Vorlage - RAT/3327/2016-1  

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis   

Sachverhalt:

Die Fraktionen von CDU und Bündnis90/Die Grünen haben am 16.01.2016 einen Antrag auf Ermittlung der Kosten für den Betrieb von Außenstellen in Dhünn und Dabringhausen gestellt. Dabei sollten folgende kostenrelevante Kriterien berücksichtigt werden:

1)      Unterbringung des Bürgerbüros in Räumen der Sparkassen Dhünn und

Dabringhausen

2)      Nutzung nur eines EDV-Koffers

3)      Öffnungsdauer von 2 Stunden an 1 Öffnungstag pro Standort

4)      Ein fester Öffnungstag in der Woche pro Standort oder wöchentlicher Wechsel

zwischen Dhünn und Dabringhausen, so dass jeder Standort zwei Öffnungstage pro

Monat hat.

5)      Öffnungszeiten, die sich nicht mit dem Bürgerbüro in der Telegrafenstraße

überschneiden.

6)      Vorzugsweise Öffnungszeiten im Nachmittagsbereich.

Vorbemerkung

Bevor auf die einzelnen Kriterien aus dem Antrag eingegangen wird, weist die Verwaltung darauf hin, dass die Schließung der beiden Außenstandorte Dabringhausen und Dhünn im Rahmen der HSK-Maßnahmen zur Konsolidierung des Haushalts erfolgten. In der Analyse 2011 hatte sich gezeigt, dass für den Betrieb von zwei Außenstellen kein ausreichender Kundenbedarf bestand. An diesem fehlenden Bedarf hat sich nach Ansicht der Verwaltung nichts geändert, so dass eine „Wiedereröffnung“ als nicht sinnvoll angesehen wird.

Seit September 2016 hat das Bürgerbüro auch wieder Samstagvormittags für 2 Stunden geöffnet. Hierdurch wird es gerade Berufstätigen ermöglicht, Angelegenheiten im Bürgerbüro zu erledigen, für die sie in der Woche aus beruflichen Gründen keine Zeit haben.

Die Verwaltung ist auch weiterhin bemüht, den Kundenservice auch für mobil eingeschränkte Personen zu verbessern, z.B. durch den Ausbau des Internetangebotes.

Im folgenden wird auf die konkreten Punkte des Antrages der Fraktionen von CDU und Bündnis 90/Die Grünen eingegangen.

Zu 1)

Nach Gesprächen mit dem Vorstand der Sparkasse Wermelskirchen hat sich herauskristallisiert, dass es nur in der Filiale der Sparkasse in Dabringhausen überhaupt die Möglichkeit gäbe, eine Außenstelle des Bürgerbüros zu betreiben. In dem dortigen Gebäude gäbe es ein Büro, welches möglicherweise geeignet sein könnte, ein Bürgerbüro zu betreiben. Dieser Raum müsste allerdings angemietet werden. Die Miete inkl. Nebenkosten würde sich auf ca. 300,- € pro Monat belaufen (= 3.600,- € p.A.).

Die Sparkasse hat in den Gesprächen aber darauf hingewiesen, dass eine Mitnutzung der Datenleitungen nicht möglich sei. Es müsste also eine eigene Datenleitung in dem Raum installiert werden (DSL Anschluss und VPN-Client). Hier wäre nach Auskunft der IT-Abteilung mit monatlichen laufenden Kosten in Höhe von 45,- € zu rechnen (= 540,- € p.A.).

Zu 2)

Die Nutzung nur eines EDV-Koffers macht aus Sicht des Fachamtes keinen Sinn, da es bei der hochkomplexen Infrastruktur der EDV zu Ausfällen einzelner Systemkomponenten kommen kann, die nicht kurzfristig zu beheben sind und einen längeren Ausfall des gesamten EDV-Koffers zur Folge hätten (z.B. Ausfall des Änderungsterminals, welches die auf dem Chip des Personalausweises digital verzeichneten Daten lesen und bearbeiten kann oder Ausfall des zertifizierten Ausweisdruckers). Ohne einen zweiten EDV-Koffer würde es zu kurzfristigen Ausfällen beim Kundenservice kommen können. Eine entsprechende Vorabinformation der Bürgerinnen und Bürger wäre nicht möglich. Dies würde zu Unverständnis in der Bürgerschaft führen, was aus Sicht der Verwaltung tunlichst vermieden werden sollte.

Da die Sparkasse die angebotenen Räumlichkeiten in der nicht durch das Bürgerbüro genutzten Zeit anderweitig nutzen würde, könnte auch keine feste Installation eines EDV-Arbeitsplatzes erfolgen und auf die Beschaffung der EDV-Koffer verzichtet werden.

Die Beschaffungskosten würden demnach weiterhin mit den bereits angegebenen 30.000,- € veranschlagt. Die laufenden Kosten werden weiterhin mit 2.000 ,- € angesetzt.

Zu 3) und 4)

Die Antwort der Sparkasse Wermelskirchen zu dem Standort in Dhünn berücksichtigend, wird die Antwort zu den Kriterien 3) und 4) zusammengefasst und reduziert auf eine 2-stündige Öffnungszeit an einem Tag in der Woche in Dabringhausen. Bei einer 2-stündigen Öffnungszeit, einer Vor- und Nachbereitungszeit von jeweils 1 bis 1,5 Stunden und einem Personalausfallfaktor (Krankheit, Urlaub, etc.) von 1,3 würde eine wöchentliche Arbeitszeit von 3,9 bis 4,55 Stunden pro Mitarbeiter benötigt. Aus Sicherheitsgründen (Vier-Augen-Prinzip) und zum Zwecke einer schnellen Bearbeitung der Kundenanliegen müsste das mobile Bürgerbüro immer mit 2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt sein. Daraus würde sich ein Gesamtstundenvolumen von 7,8 bis 9,1 Stunden pro Woche ergeben. Pro Jahr würden rund 390 bis 455 Arbeitsstunden anfallen. Bei Personal- und allgemeinen Verwaltungskosten von rund 40,- € pro Stunde entstehen im Jahr 15.600,- € bis 18.200,- € an Personalaufwand (mögliche Tarifsteigerungen noch nicht berücksichtigend).

Zu 5) und 6)

Um eine Überschneidung der Öffnungszeiten in Dabringhausen und in der Telegrafenstraße zu vermeiden, müssten die Öffnungszeiten in Dabringhausen entweder mittwochs- oder freitagnachmittags liegen, da das Bürgerbüro seit Februar 2016 neben dem Montagabend auch wieder dienstags- und donnerstagsnachmittags für die Bürgerinnen und Bürger geöffnet hat. Hier stellt sich allerdings das Problem, dass die Sparkasse mittwochs und freitags verkürzte Öffnungszeiten (9:00 Uhr - 15:00 Uhr) hat. Die Mitarbeiter des Bürgerbüros müssten demzufolge bereits um spätestens 13.00 Uhr ihren Dienst in Dabringhausen antreten. Hier erscheint dem Fachamt zumindest mit dem bestehenden Personal die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften als problematisch und die Umsetzung nicht durchführbar.

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist aus Sicht der Verwaltung festzustellen, dass nur in Dabringhausen der Betrieb eines mobilen Bürgerbüros überhaupt durchgeführt werden könnte. Für einen zweistündigen Service pro Woche müsste mit Investitionen von über 30.000,- € und mit laufenden Kosten von jährlich rund 22.000,- € kalkuliert werden.

Dabei wäre die Transportfrage von Mensch und Material vom Rathaus nach Dabringhausen und zurück noch gar nicht berücksichtigt.

Durch die Erweiterung der Öffnungszeit am Samstag könnte der Betrieb einer Außenstelle nicht ohne Zusatz weiteren Personals gewährleistet werden.