungsprüfungsamt hat die Mittelverwendungsnachweise und Endabrechnung für die an die Lebenshilfe Service gGmbH gewährten Mittel für das Schuljahr 2015/2016 in Höhe von 121.225,04 € geprüft.

Die Prüfung ergab, dass die angegebenen Ausgaben mit den Belegen übereinstimmten. Der Verwendungsnachweis war vollständig. Statt eines durch das Fachamt ermittelten Defizites ergab die Prüfung einen Überschuss. Das Fachamt wurde gebeten diesen Betrag zurückzufordern. Dies ist zwischenzeitlich erfolgt.

Das Prüfungsergebnis wurde der Verwaltung mit Prüfungsbericht Nr. 02/2018 mitgeteilt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich am 17.04.2018 den Prüfungsfeststellungen des Rechnungs­­prüfungsamtes zum Prüfungsbericht Nr. 02/2018 unter Berücksichtigung der Stellungnahmen der Verwaltung sowie des abschließenden Schreibens der Rech­nungs­­­prüfung angeschlossen. Die Prüfung ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0188/2018 - Bericht Nr. 09/2018

Sponsoring

Sponsoring stellt die Zuwendung von Finanzmitteln sowie Sach- und Dienstleistungen durch Private dar, mit der regelmäßig auch unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden. Die öffentliche Verwaltung darf sich nicht unbeschränkt dem Sponsoring öffnen. Sponsoring muss mit dem Verwaltungszweck vereinbar sein und kann in geeigneten Fällen zur Erreichung von Verwaltungszielen beitragen. Es bedarf aber der absoluten Transparenz hinsichtlich der Vertragspartner (Sponsoren) und der vertraglich geregelten Einzelheiten im jeweils gesponserten Projekt.

Zur Abwicklung des Sponsorings hat die Verwaltung Rahmenregelungen erstellt. Die Rahmenregelungen zum Sponsoring sind nach Beschluss des Rates zum 01.01.2002 in Kraft getreten und in der Fassung der 1. Änderung vom 22.05.2006 bis heute gültig. Die Rahmenregelungen zum Sponsoring basieren auf dem Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales zum Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW.

Der Prüfbericht zeigt auf, dass die Rahmenregelungen zum Sponsoring grundsätzlich noch aktuell sind. Anpassungen, z.B. an die neuen haushaltsrechtlichen Regelungen, sowie Änderungen zur praktikablen Umsetzung der Berichtspflichten sind erforderlich.

Die vorgesehene halbjährliche Berichterstellung mit Zuleitung an Rechnungsprüfungsamt und Kämmerei sowie Kenntnisgabe an den Haupt- und Finanzausschuss haben nicht stattgefunden. Eine Berichtsvorlage erfolgte über einen Zeitraum von 3 Jahren (2015 - 2017) in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 07.05.2018. Dies entspricht nicht dem Grundsatz der Transparenz. Die "amtliche Bekanntmachung" ist bisher nicht erfolgt und muss nachgeholt werden.

Das Prüfungsergebnis wurde der Verwaltung mit Prüfungsbericht Nr. 09/2018 mitgeteilt.

Die Verwaltung hat mit Schreiben vom 06.10.2018 zugesagt, die Sponsoringrichtlinie zu überarbeiten, zukünftig ihren Berichts- und Dokumentationspflichten nachzukommen und die Bekanntmachung nachzuholen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich am 13.11.2018 den Prüfungsfeststellungen des Rechnungs­­prüfungsamtes zum Prüfungsbericht Nr. 09/2018 unter Berücksichtigung der Stellungnahmen der Verwaltung sowie des abschließenden Schreibens der Rech­nungs­­­prüfung angeschlossen. Die Prüfung ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0213/2018 - Bericht Nr. 11/2018

Sondernutzung an öffentlichen Verkehrsflächen

Die Benutzung von öffentlichen Straßen und Plätzen ist im Rahmen der Widmung und unter Beachtung der Verkehrsvorschriften jedermann gestattet (Gemeingebrauch). Die Benutzung über den Gemeingebrauch hinaus bedarf einer Sondernutzungserlaubnis. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist im Straßen- und Wegegesetz (StrWG NW) geschaffen.

Für die Inanspruchnahme öffentlicher Verkehrsflächen werden nach der Sondernutzungs-satzung der Stadt Wermelskirchen vom 17.01.2012 Erlaubnisse erteilt und Gebühren erhoben. Im Prüfungszeitraum 2017 wurden ca. 300 Sondernutzungserlaubnisse erteilt.

Bei der Prüfung konnte im Fachamt eine gute Organisation im Umgang mit den Sondernut-zungs­genehmigungen festgestellt werden. Die Aktenführung ist übersichtlich, die Beschei­de werden zeitnah erteilt und enthalten alle wesentlichen Informationen. Auch die Berech­nung der Gebühren ist nachvollziehbar dargestellt, jedoch fehlt in einigen Fällen die Begrün­­dung zur Gebührenbefreiung. Hinsichtlich der Tatbestände der Gebührenbefreiung ist eine konkretisierende Regelung erforderlich. Dies betrifft auch erforderliche Regelungen zur Überwachung des öffentlichen Straßenraumes.

Das Prüfungsergebnis wurde der Verwaltung mit Prüfungsbericht Nr. 11/2018 mitgeteilt.

Lt. Stellungnahme des Tiefbauamtes vom 08.10.2018 wird die Sondernutzungssatzung der­zeit von Amt 61 in Verbindung mit Amt 66 überarbeitet. Auch soll eine Dienstanweisung erstellt werden, die die Zuständigkeit für die Überwachung und Einhaltung regelt.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich am 13.11.2018 den Prüfungsfeststellungen des Rechnungs­­prüfungsamtes zum Prüfungsbericht Nr. 11/2018 unter Berücksichtigung der Stellungnahmen der Verwaltung sowie des abschließenden Schreibens der Rech­nungs­­­prüfung angeschlossen. Die Prüfung ist damit abgeschlossen.

Vorlage 0189/2018

Prüfung finanzrelevanter Programme gem. § 103 Abs. 1 GO durch die Rechnungsprüfung

Bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) hat die Rechnungsprüfung die Aufgabe der Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung. Dies betrifft alle finanzrelevanten Programme einschließlich Zuliefer­programme. Die Aufgaben der Programmprüfung werden bisher mit einem geringen Stellenanteil auf der Stelle eines Verwaltungsprüfers durchgeführt.

Die Prüfung der Implementierung der Programme bei der Stadtverwaltung Wermelskirchen ist Aufgabe der hiesigen Rechnungsprüfung. Über die Verfahrensprüfung durch die SIT hinaus werden von der örtlichen Rechnungsprüfung u.a. die Verfahrensabläufe, die automatisierte Überleitung in das Finanzverfahren, die Dokumentation sowie die Funktionstrennung und Berechtigungskonzepte geprüft. Bei der Stadtverwaltung Wermelskirchen sind ca. 30 finanzrelevante Programme/Module im Einsatz.

Im Zusammenhang mit der Einführung der Finanzsoftware INFOMA sind umfangreiche Prüfungen der IT erforderlich. Nach zahlreichen Schulungen im Jahr 2017 finden die IT-Prüfungen im Laufe der Jahre 2018/2019 statt. Der Verwaltungsprüfer (stellvertretender Amtsleiter) ist mit diesen Tätigkeiten ausgelastet. Verwaltungsprüfungen sind in dieser Zeit durch ihn nicht möglich.

Für die Finanzsoftware INFOMA liegen Testate des Softwareherstellers vor. Die Prüfung der Implementierung der Programme vor Ort konnte aufgrund der Vielzahl der Module, Komplexität der Programme und teilweise fehlerhafte Eingaben/Bearbeitung noch nicht abgeschlossen werden. Der gesetzlich geforderten Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung konnte nicht entsprochen und die Freigaben noch nicht erteilt werden. Dies betrifft auch eine Vielzahl von bereits vorhandenen Zulieferprogrammen mit Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. In der Anlage zur Sitzungsvorlage wurden dem Rechnungs­prüfungs­ausschuss die Programme mit dem jeweiligen Bearbeitungsstand dargestellt.

Des Weiteren ist eine ständige Zunahme von Softwareprodukten bei der Stadtverwaltung Wermelskirchen zu verzeichnen. Nicht nur die IT-Prüfung, sondern auch die Fachprüfung (Verwaltungs- und technische Prüfung) sieht sich mit der stetig komplexer werdenden IT-Landschaft von Fachverfahren und Schnittstellen konfrontiert. Diese müssen bei der Prüfung zusätzlich zur Aktenlage ausgewertet und analysiert werden.

Im April 2018 hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rödl & Partner GmbH im Auftrag des Institutes der Rechnungsprüfer e.V. (IDR) ein Gutachten zur Optimierung der Prüfungen der IT in der örtlichen Rechnungsprüfung erstellt. Ziel des Gutachtens war es, die recht­lichen Grundlagen im Rahmen einer Befragung, den Stand sowie die personelle Ausstattung der IT-Prüfung der öffentlichen Finanzkontrolle zu erheben.

Als Ausgangslage ist festzustellen, dass durch die stetig komplexer werdende IT-Landschaft eine „klassische“ Programm­prüfung in vielen Kommunen nur noch ansatzweise oder überhaupt nicht möglich ist.

Die Auswertung der Umfrage zeigt deutlich die Unterbesetzung der Rechnungsprüfung mit IT-fachkundigem Personal. Die Ermittlung der Stellenbedarfe wurde merkmalbasierend aufgebaut. Unter Berücksichtigung der Merkmale der Stadtverwaltung Wermelskirchen ergibt sich hieraus ein Stellenbedarf für IT-Prüfung von 1 – 3 VZÄ plus Vertretung.

Unter Berücksichtigung der bestehenden Zusammenarbeit mit der SIT und der gewonnen Erkenntnisse der Rechnungsprüfung aus der IT-Prüfung wird seitens der Rechnungs­prüfung vorerst ein Stellenmehrbedarf von 0,5 IT-Fachprüfern mit entsprechender Ausbildung zum Fachinformatiker als ausreichend betrachtet.

Alternativ sollte geprüft werden, ob die IT-Prüfungen im Wege der interkommunalen Zu­sammenarbeit durch den Rheinisch-Bergischen Kreis, eine andere örtliche Rechnungs­prü­fung oder einen Dritten (GPA, Rechenzentrum) gegen Kostenerstattung durchgeführt wer­­­den können. Die Vorgehensweise muss mit dem Prüfauftrag des Rates vom 08.10.2018 an die Verwaltung zur Überführung der Aufgaben des Rechnungs­prüfungs­amtes an den Rheinisch-Bergischen Kreis zum nächstmöglichen Zeitpunkt abgestimmt werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat am 13.11.2018 den Bericht der Rechnungsprüfung zur Prüfung finanzrelevanter Programme gem. § 103 Abs. 1 GO NRW zur Kenntnis genommen. Danach ist die Rechnungsprüfung mit dem vorhandenen Personalbestand nicht in der Lage ihrer gesetzlichen Verpflichtung zu entsprechen.

Dem Rechnungsprüfungsausschuss wurde zugesagt, die Angelegenheit in dem Bericht gem. § 6 Abs. 2 f der Geschäftsordnung des Rates aufzunehmen und dem Rat in seiner Sitzung am 10.12.2018 zur Kenntnisnahme vorzulegen.

Finanzielle Auswirkungen:

Ja

Nein

Finanzielle Absicherung der Ausgaben bei:

Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs-/ Herstellungskosten einschl. MWSt.)

Zur Verfügung stehende Mittel: Ansatz, Ausgaberest

Verpflichtungsermächtigung

EUR

EUR

EUR

Jährliche zusätzliche Folgekosten:

EUR

Keine

Der Betrag steht haushaltsmäßig in voller Höhe zur Verfügung: (bei Nein: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Auswirkungen auf das Haushaltssicherungskonzept: (bei Ja: Stellungnahme der Kämmerei erforderlich)

Ja

Nein

Wenn Ja, welche: