Vorlage - 0276/2018  

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt den Evaluationsbericht der Verwaltung zur Kenntnis
 

Sachverhalt:

Seit April 2018 wird der Beschluss des Rates, ein mobiles Bürgerbüro anzubieten, umgesetzt. Das Konzept basiert auf festen Terminen, die im Vorfeld zu vereinbaren sind.

Aufgrund von technischen Problemen (unzureichende Versorgung mit – mobilem - Internet) und fehlender (barrierefreier) Räumlichkeiten konnte diese Dienstleistung in Dhünn bisher nicht angeboten werden. Allerdings hat seit April auch nur 1(!) Bürger aus Dhünn einen Termin vereinbaren wollen. Diesem Bürger konnte individuell geholfen werden.

In Dabringhausen wurde das mobile Bürgerbüro in der Zeit von April bis Oktober 2018 elf mal geöffnet, da Terminvereinbarungen vorlagen. 25 Termine wurden dabei insgesamt abgearbeitet. An 11 Montagen sind keine Termine vergeben worden, so dass der Service nicht durchgeführt wurde.

Der Service wird in Dabringhausen in den Räumlichkeiten der evangelischen Kirche durchgeführt. Diese werden der Verwaltung kostenlos zur Verfügung gestellt. Ebenfalls kostenlos kann das bestehende W-LAN (mit einem eigenen geschützten Zugang) genutzt werden, um den EDV-Koffer mit dem Rechenzentrum zu verbinden. Die Räumlichkeiten sind barrierefrei und bieten einen separaten Wartebereich. Daher ist der Standort ideal geeignet für die Durchführung des Dienstleistungsangebotes "Mobiles Bürgerbüro".

Nach einem vielversprechenden Start mit bis zu 5 Terminen an einem Servicetag, hat die Nachfrage seit Juli deutlich nachgelassen. Von 15 möglichen Servicetagen wurden nur an 6 Tagen Leistungen des mobilen Bürgerbüros in Anspruch genommen. Dabei lag die Nachfrage bei 1 bis 2 Terminen. Der Durchschnitt lag somit bei 1,34 Terminen pro Servicetag. Die genauen Servicetage sowie die abgearbeiteten Termine sind unter dem weiter unten aufgelistet.

Pro Servicetag ist ein Personalaufwand von zwei Mitarbeitern für einen Zeitraum von durchschnittlich 2 Stunden zu veranschlagen. Davon ist eine Stunde für Anfahrt, Auf- und Abbau der EDV sowie die Rückfahrt zum Rathaus zu Grunde zu legen. Eine Stunde ist durchschnittlich für die reine Servicedienstleistung zu veranschlagen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros setzen sich aus dem mittleren und gehobenen Verwaltungsdienst zusammen. Legt man die Richtwerte für die Berücksichtigung des Verwaltungsaufwandes bei der Festlegung der nach dem Gebührengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen zu erhebenden Verwaltungsgebühren mit dem aktuellen Stand aus dem Jahr 2016 zu Grunde, ergibt sich ein Personalkostenmittelwert von 63,50 € pro Stunde. Für einen Servicetag fallen somit 254,00 € an reinen Personalkosten an, für alle 11 durchgeführten Servicetage sind Personalkosten von 2.794,00 € antstanden. Runtergebrochen auf die 25 abgearbeiteten Termine ergibt sich eine Kennzahl von 111,76 € pro Termin.

Das Angebot des mobilen Bürgerbüros wird aufgrund der vorstehend genannten Begebenheiten der Nachfrage angepasst und auf den Standort Dabringhausen fokussiert. Ab dem 07.01.2019 jeden es ersten Montag im Monat von 14 – 16 Uhr. Fällt der erste Montag auf einen Feiertag, so öffnet das mobile Bürgerbüro am zweiten Montag. In der Zeit von 14 bis 15 Uhr werden feste Termine vergeben. Zwischen 15 und 16 Uhr wird die Dienstleistung ohne Terminvergabe erbracht.

Durch die Konzentrierung des Angebotes auf einmal pro Monat wird die Effizienz des Angebotes deutlich gesteigert, da mehr Termine pro Servicetag abgearbeitet werden können und die Fahrzeiten für die zusätzlichen Servicetage entfallen.

Servicetage in Dabringhausen:

16.04.2018  4 Termine

23.04.2018  3 Termine

14.05.2018  5 Termine

28.05.2018  keine Termine

11.06.2018  3 Termine

18.06.2018  keine Termine

25.06.2018  2 Termine

09.07.2018  1 Termin

16.07.2018  keine Termine

23.07.2018  2 Termine

30.07.2018  keine Termine

13.08.2018  1 Termin

20.08.2018  keine Termine

27.08.2018  keine Termine

10.09.2018  keine Termine

17.09.2018  1 Termin

24.09.2018  keine Termine

08.10.2018  keine Termine 

15.10.2018  2 Termine

22.10.2018  1 Termin

29.10.2018  keine Termine

12.11.2018          keine Termine

Gesamtübersicht für 7 Monate:

- 22 mögliche Servicetage,

- davon nur an 11 Tagen Termine vergeben;

- an den 11 Servicetagen wurden 25 Termine abgearbeitet.

Anlage/n: