Vorlage - RAT/3327/2016-1-1  

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis
 

Sachverhalt:

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 19. September sowie des Rates vom 26. September 2016 wurde die Verwaltung beauftragt, die in der Vorlage angegebenen Zahlen nochmals zu prüfen und weitere Möglichkeiten zu eruieren, um eine Umsetzung des Antrages von CDU- Fraktion und Fraktion Bündnis 90/Die Grünen zu ermöglichen.

Die Verwaltung hat daraufhin die Zahlen, insbesondere die Preise für die Beschaffung des erforderlichen EDV-Koffers nochmals hinterfragt. Gleichzeitig hat die CDU-Fraktion bei der Bundesdruckerei um Auskunft gebeten, ob es seitens der Bundesdruckerei bereits einen vorkonfigurierten Koffer für ein mobiles Bürgerbüro gäbe.

Durch die Bundesdruckerei wurde der Verwaltung, wie auch der CDU-Fraktion eine Informationsbroschüre mit Gültigkeit ab 01.09.2016 für einen „Bürgerkoffer“ zugesandt, die erfreulicherweise eine deutliche Reduktion der Kosten im Vergleich zu den aus Bergisch Gladbach erhaltenen Preisinformationen um rund zwei Drittel auswies. Der „Bürgerkoffer“ beinhaltet in seiner Grundausstattung ein Notebook, einen Tintenstrahldrucker, einen Scanner, einen Netzwerk-Router mit UMTS/LTE, ein USB-Hub und eine Webcam mit Tischstativ. Zum Transport ist ein Trolley im Angebot enthalten.

Die Bundesdruckerei bietet diesen Koffer in seiner Grundausstattung zu einem Preis von 4.990,- € netto (zzgl. 948,10 € MwSt.) an. Einen Austauschkoffer bietet die Bundesdruckerei für 95,00 zzgl. 10,00 €/Werktag netto an.

Um den Bürgerkoffer in der gleichen Form nutzen zu können, wie die Arbeitsplätze im Bürgerbüro des Rathauses ausgestattet sind, müssten zusätzlich folgende Komponenten beschafft werden: ein Signatur-Pad (160,00 € netto), eine entsprechende Mobilfunkkarte mit Vertrag für die Datenübertragung, sowie eine sichere VPN Anbindung an die citkomm (45,00 €/Monat brutto). Zudem müsste geprüft werden, ob mit dem von der Bundesdruckerei angebotenen Drucker auch vorläufige Ausweisdokumente gedruckt werden können. Anderenfalls wären noch einmal ca. 800,00 € brutto für die Beschaffung eines entsprechenden Druckers erforderlich. Das erforderliche Änderungsterminal für die digitale Komponente der Ausweise / Pässe und der Fingerabdruckscanner werden aktuell nicht mehr von der Bundesdruckerei angeboten. Hier müsste auf bestehende Komponenten des Bürgerbüros zurückgegriffen werden.

Vorsorglich weist die Verwaltung aber darauf hin, dass für Oktober 2017 seitens der Bundesdruckerei ein fast vollständiger Wechsel bei der Hardware im Einwohnermeldewesen angekündigt ist. Inwieweit der Wechsel auch Auswirkungen auf bestehende Verfahren hat, ist derzeit ungewiss (z.B. Schnittstelen der Hardware zur Software Meso).

Für den Transport des Koffers sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros hat sich im November ebenfalls eine zur Vorlage aus September veränderte neue Sachlage ergeben. Die Verwaltung konnte für das Ordnungsamt einen Dienstwagen aus den Beständen des Bundesamtes für Güterverkehr erwerben, welcher bereits mit einem Büroinventar ausgestattet ist und die Möglichkeit bieten könnte, ein mobiles Bürgerbüro mit diesem Fahrzeug anzubieten. Das Fahrzeug wird am 05. Und 12.12. für die Rats- und Ausschussmitglieder vor dem Rathaus für eine Besichtigung zur Verfügung stehen.

Aktuell prüft die Verwaltung die Umsetzung des Antrages der Fraktionen von CDU und Bündnis 90/Die Grünen mit den veränderten Bedingungen. Hierbei sind dann allerdings auch veränderte Anforderungen und Möglichkeiten für Mitarbeiter und Kunden zu berücksichtigen, wie Wartezeiten, Zugang zu Sanitäreinrichtungen, Arbeitsplatzbedingungen, etc.

Da bei einer solchen vollständig mobilen Lösung mit einem eigenen Fahrzeug kein Wartebereich angeboten werden kann, würde die Verwaltung vorschlagen, nur mit festen Terminen zu arbeiten (maximal 10 Termine pro Nachmittag, dies entspricht ca. 2,5 Stunden Öffnungszeit). Da der Dienstwagen über keine eigene Toilette verfügt, wäre es erforderlich, einen Standort zu wählen, in dessen Nähe sich entsprechend zugängliche Sanitäreinrichtungen befinden (wie z.B. vor der Sparkasse in Dabringhausen). Hier müsste dann aber z.B. bei der Öffnungszeit des mobilen Bürgerbüros auch die Öffnungszeit der Sparkasse berücksichtigt werden.

Vorstellbar wäre für die Verwaltung ein Angebot mit folgenden Parametern:

• Aufstellung des mobilen Bürgerbüros vor einer öffentlichen Einrichtung jeweils am Montagnachmittag (davon der erste Montag des Monats in Dhünn, die übrigen Montage in Dabringhausen).
• Öffnungszeit jeweils für 10 fest vergebene Termine (dies entspricht in etwa ca. 2 bis 2,5 Stunden)
• Angeboten werden soll der Service aus dem Bereich des Einwohnermeldewesens (An- und Ummeldung sowie Beantragung von Ausweisdokumenten) sowie die Ausgabe von Müllkalendern und die Anmeldung von Sperrmüll. Gegebenenfalls soll auch die Ausgabe von Einkommenssteuerformularen durch das mobile Bürgerbüro erfolgen. Auch die Annahme von Anträgen könnte beim mobilen Bürgerbüro möglich sein. Zum genauen Leistungsumfang bedarf es aber noch weiterer Abstimmungsprozesse innerhalb der Verwaltung.

Um einen solchen Service ohne Aufstockung des Personals anbieten zu können, müsste bei dem Bürgerbüro im Rathaus in geringem Umfang der bestehende Service reduziert werden. Nach Einschätzung des zuständigen Sachgebietsleiters könnte die Reduzierung am Montagabend erfolgen, das sich durch die Öffnung des Bürgerbüros am Samstag ein deutlicher Rückgang der Besucherfrequenz am Montagabend eingestellt hat. Um aber genaue Zahlen zur Besucherfrequenz vorlegen zu können wird derzeit durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros eine Kundenerfassung durchgeführt. Über das Ergebnis wird in der Sitzung des HuF und des Rates berichtet.

Die Verwaltung wird bei zustimmendem Votum des Rates für die erste Sitzung im Jahr 2017 eine entsprechend detaillierte Verwaltungsvorlage zum Betrieb eines mobilen Bürgerbüros unter den vorgenannten Parametern erarbeiten und dem Rat zur Entscheidung vorlegen.
 

Anlage/n: